Tekst: Ester Schop  Fotografie: Marleen Daniëls (Adelheid Vanhecke) en Martine Sprangers (SuccessDay)

Het bedrijf beleefde in mei de livegang van Workday, een innovatief cloud-based platform voor finance, HR en planning. Adelheid Vanhecke, Human Resource Information System Manager bij DEME, deelt haar ervaringen en vertelt waar organisaties op moeten letten als ze een HR-transformatie overwegen. “Het is zoveel meer dan even een nieuwe tool implementeren. Er komt een totaal andere manier van werken bij kijken. Je zult er op voorhand heel goed over na moeten denken.”

Onderschat dit niet: je hebt er echt een dagtaak aan

Dredging, Environmental & Marine Engineering – beter bekend als DEME – is een internationaal bedrijf dat gespecialiseerd is in vier pijlers: baggeren, oplossingen voor de offshore energiemarkt, infra en milieu. Het bedrijf telt zo’n 5200 personeelsleden en is actief in meer dan 90 landen met het hoofdkantoor in Zwijndrecht (België), vlakbij Antwerpen. De HR-afdeling was toe aan een inhaalslag op het gebied van digitalisering en ging zo’n anderhalf jaar geleden op zoek naar een innovatieve HR-tool.

Te veel handmatig

“We zijn een topnotch en innovatief ingenieursbedrijf en zien op andere afdelingen de leukste technologische snufjes voorbijkomen, maar bij HR gebeurde er nog te veel handmatig en werkten we met AX – een systeem uit 2009. Er was dringend behoefte aan een professionaliseringsslag en een upgrade”, vertelt Vanhecke.

Bovendien sloot de tool mooi aan bij de behoefte aan meer transparantie en zelfservicemogelijkheden bij managers én medewerkers. HR houdt zo bovendien meer tijd over om zich te focussen op het toevoegen van waarde in plaats van administratieve handelingen en het beantwoorden van steeds terugkerende vragen. “Naast deze materiële voordelen zijn er ook immateriële voordelen, zoals imagoverbetering van de HR-afdeling en een betere employee experience”, licht Vanhecke toe.

Rolls-Royce onder de HRIT

De keuze viel op Workday – volgens Vanhecke ‘de Rolls-Royce onder de HRIT-systemen’. De tool onderscheidt zich volgens haar zowel qua look & feel als qua employee experience. “Het is veel meer een geheel dan veel producten van andere aanbieders, omdat het bij nul is begonnen met de nieuwste technologieën en niet in de loop der tijd is uitgebouwd door acquisities. Hierdoor zijn alle modules op dezelfde manier ingericht en is het beheer eenduidig.”

Het was het eerste project voor DEME dat over verschillende HR-teams heenging. Het was voor de teams van Talent & Training, Payroll, Recruitment, HR-tools, HR Business Partners, de Visa Desk en Crew Planning het eerste grote project waarin ze echt samen gingen werken. “Dat is best frappant, want we hebben het over een end-to-end-proces. Je kan niet zomaar iets over de schutting gooien, zonder je af te vragen wat er aan de andere kant mee gebeurt. Het tweede risico dat ik zag, was dat er aanvankelijk een team was samengesteld waarvoor mensen van bovenaf waren aangewezen, die het ook nog eens naast hun dagelijkse werkzaamheden moesten doen.”

Het gaat vaak om veel specifiekere expertise dan klanten denken

Uitdagingen genoeg dus. Om die reden besloot Hans Casier, de CHRO van DEME op zoek te gaan naar een onafhankelijke implementatiepartner voor de begeleiding. De keuze viel op SuccessDay. Volgens Managing Director Bas Eggelaar van SuccessDay ging het om een vrij lang salestraject. “Dat komt met name door onszelf. Wij willen klanten altijd goed snappen om ze goed advies te kunnen geven. Het zomaar sturen van cv’s doen wij eigenlijk nooit. In het voortraject kijken we wat de hygiënefactoren zijn om tot een succes te komen.

Bewezen methodieken

“De structuur, organisatie en processen moet je al van tevoren klaar hebben staan voordat je met de implementatie start. Tijdens de implementatie ondersteunen wij de rollen die de klant zelf moet invullen, zoals bij het testen en verandermanagement. Dat is vaak nodig omdat zulk soort trajecten maar eens in de tien jaar gedaan worden en organisaties die rollen niet per se in huis hebben. Het verschil met een broker of zzp’ers is dat wij alle projecten doen middels eigen en bewezen methodieken en worden voorzien van Quality Assurance. Met meer dan 30 Workday- en HRIT-consultants hebben we alle kennis in huis om klanten goed te ondersteunen.”

Bij DEME ging SuccessDay aan de slag met projectmanagement en zijn er ook change- en businessconsultants ingevlogen. Later kwamen daar nog dataspecialisten, testmanagers en Workday-testers bij, omdat die capaciteit intern niet aanwezig bleek. Eggelaar was blij dat DEME al in een vroeg stadium aan de bel trok. “Meestal worden wij pas gebeld door bedrijven als het traject niet goed loopt. Veel klanten komen er pas laat achter dat het implementeren en testen van HCM-software heel wat anders is dan bijvoorbeeld een ERP-pakket testen. Het gaat vaak om veel specifiekere expertise dan klanten denken.”

