Beste baas, ik wil een tussenjaar – wat werkgevers moeten weten over onbetaald verlof

Nu de centrale schoolexamens bijna tot een einde komen en leerlingen staan voor belangrijke keuzes over hun toekomst hoor je de term tussenjaar volop. Heel veel kinderen willen een jaar om te reizen, te werken, nieuwe dingen te ontdekken en leren, het leven te vieren, te bedenken wat ze daarna willen doen of andere activiteiten te ontplooien.

Menig ouder zal tegen zijn kind zeggen: “doe het nu, want later kom je er niet meer aan toe. Dan heb je een baan en geen tijd.” Maar wat nou als je werknemer ineens aangeeft dat hij een tussenjaar wil. Wat dan? In dit blog ga ik in op de spelregels bij het opnemen van onbetaald verlof.

Wat is onbetaald verlof?

Onbetaald verlof is een periode waarin een werknemer vrij neemt van het werk en waarover je als werkgever in de regel geen loon betaalt. Werknemers kunnen onbetaald verlof aanvragen om verschillende redenen, zoals een sabbatical, een lange reis, of persoonlijke omstandigheden.

Normaliter ben je als werkgever niet verplicht om een verzoek tot onbetaald verlof te honoreren

Als werkgever is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de spelregels rondom onbetaald verlof en hoe je hiermee omgaat. Als werkgever dien je de werknemer ook goed te informeren over zijn rechten en plichten en hem ook te wijzen op eventuele risico’s. Soms zie je onbetaald verlof ook wel eens gecombineerd met betaald verlof, bijvoorbeeld als de werknemer ook vakantiedagen inzet om het verlof te financieren.

Normaliter ben je als werkgever niet verplicht om een verzoek tot onbetaald verlof te honoreren. Er is namelijk geen wettelijke grondslag voor onbetaald verlof behalve bijvoorbeeld voor sommige verlofvormen uit de Wet arbeid en zorg. Soms voorziet een cao in een regeling voor het opnemen van onbetaald verlof. Is dat het geval, dan moet die uiteraard gevolgd worden.

Aanvragen van onbetaald verlof

Hieronder heb ik enkele aandachtspunten opgenomen die van belang zijn als je als werkgever een aanvraag voor onbetaald verlof krijgt:

1. Tijdig aanvragen
Zorg ervoor dat werknemers hun verlof tijdig aanvragen, zodat je voldoende tijd hebt om vervanging te regelen. Collega’s van de werknemer moeten niet overbelast raken door het overnemen van de werknemer en zelf ook gewoon van hun verlofrechten gebruik kunnen maken.

2. Heldere regels
De regels voor de aanvraag en de rest van de procedure moeten helder zijn. Hoe lang mag het verlof zijn, hoe vaak kun je dat aanvragen? Wanneer kan je een verlof bijvoorbeeld weigeren en kan het verlof door jou of de werknemer worden onderbroken of stopgezet? Het is goed daar beleid op te formuleren.

Ook is het oppassen geblazen als de werknemer verlof lijkt te willen opnemen om even van de druk van het werk verlost te zijn.

3. In overleg
Ga in gesprek met de werknemer over de duur en het doel van het verlof. Maak duidelijke afspraken over de terugkeer na het verlof. Kan de werknemer zijn eigen functie weer oppakken of niet? Of geldt er wel een werk-, maar geen baangarantie? Regel dat dus goed. Let op in gevallen waarin er sprake kan zijn van wettelijk verlof, zoals verlof op basis van de Wet arbeid en zorg. Het wettelijk verlof gaat dan voor op het onbetaald verlof zonder wettelijke basis.

Ook is het oppassen geblazen als de werknemer verlof lijkt te willen opnemen om even van de druk van het werk verlost te zijn. Mogelijk dreigt uitval wegens ziekte. Het is dan de vraag of het opnemen van verlof de juiste weg is.

4. Deeltijdverlof
Als je deeltijd onbetaald verlof mogelijk maakt, leg dan vast welke afspraken hierbij gelden. Bijvoorbeeld over de spreiding van de uren. Als werknemers deeltijd onbetaald verlof kunnen opnemen, ontvangen ze in de regel alleen loon voor de uren die ze daadwerkelijk werken.

Waar moet je verder nog rekening mee houden

1. Geen loon
Tijdens onbetaald verlof ontvangt de werknemer in de regel geen salaris. Soms ligt dat anders, bijvoorbeeld wanneer de cao of bedrijfsregeling verlof met behoud van (een deel van) het salaris toestaat. Ga dus altijd na of er specifieke bepalingen van toepassing zijn. Ik noemde ook al even het wettelijk verlof op basis van de Wet arbeid en zorg. Ga altijd na of de werknemer voor dergelijk verlof in aanmerking komt.

2. Pensioenopbouw
Het is belangrijk na te gaan wat de pensioenregeling zegt over de opbouw van pensioen tijdens onbetaald verlof. In sommige gevallen bouwt de werknemer geen pensioen op tijdens onbetaald verlof. Soms kan de werknemer wel pensioen opbouwen, maar moet hij dit vrijwillig regelen en de kosten betalen. Dit moet de werknemer vooraf wel weten. Als werkgever heb je een informatieplicht over dit soort zaken.

3. Vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden en voorzieningen
Werknemers bouwen normaliter geen vakantiedagen en vakantietoeslag op tijdens de periode onbetaald verlof. Wees hier helder over en ga na of er verder nog zaken te regelen zijn. Mag de werknemer bijvoorbeeld zijn leaseauto en laptop houden? Behoudt hij recht op bepaalde vergoedingen?

4. Ziekte en arbeidsongeschiktheid
Als een werknemer ziek wordt tijdens onbetaald verlof, is er in de regel geen doorbetaling van loon. Kan de werknemer in dit geval het onbetaald verlof opschorten of helemaal stopzetten? En wat gebeurt er dan met het resterende deel van de verlofperiode? Het is goed om vooraf over dit soort zaken na te denken.

5. Informatie
Het is belangrijk dat de werknemer de gevolgen van het overleg kent. Informeer hem daar dus goed over. Wijs de werknemer er ook op dat het onbetaald verlof van invloed kan zijn op het eventuele recht op compensaties en toeslagen vanuit de gemeente of het rijk. De werknemer moet zelf tijdig wijzigingen in zijn inkomen doorgeven.

Tot slot nog dit

Als je een regeling over onbetaald verlof wilt invoeren, wijzigen of intrekken, dan geldt er in veel gevallen instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Raadpleeg de medezeggenschap dus tijdig en volg hierbij de Wet op de ondernemingsraden.