Succesvolle HRIT-implementatie Technische Unie: Procesoptimalisatie en vlotte overgang naar SAP

Technische Unie, groothandel in technische installatiematerialen voor de bouw, installatie en industrie heeft een centraal kantoor in Amstelveen en daarnaast 37 verkoopkantoren en -punten en drie distributiecentra. In totaal heeft het bedrijf ongeveer 2300 mensen op de payroll. Om de HR-ambities beter te kunnen ondersteunen, sneller te kunnen groeien en in te kunnen spelen op veranderingen en het leven makkelijker te maken van alle medewerkers, besloot Technische Unie een modern, schaalbaar HCM-pakket te implementeren.

“We waren op zoek naar een stabiel pakket dat goed ondersteund wordt; de continuïteit moet namelijk gegarandeerd zijn”

Technische Unie Unie had voor de HR- en salarisadministratie ADP als basispakket en daaromheen zelfgebouwde applicaties die processen konden ondersteunen. Die applicaties werden door Technische Unie zelf onderhouden. Maar techniek veroudert snel en die programmeurs gaan ook een keer met pensioen.

“We waren op zoek naar een stabiel pakket, wat goed ondersteund wordt door een softwareleverancier en implementatiepartner. Je wilt zekerheid dat de continuïteit van je oplossing ook in pakweg 2045 nog gegarandeerd is”, vertelt Mario Stoker, sinds maart 2022 Business Process Architect HR bij Technische Unie. Ondanks dat moederbedrijf Sonepar een SAP-gedreven organisaties is, was het geen uitgemaakte zaak dat Technische Unie over zou stappen op SAP.

Toch kwamen SAP SuccessFactors Core HR en SAP SuccessFactors Employee Central Payroll na een uitgebreide pakket- en leverancierselectie als winnaar uit de bus. “De software draait in de cloud en is schaalbaar, gebruiksvriendelijk en biedt veel flexibiliteit. Hierdoor is SAP geschikt voor bedrijven van ieder formaat. En hoewel je SAP met vrijwel iedere applicatie kunt koppelen, biedt het compatibiliteitsvoordelen als er geïntegreerd wordt met andere systemen van dezelfde leverancier”, aldus Stoker

Geleerde lessen uit best practices

Bij de implementatie van SAP SuccessFactors wordt vaak gebruikgemaakt van best practices. Dit zijn bedrijfsconfiguraties die zijn ontworpen op basis van de lessen die zijn geleerd uit andere klantcases, zodat de implementatie en integratie van systemen versneld en versimpeld worden. SD Worx adviseerde en ondersteunde Technische Unie en onderzocht al tijdens de pakketselectie of de best practices voor HR- en payroll-processen van SAP ook zouden werken voor een organisatie als Technische Unie. Dat bleek het geval.

SD Worx heeft de HR-processen bij Technische Unie in kaart gebracht en gekeken of die aansloten bij de best practices van SAP SuccessFactors. Onderzocht werd welke data nodig zijn bij welk proces en welke configuratieblokken al beschikbaar zijn op basis van de behoeften van Technische Unie. Vervolgens zijn die configuratieblokken geïmplementeerd. HR-medewerkers kunnen gebruikmaken van standaard processtroomdiagrammen, taakhandleidingen en testscripts voor de analyse.

Ander belangrijk pluspunt is dat de systemen intuïtief in gebruik zijn. Doordat de moedermaatschappij van Technische Unie ook met SAP SuccessFactors werkt, waren medewerkers al gewend aan de software, wat zorgt voor een soepele overgang. Nieuwkomers maken zich de systemen bovendien snel eigen met behulp van workshops en trainingsmateriaal, verzorgd door SD Worx.

Klant-specifieke criteria

Als klanten de best practices adopteren is zo’n 70 tot 80 procent van het werk al gedaan, stelt Léon Zijlstra, Adviseur HR & ICT bij SD Worx. Voor de overige 20 tot 30 procent gaat het om het aanbrengen van klant-specifieke criteria. Sommige processen zijn bijvoorbeeld heel specifiek voor een bepaalde organisatie of een organisatie heeft hele concrete data nodig.

