Anna-Vera van Tubergen (Rode Kruis Nederland): “Transformatie moet eenvoud en eenheid brengen”

“Het Rode Kruis is een oude organisatie die zichzelf steeds uitvindt. We bestaan bijna 160 jaar, ons bestaansrecht is verankerd in de verdragen van Genève en we kunnen nog vele jaren vooruit. De kern van het Rode Kruis – mensen helpen in nood – blijft onveranderd, maar de manier waarop dit gebeurt, evolueert mee met de tijd. We blijven voortdurend op zoek naar waar we het beste op kunnen richten,” zegt Anna-Vera van Tubergen, Hoofd Mens & Organisatie en MT-lid van het Rode Kruis Nederland.

“We hebben gekozen voor een duidelijke strategie om de uitdagingen aan te pakken. Waardoor ik geloof dat het echt leuker wordt voor onze mensen!”

“Zo’n zes jaar geleden was er misschien nog enige twijfel over de relevantie van het Rode Kruis in Nederland. Er gingen zelfs stemmen op dat het vooral een fondsenwervende organisatie voor internationale hulp zou moeten zijn, die zelf geen zorg verleende”, aldus Van Tubergen. De coronacrisis heeft dat soort twijfels de kop ingedrukt: het Rode Kruis bleek onmisbaar bij de ondersteuning van vaccinatiestraten.

En sindsdien blijkt het Rode Kruis in Nederland keer op keer onmisbaar. Nu eens om ondersteuning te bieden bij het opvangen van mensen die gevlucht zijn, dan weer om boodschappenkaarten uit te delen aan mensen die leven in verborgen armoede en tussen wal en schip dreigen te vallen, of bij een andere crisis.

In tegenstelling tot wat zes jaar geleden wel gedacht werd, is het Rode Kruis in Nederland enorm gegroeid. Dat wil zeggen: “We doen veel meer dan toen. Maken meer impact. Terwijl de stijging van het geld dat we binnen krijgen beperkt is gebleven. In verhouding tot onze beschikbare middelen zijn we te duur, te groot en te complex geworden.”

Dat maakt het ook steeds lastiger om snel te kunnen op- en afschalen bij crises. Er werken zo’n 10.000 vrijwilligers voor het Nederlandse Rode Kruis en 900 flex- en vaste medewerkers. Die moeten allemaal ‘gemanaged’ worden om samen het verschil te kunnen maken.

“De jongere generatie verbindt zich niet meer voor het leven aan organisaties. Dat hele model staat onder druk”

Een bijkomend probleem is de veranderende relatie tussen donateurs en vrijwilligers – toch de kurk waar het Rode Kruis op drijft – en de organisatie. “Vroeger had je een echtpaar dat levenslang vrijwilligerswerk bij dezelfde organisatie deed en doneerde aan het Rode Kruis. Dat tientje per maand ging onze kant op, werd verhoogd naar 15 euro en ging door tot het overlijden. Vaak kwam het Rode Kruis ook nog terug in het testament. De jongere generatie verbindt zich niet meer voor het leven aan organisaties, niet om te werken en niet om te geven. Dat hele model staat onder druk.”

Eensgezind

Het Rode Kruis heeft gekozen voor een duidelijke strategie om deze uitdagingen aan te pakken: vereenvoudiging en meer eenheid. “Waardoor ik geloof dat het echt leuker wordt voor onze mensen! En we ook daadkrachtiger en efficiënter worden. En ons voortbestaan goedkoper en makkelijker financierbaar wordt.

Tegelijkertijd moeten we ook een goede balans tussen flexibiliteit en structuur zien te vinden. We willen door meer structuur de complexiteit van de organisatie en de activiteiten terugdringen, maar dat mag niet ten koste gaan van ons vermogen om flexibel te kunnen inspelen op nieuwe noden en crises.”

Een belangrijk onderdeel van de transformatie is de omvorming van een gedecentraliseerde vereniging naar één samenhangende organisatie. Van oudsher was het Rode Kruis opgedeeld in honderden kleine, lokale afdelingen – bijna elke gemeente had zijn eigen Rode Kruis. Enkele jaren geleden werd een eerste transformatie ingezet, bekend als ‘Samen één’.

