Boek van de maand: Digital Wellbeing @ Work – Hoe de digitale overbelasting tegen te gaan

“We krijgen nu op een dag meer prikkels te verwerken dan de prehistorische mens in een heel leven,” stellen neuropsycholoog Rita Zijlstra en sociaal psycholoog Rijn Vogelaar in hun boek ‘Digital Wellbeing @ Work’. De cijfers spreken boekdelen: medewerkers checken gemiddeld meer dan 100 keer per dag hun telefoon, zitten tussen de 7 en 11 uur achter een scherm, en hebben een aandachtsspanne die is geslonken van 2,5 minuten in 2004 naar slechts 47 seconden vandaag.

Paradoxaal genoeg ondermijnt de technologie die ons efficiënter zou moeten maken juist onze productiviteit

Deze digitale gewoonten leiden tot mentale uitputting, stress en verminderde focus. De klachten zijn herkenbaar: het gevoel altijd aan het werk te zijn, concentratieproblemen, verminderd geheugen en een obsessie met kortetermijnresultaten. De digitale overbelasting ondermijnt niet alleen de gezondheid en het geluk van medewerkers, het leidt ook tot verminderde productiviteit. Paradoxaal genoeg ondermijnt de technologie die ons efficiënter zou moeten maken juist onze productiviteit.

Het probleem zit ‘m evenwel niet in de technologie zelf, maar in hoe we ermee omgaan. Het is best mogelijk de voordelen van al die digitale middelen te benutten en de nadelen te beperken, betogen de auteurs. Om tot ‘digitaal welzijn’ te komen, met andere woorden. Een andere omgang met de digitale technologie is zelfs de enige manier om te zorgen dat ‘mensen niet alleen overeind blijven, maar echt floreren.’ En: “De digitale werkcultuur van de toekomst vraagt om bewustwording, goede afspraken en vaardigheden die passen bij hoe ons brein werkt.”

Vier factoren digitaal welzijn

“Digitaal welzijn – ‘geen luxe maar een noodzaak in onze moderne werkomgeving’ – hangt vooral af van vier factoren.

Digitale middelen. Deze moeten goed functioneren. Een optimale infrastructuur met up-to-date, gebruiksvriendelijke tools verkleint de cognitieve belasting. Technische frustraties verstoren niet alleen de workflow, ze ondermijnen ook werkplezier en ontwikkelvermogen.

Digitale ondersteuning. Die kan formeel via een helpdesk of informeel via collega’s worden geboden. Als het even kan het laatste: “De steun van collega’s blijkt vaak nog belangrijker dan formele ondersteuning,” ontdekten de auteurs. Bijvoorbeeld in de vorm van steun door interne ‘digicoaches’: collega’s die enkele uren per week vrijgemaakt krijgen om anderen te helpen met digitale vaardigheden.

Digitale vaardigheden. Niet te verwarren met technische bekwaamheid. Het draait om ‘digitale fitheid’: het vermogen om slim en efficiënt om te gaan met technologie. Dit vereist van de werknemer ‘een growth mindset en bereidheid tot leren’: die zijn essentieel in de snel veranderende digitale wereld. Uiteraard moet de werkgever dit stimuleren, en ruimte en tijd bieden voor werknemers die zich verder willen bekwamen in hun digitale vaardigheden.

Digitaal gedrag, de dagelijkse omgang met digitale middelen, vormt misschien wel de belangrijkste pijler. Teams kunnen bijvoorbeeld de communicatie stroomlijnen door af te spreken dat de interne communicatie alleen via de chat verloopt, terwijl e-mail voor externe relaties wordt gereserveerd.

Een IT-organisatie zag hierdoor hun interne e-mails met 70 procent afnemen. Online vergaderen kan ook worden geoptimaliseerd. Wat te denken van de ‘Amazon-methode’? “Kleine groepen van maximaal zes tot acht personen, zes pagina’s voorbereiding in plaats van PowerPoint en vergaderingen die beginnen met een stiltemoment.” En waarom niet meer fysieke teamontmoetingen en andere activiteiten zonder PC en smartphone?