Léon Zijlstra, adviseur HR & ICT bij SD Worx

“Het adopteren van de best practices heeft ons uiteindelijk veel tijdwinst opgeleverd”

Net zoals bij ieder bedrijf waren er ook bij Technische Unie uitzonderingen. Volgens Stoker maken organisaties het zich echter vaak onnodig moeilijk door uitzonderingen te creëren binnen processen. Technische Unie heeft met hulp van SD Worx een groot deel kunnen terugbrengen naar standaard processen. Dit levert Technische Unie uiteindelijk veel tijdwinst op.

Op 1 januari van dit jaar is SAP SuccessFactors Core HR na een korte implementatietijd succesvol live gegaan. De inspanningen van het changemanagement-team waren hiervoor essentieel. Het team heeft iedereen binnen de organisatie continu goed geïnformeerd over het hoe en het waarom van het project, wat de acceptatie vergrootte.

Relatief weinig ongemak

Na de go-live hebben de medewerkers van Technische Unie relatief weinig ongemak ervaren. De HR-selfservice gebeurt op een andere plek, maar door het intuïtieve systeem en de gefaseerde aanpak, was het voor medewerkers goed te behappen. Het functioneel beheer gebeurt nog in huis, maar het technisch beheer, zoals updates, patches, change requests en het afhandelen van incidenten, wordt door SD Worx verzorgd.

Voor de HR- en payroll-afdelingen bracht het project grote veranderingen met zich mee. SAP SuccessFactors en SD Worx ontzorgen deze afdelingen, zodat medewerkers zich kunnen focussen op hun core activiteiten. De HR-afdeling hoeft veel minder handmatig werk te doen en de HR-processen zijn geoptimaliseerd.

SD Worx implementeerde bovendien SAP SuccessFactors Employee Central Payroll en zette de payroll-dienstverlening op poten. De payroll-processen zijn gestroomlijnd en geautomatiseerd en de taken voor de salarisadministratie zijn overgebracht naar HR. Het resultaat? Enorme tijdsbesparingen en minder kans op fouten.

Wensenlijst voor de toekomst

De eerste weken van januari waren best spannend voor Stoker en zijn team. “Het afbreukrisico was enorm, want het uitbetalen van salarissen is cruciaal. Hier kwam veel samen: de datamigratie van het huidige personeelsbestand, het testen van de data, het overzetten van de data van gepensioneerden en medewerkers uit dienst, en dit alles volgens de AVG-richtlijnen.” Hij kon aan het eind van de maand gelukkig opgelucht ademhalen: iedereen heeft op tijd het salaris ontvangen.

Op het wensenlijstje staat verder nog zero touch. “Uitgangspunt is nooit meer data handmatig over hoeven zetten van het ene naar het andere systeem. Inmiddels is dit voor zo’n 60 procent gelukt, maar we willen naar 100 procent”, aldus Stoker. Technische Unie wil daarnaast het huidige HRIT-landschap verder optimaliseren. Er staan nog een aantal change requests open en het bedrijf wil verder goed kijken naar het verder automatiseren van bepaalde processen.

Mario Stoker, businessprocess-architect HR bij Technische Unie

“Veranderingen gaan razendsnel, maar de juiste HR-technologie zorgt voor schaalbaarheid en wendbaarheid”

Stoker is echter van mening dat je na de go-live altijd even op de rem moet trappen als organisatie. “De nieuwe situatie moet eerst landen. Je moet ervaren hoe het nieuwe systeem werkt en waar je tegenaan loopt. Hebben we nog dingen over het hoofd gezien? En wat kan nóg beter? Samen met SD Worx bekijken we wat we oppakken en in welke volgorde.”

Business case

Voor iedere optimalisatie wordt gekeken of er een business case aan ten grondslag ligt. Want de investering moet uiteindelijk rendement opleveren, of dat nou in euro’s, gebruikersgemak of het reduceren van risico’s is. Als een organisatie zich heeft laten leiden door best practices en standaardisatie kan het volgens Zijlstra makkelijker innovaties adopteren en houdt het meer tijd over voor zaken die het verschil kunnen maken.

Met behulp van het nieuwe HR- en payroll-systeem kan Technische Unie veel beter inspelen op veranderingen. Stoker: “De wereld verandert, je management verandert met de tijd en je medewerkers ook, waardoor je organisatie verandert. Maar door goed gebruik te maken van de juiste HR-technologie worden organisaties wendbaar en schaalbaar en zijn ze beter in staat om die veranderingen op te vangen. Nu en in de toekomst.”