“Tientallen jaren geleden had elke gemeente een eigen Rode Kruis. In de vorige reorganisaties zijn deze circa 400 lokale afdelingen samengevoegd in zo’n 60 districten en vervolgens tien jaar geleden naar circa 21 districten. Nu maken we de volgende stap naar een eenvoudige organisatie, zowel landelijk als door die 21 districten te verbinden in uiteindelijk 10 regio’s.”

Deze transformatie raakt niet alleen de huidige districten, maar ook het verenigingskantoor en alle diensten zoals fondsenwerving, HR, facilitaire zaken en financiën. Het doel is een organisatie waarin mensen precies weten waar ze moeten zijn en wat hun verantwoordelijkheden zijn.

“We moeten niet denken in betaalde krachten versus vrijwilligers, maar juist de eenheid benadrukken”

Een ander cruciaal element is het maken van strategische keuzes in activiteiten. “We kijken waar we op willen instappen en blijven instappen. Er is heel veel nood en wij kunnen niet alles oplossen. We zijn er voor mensen in nood, met focus op de mensen in de meest kwetsbare posities.” Waar het accent dan precies op komt te liggen? “We zijn bezig met het maken van strategische keuzes. Dat is een uitdagend proces waar we nu in zitten.”

In de derde plaats is het versterken van de eenheid tussen betaalde krachten en vrijwilligers van belang. “Mensen met verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Maar allemaal dienen ze dezelfde missie; allemaal zijn het ‘Rode Kruisers’ die samen mensen verder helpen. Daarom moeten we ook niet denken in betaalde krachten versus vrijwilligers, maar juist de eenheid benadrukken. Dit doen we door echt in te zetten op verbinding, eensgezindheid en een gedeelde cultuur”, zegt Van Tubergen.

Creatief zoeken

Als Hoofd Mens & Organisatie is Van Tubergen verantwoordelijk voor het implementeren van deze strategie in het personeels- en vrijwilligersbeleid. Drie jaar geleden startte ze met het moderniseren van HR. In de wetenschap dat een humanitaire hulporganisatie zoals het Rode Kruis zeer zorgvuldig moet omspringen met geld. “We zijn zuinig met donateursgeld. Je wilt dat zoveel mogelijk naar hulpverlening gaat, dus krijgt HR niet zoveel ruimte. Je zoekt creatief naar innovaties met lage kosten.”

Een van haar eerste – zeer creatieve – maatregelen was te zorgen dat de HR-afdeling die integratie van betaalde krachten en vrijwilligers zo goed mogelijk kon ondersteunen. “Ik ben aangetrokken om het HR-beleid voor het betaalde personeel vorm te geven. Maar sinds vorige zomer ben ik verantwoordelijk voor zowel de betaalde als vrijwillige kant. Daarmee bundelen we krachten, expertise en budgetten en kunnen we meer impact maken.”

“Nu is er een betere CAO – geen uniforme regeling, maar een overzichtelijke regeling waarbinnen veel keuzemogelijkheden bestaan”

Een tweede belangrijke maatregel was het verbeteren van de CAO. Eerst was er een lappendekken van regelingen. Nu is er een betere CAO – geen uniforme regeling, maar een overzichtelijke regeling waarbinnen veel keuzemogelijkheden bestaan. “Mensen kunnen bijvoorbeeld kiezen wat belangrijk is: meer geld of meer vrije tijd? Ze kunnen vakantiegeld het hele jaar laten uitbetalen in plaats van alleen in mei. Er zijn keuzes in feestdagen: als Diwali belangrijker is dan Hemelvaart, vier je Diwali. We denken veel meer vanuit diversiteit en keuzes, zoals je in de buitenwereld ziet.”

Een derde maatregel was het vereenvoudigen van HR-processen door digitalisering. “Inschrijven op trainingen is simpeler. In-dienst-name werd verder gedigitaliseerd. Dat maakt alles minder foutgevoelig en veiliger. We rationaliseren ook het planningsysteem voor uitzendkrachten.”

