Door Ester Schop

In 2019 trok Bas Eggelaar de stoute schoenen aan en begon een eigen consultancybureau. Tot die tijd had hij zo’n twintig jaar in het HR-veld gewerkt, met name in de hightech en manufacturing.

We wilden voorkomen dat anderen in dezelfde valkuilen stappen als wij tijdens een HR/IT-implementatie

Toen Bas hiervoor als Global VP HR werkte bij Inalfa Roof Systems en later het Centre of Excellence HR Systems & Analytics oprichtte en Europa ook onder zijn verantwoordelijkheid viel, was er sprake van een standaardisatiegolf.

Die golf was ingegeven door de vele terugroepacties in de auto-industrie. Inalfa Roof Systems, dat schuifdaken aan verschillende automerken levert, had geen systemen in huis om de standaardisatieslag te maken en het consolideren van HR-data was op dat moment onmogelijk. Ook de processen waren nog niet gestandaardiseerd.

Processen standaardiseren

Na een leverancierselectietraject kwam Inalfa uit bij Workday, dat wereldwijd geïmplementeerd werd, waarbij ook de data en processen gestandaardiseerd moesten worden. Bas: “Dat project was best succesvol, maar ik kwam wel tot de conclusie dat je er met de aanschaf van de software en het inschakelen van een implementatiepartner alleen niet bent.

“Ik wist al wel dat ik een eigen projectmanager nodig had, maar ik dacht dat daarmee de kous af was. Maar dan ga je zo’n traject in en dan blijk je ook zelf verantwoordelijk te zijn voor de data, het testen, de businessanalyse en het changemanagement. Wist ik veel!”

Ik praat niet met changemanagement. Ik kom hier om te testen

Hij zocht specialisten via de interim-markt en ontdekte dat de kwaliteit sterk uiteenliep en dat interimmers vaak individualistisch werken. “Ik had een goede testmanager, maar die zei doodleuk: ‘Ik praat niet met changemanagement. Ik kom hier om te testen’. Terwijl die dingen echt met elkaar te maken hebben.”

Verder ontdekte hij dat het testen van een HRIT-systeem iets heel anders is dan het testen van andere software. Al snel vroeg hij zich af waarom er nog geen bedrijf bestond dat zich richt op zulk soort projecten met bewezen methodieken en met quality assurance. Dat leidde uiteindelijk tot de start van SuccessDay.

In iedere valkuil

Bas vertelt dat hij en Juul (foto hieronder) – met wie hij al samenwerkte bij Inalfa – tijdens de Workday-implementatie bij Inalfa zo’n beetje in iedere valkuil zijn gestapt waar ze maar in konden stappen. Juul was voor zijn tijd als HRIT-manager bij Inalfa in verschillende managementrollen actief bij Ziggo.

Zijn affiniteit met HR ontstond toen hij verantwoordelijk was voor de fusie van enkele operationele afdelingen van Ziggo en UPC en kansen zag voor verdere optimalisering vanuit HR naar de organisatie toe. Na de Workday-implementatie bij Inalfa werd hij als Head of HR/IT bij Sligro Foodgroup verantwoordelijk voor de digitale HR-transformatie van de organisatie.

Vorig jaar besloot hij samen met Bas SuccessDay naar de volgende fase te brengen. “We wilden voorkomen dat anderen in dezelfde valkuilen stappen als wij tijdens een HRIT-implementatie. Wat wij doen met SuccessDay is uniek. Als wij mensen leveren, dan werken die altijd volgens onze eigen methodieken en al onze projecten krijgen quality assurance. Wij waren de eerste in de Benelux en onze aanpak slaat aan. Anders kun je niet zo snel groeien naar 35 man”, legt Juul uit.

Chique consultancyclubs

SuccessDay heeft weinig directe concurrenten. Natuurlijk zijn er eenpitters die bepaalde rollen kunnen invullen, maar die werken zelden samen. De chique consultancyclubs van de Zuidas begeleiden ook wel vergelijkbare HRIT-projecten, maar hun aanpak – en bedrijfscultuur – is heel anders dan die van SuccessDay.

“Wat wij anders doen, is dat wij geen implementatiepartner zijn. Wij zijn onafhankelijk en zitten echt aan de kant van de klant. Een van onze klanten noemde ons laatst zijn ‘second skin’. Als het nodig is zijn we kritisch. Niet alleen naar de implementatiepartner, maar ook naar onze klanten. We spelen advocaat van de duivel om ze te laten nadenken wat goed voor hen is.

Als je niet onafhankelijk bent als adviseur kan je ook geen selectietraject begeleiden

“En tegelijkertijd zorgen wij ervoor dat die implementatiepartij en de softwareleverancier hierdoor een kwalitatief beter product afleveren. Soms zijn dat net aannemers die – en ik chargeer – tijdens hun klus alweer bezig zijn met de volgende opdracht. Wij zijn echt dedicated met onze klant bezig om toe te werken naar een succesvolle go-live. Als een klant niet tevreden is, lossen we het op”, vertelt Bas.

Hoe SuccessDay werkt

Om een goede leverancier en het juiste pakket te kunnen kiezen biedt SuccessDay onafhankelijk advies aan. Platformonafhankelijk werken was een bewuste keuze. “Als je niet onafhankelijk bent als adviseur kan je ook geen selectietraject begeleiden. Wij stellen ons altijd open, eerlijk en transparant op. We gaan het gesprek aan met de klant: waar ga je heen als organisatie? Wat betekent dit voor HR en waarvoor wil je software inzetten?” Software is namelijk nooit een doel, maar altijd een middel, legt Bas uit.

