BASF: ‘Effectieve medewerkers en minder verloop door goede onboarding’

Een goede onboarding-strategie is cruciaal in de huidige ‘War for Talent’. Met een goede onboarding-strategie kunnen teleurstellingen bij werknemer én werkgever worden voorkomen. 

Zo kun je er beter voor zorgen dat je de sollicitant die je net met veel moeite je bedrijf hebt binnengehaald ook binnen blijft. Bovendien zal een nieuwe werknemer ook productiever zijn als onboarding-proces goed is uitgevoerd. 

Hier komt bij dat een nieuwe werknemer doorgaans binnen 90 dagen beslist of hij wel of niet bij zijn nieuwe werkgever wil blijven. De onboarding kan hierin doorslaggevend zijn. 

Niet altijd even soepel 

Het belang van een goede onboarding spreekt kortom voor zich, zou je zeggen. Toch liep het onboarding-proces bij BASF in het verleden niet altijd even soepel, erkent Freek Bosse, HR director Benelux van BASF. 

“Aangezien er niet iedere dag een nieuwe medewerker start, is het moeilijk een routine op te bouwen in het zorgvuldig onboarden. Dat bleek bij ons ook. Er was geen structurele aanpak. Managers gingen er vanuit dat HR er wel voor zou zorgen dat het bedrijf zich voorbereidde op de komst van een nieuwe werknemer. 

“Terwijl dat niet de taak is van HR, maar van diens leidinggevende. Het gevolg was dat er nog van alles geregeld moest worden als iemand zich op zijn eerste werkdag aanmeldde: een bureau, een PC, een toegangspasje – noem maar op. Voor de nieuwe werknemer was het bedrijf vaak een doolhof.” 

Digitale checklist

Twee jaar geleden heeft BASF hier paal en perk aan weten te stellen door de introductie van een checklist voor managers waarin ze precies kunnen zien wat zij moeten doen om een werknemer te verwelkomen. 

Inmiddels is die checklist gedigitaliseerd en voorzien van een mededelings-systeem, dat de manager en werknemer op de hoogte brengt van de vorderingen in het proces en actiepunten voorschotelt. HR hoeft de gegevens van de werknemer alleen in te voeren in SAP.

Preboarding 

Dat begint voor de werknemer al bij de preboarding-fase, die begint op het moment dat iemand geworven is en daadwerkelijk in dienst treedt bij BASF. “Dat kan zeker een maand of anderhalf duren, afhankelijk van de opzegtermijn die iemand heeft bij zijn werkgever”, zegt Kirsten Pegels, Talent Manager Benelux. 

“Het zou zonde zijn om niets van ons te laten horen in die periode. Wij zorgen er daarom voor dat de nieuwe werknemer nog voordat hij in dienst komt allerlei informatie over BASF krijgt, en bijvoorbeeld filmpjes kan bekijken over het bedrijf en over hoe de eerste werkdag eruit komt te zien. 

“Daarnaast ontvangt hij informatie over onze strategie, onze visie en een lijst met handige informatie die hij moet hebben om in de eerste weken zijn draai te kunnen vinden.” 

Digitalisering nog niet zover voortgeschreden

De manager krijgt ondertussen de nodige 'to do's' voorgeschoteld zodat hij precies weet wat er allemaal moet worden geregeld voor de nieuwe werkgever. De checklist is lang, langer dan in de tijd dat de digitalisering nog niet zo ver was voortgeschreden. 

Zo wordt de manager erop geattendeerd welke software-licenties moeten worden afgesloten voor de nieuwe werknemer, tot welke bestanden hij toegang krijgt, bij welke interne e-maillijsten hij moet worden aangemeld, of hij moet worden ingeschreven bij verplichte opleidingen (de regel bij een chemieconcern als BASF), en of er misschien businesscards moeten komen. 

Zachte landing

Uiteraard moeten directe collega's ook op de hoogte worden gebracht dat er een nieuwe werknemer is aangenomen. Bovendien moet de manager uit hun midden een buddy aanwijzen, iemand die de nieuwkomer wegwijs maakt in het bedrijf als het gaat om waar je koffie kunt halen, kunt lunchen, hoe de printer aan de praat te krijgen en hem bij meer van dat soort praktische zaken bij kan staan. 

De eerste dag wordt de nieuwkomer bij aankomst in het bedrijf welkom geheten door zijn directe leidinggevende en zijn buddy. Om er zeker van te zijn dat de nieuwe werknemer een zachte landing heeft gemaakt, krijgt hij na een paar maanden nog een evaluatiegesprek met zijn manager. 

Introductiebijeenkomst  

Daarin komen vragen aan de orde als: Is de onboarding wel goed verlopen? Waar staat de werknemer nu? Wat heeft hij nog nodig om zich werkelijk thuis te voelen in het bedrijf? Ook zal elke nieuwe werknemer binnen een jaar na zijn indiensttreding een introductiebijeenkomst van BASF bijwonen waarop hij collega's kan leren kennen die op andere locaties werken. Zo krijgt hij een goede indruk van waar mensen bedrijfsbreed mee bezig zijn. 

De onboarding nieuwe stijl is een doorslaand succes, aldus Bosse en Pegels. HR-medewerkers hebben een veel beter overzicht over alle onboarding-activiteiten. De directe leidinggevenden zijn ontlast, nu ze niet meer ad hoc hoeven in te springen omdat er iets geregeld moeten worden voor een nieuwe werknemer. 

Opzienbarend

En het mooiste van alles is wel dat de werknemers zo tevreden zijn. Het verloop onder werknemers in de zo belangrijke eerste maanden is in elk geval opzienbarend gedaald. Dat lag ooit rond de 20 procent. Nu is het verwaarloosbaar klein.
 

Word een Top Employer
Laat de wereld zien dat je beschikt over een vooruitstrevend HR beleid en geniet van de voordelen als Top Employer. Een Top Employer zijn helpt je namelijk talent te vinden en te binden. Ook kom je in contact met andere Top Employers en helpt het je praktijken te benchmarken. Is jouw organisatie klaar om te groeien als employer of choice? Lees verder…