Modulair opleidingssysteem

Specifiek voor vrijwilligers ontwikkelt Van Tubergen nu met haar team een modulair opleidingssysteem. “We kijken naar modulair trainen zodat de voorkant korter kan en mensen sneller inzetbaar zijn, want daar komen ze voor. Ze kunnen ook steeds meer vanuit modules leren. Daarmee wordt leren leuker en eenvoudiger.”

Dit systeem maakt het mogelijk om mensen stapsgewijs vaardigheden te laten opbouwen. Als iemand in een vroeg stadium afhaakt is het financiële verlies voor het Rode Kruis beperkt. Bovendien is het mogelijk om mensen in een crisissituatie even een module te laten volgen – waardoor het Rode Kruis ook snel kan opschalen en in korte tijd tientallen of zelfs honderden vrijwilligers kan mobiliseren. Voor zover nodig, werkt Van Tubergen samen met een uitzendbureau, zodat er aanvullend flexkrachten kunnen worden ingezet.

Masterclass Verandermanagement

De verandering zó vormgeven dat je mensen in je organisatie meekrijgt, kan een flinke uitdaging zijn. Dankzij de laatste wetenschappelijke inzichten en kennis uit deze masterclass weet je hoe je weerstand weg kunt nemen. Zodat je veranderingen effectief kunt doorvoeren.

Meer informatie

Ook is het vrijstellingenbeleid verbeterd. “Als je een verpleegkundige opleiding hebt, hoef je natuurlijk geen pleisters te leren plakken. Als zo iemand zich aanmeldt als vrijwilliger, kijken we goed waar je een vrijstelling voor kan krijgen.” Zo iemand hoeft niet vanaf start de EHBO-training te doorlopen om op een evenement te kunnen werken, maar kan starten bij een herhalingstraining.

Andere basis opleidingen en trainingen moeten ze dan weer wel volgen. Zoals de opleiding waarbij onze vrijwilligers worden ‘Rood geverfd’, zoals Van Tubergen dat noemt: “Waarin ze leren wat het Rode Kruis is en wat onze kernwaarden en grondbeginselen zoals menslievendheid behelzen.”

Nooit uitgetransformeerd

Inmiddels is er duidelijke vooruitgang, en werpen de maatregelen om meer eenvoud en eenheid te bereiken vruchten af.

Van Tubergen noemt enkele wapenfeiten. De CAO-regeling is vereenvoudigd en verbeterd. De integratie van HR-activiteiten voor betaalde krachten en vrijwilligers is goed op weg. De digitalisering eveneens. Het modulaire opleidingssysteem en vrijstellingenbeleid zijn een beginnend succes. En, misschien wel het belangrijkste, de betrokkenheid van de Rode Kruisers blijft ondanks alle veranderingen hoog.

Maar de transformatieslag is nog niet gewonnen. “We ontwikkelen de strategie verder, vereenvoudigen de structuur nog meer en creëren een cultuur die dat draagt,” zegt Van Tubergen. “Al vraagt het wel doorzettingskracht om dingen voor elkaar te krijgen. Voor een profit-organisatie klinkt wat wij doen misschien als een standaardagenda, maar wij moeten er echt alle krachten aanwenden.”

Het is vooral een kunst om draagvlak te creëren voor de strategische keuzes en voor de vereenvoudigingen

Het is vooral een kunst om draagvlak te creëren voor de strategische keuzes en voor de vereenvoudigingen. “Het Rode Kruis is een vereniging met zeer betrokken vrijwilligers die zich in hun vrije tijd inzetten. Die moet je goed meenemen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en waarom sommige activiteiten moeten stoppen, ook al zijn ze op zichzelf waardevol. Anders krijg je geen enkele beweging.” Van Tubergen spreekt van ‘een evenwicht zien te vinden tussen al die individuele ideeën en het collectieve belang van de organisatie.’

De huidige transformatie gaat nog wel enkele jaren duren. Maar helemaal uitgetransformeerd zal het Rode Kruis nooit zijn. “Ik geloof in continu veranderen. Je kunt blijven werken aan een organisatie die flexibeler is dan voorheen, die nog beter kan meebewegen met de maatschappij en vraag naar hulpverlening.”

Lees ook: Top 5 best gelezen interviews 2024: inspiratie, inzichten en HR-strategiën