Als de software en de partner die het gaat configureren zijn gekozen, kijkt SuccessDay met een quickscan of de organisatie echt klaar is voor de pressurecooker die op hen afkomt. “De trend in HCM-implementaties is dat het sneller moet. Vroeger had je er misschien negen maanden de tijd voor, tegenwoordig is de trend dat je in 18 weken al iets live moet hebben. Wij kijken kritisch met de quickscan welke rollen je nodig hebt.

Daarna volgt vaak een fase nul, waarin we klanten helpen bij het neerzetten van data- en processtandaarden. Soms betekent dit letterlijk een klant helpen te bepalen wat bij hen de definitie van FTE gaat zijn, of hoe de job catalogue eruit komt te zien. Daarnaast zetten we een duidelijke project-governance neer en bepalen we de Design Principles die nodig zijn voor processtandaardisatie. Het is een must om daar vooraf goed over na te denken”, licht Juul toe.

Onafhankelijke partij

Tijdens de implementatie helpt SuccessDay de klant met het invullen van de rollen aan de klantkant. De rollen die zij kunnen invullen zijn projectmanagement, changemanagement, data, testen en business-consultancy/-analisten. Bas: “We koppelen regelmatig terug hoe het proces verloopt en waar de risico’s zitten – ook de risico’s waarvoor we niet zelf verantwoordelijk zijn. Daarnaast zitten we bij alle klanten in de stuurgroep om die onafhankelijke partij te zijn die de klant helpt.”

Als je een fantastisch systeem neerzet voor je data, wil dat niet meteen zeggen dat een recruiter het ook gaat gebruiken

Vervolgens richt SuccessDay zich ook op het helpen gebruiken en interpreteren van de software, want als je een fantastisch systeem neerzet voor je data, wil dat niet meteen zeggen dat een recruiter die data ook gaat gebruiken. Hoe zorg je ervoor dat het systeem omarmd wordt en dat het optimale eruit wordt gehaald?

Andere producten en diensten die SuccessDay aanbiedt zijn specifiek gericht op de software van Workday :
•    Smooth Landing (ondersteuning tijdens de go-live bij het oplossen van niet-technische tickets en kennisoverdracht)
•    Workday AMS (support na de go-live, release-management, oplossen van technische tickets)
•    Workday Fastlane Traineeship (detavast-constructie: het aanbieden van experts door SuccessDay worden opgeleid in Workday en in business consultancy-skills, ingegeven door een groot tekort aan Workday-mensen in de Benelux)

Work hard, play hard

Dat de dienstverlening van SuccessDay zo aanslaat, komt volgens de oprichters doordat het een pragmatische club is zonder blabla en met kennis van zaken. “Onze belangrijkste kernwaarde? Work Hard, Play Hard. Die slogan hebben we natuurlijk niet zelf verzonnen, maar is wel echt op ons van toepassing. Ontspanning is belangrijk.

“Tuurlijk moet je wel eens een weekend overwerken, maar daar staat tegenover dat je bij ons een onbeperkt aantal vakantiedagen hebt en dat – als het een keer mooi weer is en de agenda het toelaat – je best om drie uur ‘s middags een fietstocht kunt gaan maken”, vertelt Bas (foto hiernaast).

Andere kernwaarden zijn ‘Fair & Square’: zeggen wat je denkt en doen wat je zegt, ‘Family’: vertrouwen op elkaars professionele kwaliteiten en zij-aan-zij met de klant optreden en ‘Go get them’ – wat neerkomt op pas tevreden zijn als de klus succesvol is afgerond. Klanttevredenheid is waar het uiteindelijk om draait.

Affiniteit met HR

Bovendien onderscheidt SuccessDay zich van de grote consultancyclubs doordat ze mensen in huis hebben met affiniteit met HR, die opgeleid zijn in de systemen waarin ze advies geven. Daarnaast zijn de tarieven redelijk. Ze liggen net boven de interimtarieven, maar daarbij krijg je in plaats van een eenpitter een team van professionals en de eerder genoemde kwaliteitsgarantie.

Wij plukken geen jonge mensen van de universiteit om ze door een wasstraat te gooien

“Wij plukken geen jonge mensen van de universiteit om ze door een wasstraat heen te gooien. Die weten daarna wel hoe ze een systeem moeten configureren, maar niet hoe ze een klant moeten adviseren. Dat kunnen onze mensen wel. Juniors hebben bij ons altijd minimaal twee tot drie jaar werkervaring en worden door ons zelf opgeleid. Seniors zijn veelal afkomstig van implementatiepartners die graag eens aan de klantkant willen zitten.

“Wij hebben ook vaak dezelfde tone-of-voice als onze klanten. ‘Getting things done’ is ons op het lijf geschreven. Wij horen van klanten dat we goed zien wat er nu moet gebeuren, maar ook altijd het oog op het volledige traject houden. Het zit in onze cultuur om daar open en eerlijk het gesprek over te voeren met klanten”, licht Juul toe.

Heel erg tevreden

Dit alles zorgt ervoor dat de implementaties van HRIT-systemen bij klanten die SuccessDay begeleidt niet uitlopen op de horrorverhalen die je zo vaak hoort. Bas: “Tot nu toe zijn al onze klanten heel erg tevreden en daar zijn we echt heel trots op.”