Factoren voor een succesvolle implementatie

Volgens Vanhecke zijn er een aantal zaken nodig om een HRIT-tool als Workday goed te implementeren en operationeel te krijgen:
1)    Een duidelijke business case met een gedeelde urgentie
2)    Top-down commitment
3)    Een dedicated projectmanager
4)    Een duidelijke projectstructuur met voldoende toegewezen resources door de hele organisatie
5)    Duidelijk beschreven ownership, zodat iedereen zijn taak/plaats weet
6)    Duidelijke Design Principles en mandaat voor het projectteam
7)    Voldoende aandacht voor changemanagement en user adoption met heldere communicatie
8)    Een realistische planning die rekening houdt met reguliere werkzaamheden en businesscontinuïteit

Hoeveel tijd organisaties moeten uittrekken voor de implementatie van Workday, hangt af van het aantal modules dat je wilt implementeren. HCM Core is de basis, andere modules kunnen sneller worden uitgerold als de structuur eenmaal staat en de werkwijze duidelijk is. Inmiddels is de ‘go live’ bij DEME op 3 mei 2021 succesvol verlopen. Vanhecke durft zich nog niet te wagen aan een indicatie wanneer er ‘zelfstandig’ met de tool gewerkt kan worden.

Een externe dedicated projectmanager is een harde noodzaak

Het salestraject duurde ongeveer vier maanden, vervolgens duurde het 5 maanden tot de eerste configuratie klaar was en nog eens 6 maanden tot end-to-end getest kon worden. Tot slot zijn er 5 maanden uitgetrokken voor de afwerking van de integratie, het verzamelen van data en de voorbereiding op de ‘go live’. Vanhecke: “Mijn consultancy-verleden leert: de klant is altijd de vertragende factor. De implementator kent de tool en de klant moet de processen opnieuw bekijken en aanpassen om ze in een SaaS-tool te kunnen gieten.”

Daadkracht en autonomie

Het tempo van de transitie is dus afhankelijk van hoe goed de klant zijn zaken op orde heeft. Juul van Dongen, binnen SuccessDay verantwoordelijk voor Operations en Quality Assurance, vertelt dat het vooraf uitvoeren van de analyse en optimalisatie van processen enorm veel ellende kan besparen. “Documenteer dit goed en zorg dat je goed bent voorbereid op de design- en configuratieworkshops. Zorg daarbij ook voor voldoende daadkracht en autonomie om beslissingen te kunnen nemen. Niets is zo vertragend als designworkshops waarvan het resultaat telkens nog door anderen gevalideerd moeten worden.”

Een andere bepalende factor voor het tempo is de hoeveelheid tijd die mensen aan het project kunnen besteden. Bij DEME organiseerde de externe dedicated projectmanager wekelijkse calls, break-out sessies en stand-up meetings. “Op een gegeven moment hebben we afgesproken op vaste dagen aan het project te werken. Dinsdag is bij ons Workday-dag met de wekelijkse call met het hele projectteam. Als je dat niet afspreekt, duurt het te lang om iedereen synchroon te krijgen.” Een externe dedicated projectmanager is volgens Vanhecke een harde noodzaak, zeker als je intern niet voldoende resources kunt vrijmaken. “Onderschat dit niet: je hebt er echt een dagtaak aan.”

Maar de bijdrage van SuccessDay is volgens haar meer dan alleen projectmanagement. “Ze staan ook echt met de voeten in de klei. Ze zijn de bruggenbouwer tussen de Workday-consultants die na de configuratie de deur achter zich dichttrekken en de klant, die zoekende is en worstelt met de vraag: hoe werkt de tool precies en wat kan ik er straks allemaal mee? Dan is het handig dat er niet alleen langs de zijlijn geroepen wordt hoe we het moeten doen.”

De Coolblue van de HRIT

Volgens van Dongen is dat de toegevoegde waarde van SuccessDay. “We willen altijd meedenken en -werken met de klant. Als we risico’s zien, maken we die bespreekbaar – ook als ons dat niet gevraagd is. Ik ben pas tevreden als de klant tevreden is. Wij willen graag de Coolblue van de HRIT zijn. Wij zetten altijd die stap extra. Ook na de livegang. Het is namelijk een utopie om te denken dat mensen het systeem uit zichzelf gaan gebruiken. Je moet daar aandacht aan blijven geven.”

Eggelaar waarschuwt dat een tool als Workday niet de heilige graal is die al je problemen in één keer oplost. “De wereld is constant in beweging, net als de klant. Ook na een livegang moet je goed blijven luisteren naar de wensen en behoeften van de klant en daar goed op inspelen.” Vanhecke is dan ook niet van plan snel afscheid te nemen van SuccessDay. “We nemen ze gewoon in gijzeling”, lacht ze. Haar missie is pas geslaagd als over zes maanden niemand zich meer kan voorstellen hoe het vroeger ging en iedereen de voordelen inziet van de tool. “We hebben nog even te gaan, maar wedden dat dat gaat gebeuren?”