Nog een optie: plan vergaderingen van 25 of 50 minuten in plaats van 30 of 60 minuten, met respectievelijk 5 en 10 minuten pauzeruimte. Sowieso meer rust inbouwen: “Teams kunnen afspraken maken over focustijd waarin niemand gestoord mag worden – blokken van twee uur zonder notificaties en vergaderingen.”

Digitaal Welzijn Diagnose

Let wel: de auteurs benadrukken eerlijk dat er geen kant-en-klare formules zijn om digitaal welzijn te bevorderen. Tenslotte is dat welzijn subjectief: terwijl de ene persoon twee uur schermtijd al stressvol vinden, kan een ander makkelijk zes uur schermtijd aan, al dan niet afhankelijk van de hoe die tijd wordt ingevuld.

En de ene organisatie is de andere niet. De ene organisatie heeft uitstekende digitale middelen en ondersteuning, de ander veel minder. In weer een andere organisatie krijgen medewerkers minder kans om digitaal vaardiger te worden (misschien wel omdat ze zo goed ondersteund en ontzorgd worden!). Of presteert de organisatie goed op middelen, ondersteuning en vaardigheden maar is het digitaal gedrag thuis onder de maat – en krijgen medewerkers daar onvoldoende rust.

Met dit boek hebben de auteurs ook geen blauwdruk voor digitaal welzijn willen leveren. Wel willen ze een solide – én wetenschappelijk onderbouwd én praktisch – denkkader aanreiken voor een proces van ‘observeren, experimenteren en evalueren.’ “Dit proces begint met het gedeelde inzicht dat de manier waarop medewerkers digitale middelen gebruiken een directe en aanzienlijke invloed heeft op hun welzijn. Wanneer dit bewustzijn breed wordt gedragen, ontstaat de basis voor een gezamenlijke visie. Deze visie hoeft geen rigide plan te zijn, maar eerder een flexibel traject van experimenteren met interventies en het voeren van een continue dialoog met verschillende groepen binnen de organisatie.”

Een goed onderbouwde basis voor het opnemen van digitaal welzijn in de verplichte Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)

Bedrijven die willen werken aan hun digitaal welzijn hebben zeker wat aan dit doorwrochte boek van Zijlstra en Vogelaar. Vooral aan de uitleg van de nulmeting die zij aanbevelen, de ‘Digitaal Welzijn Diagnose’. Deze diagnose onderzoekt de vier aspecten van digitaal welzijn plus de bredere context zoals leidinggevend gedrag, organisatiecultuur en werkomgeving. Daarnaast meet de diagnose welzijnskenmerken zoals geluk, productiviteit, stress en vermoeidheid en de kwaliteit van het werk. Met als resultaat: een goed onderbouwde basis voor het opnemen van digitaal welzijn in de verplichte Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). En voor beleidsmaatregelen die op maat van organisatie en werknemers zijn toegesneden.

Samenwerking HR, IT, het middenmanagement en de directie

Het is evenwel aan HR, IT, het middenmanagement en de directie om hun organisatie verder op weg naar digitaal welzijn te helpen, stellen de auteurs. “Veel organisaties besteden al aandacht aan vitaliteit en medewerkerstevredenheid. Echter, digitaal welzijn wordt hierin nog zelden expliciet meegenomen. In onze visie zou digitaal welzijn een integraal onderdeel moeten zijn van dergelijke programma’s. Als er eenmaal een visie is ontwikkeld kan HR richtlijnen en programma’s ontwikkelen die welzijn bevorderen, IT kan zorgen voor toegankelijke en gebruiksvriendelijke technologieën, terwijl het middenmanagement de vertaalslag maakt naar de dagelijkse praktijk en medewerkers ondersteunt. Het directieteam speelt hierin een leidende rol door digitale balans op de strategische agenda te zetten en te laten zien dat digitaal welzijn geen bijzaak is, maar een kernwaarde van de organisatiecultuur.”

Lees ook: Studie TNO en RIVM: toenemend gebruik AI verhoogt risico op stressklachten werkenden

Digital Wellbeing @ Work

Rita Zijlstra en Rijn Vogelaar

Van Duuren Management

€29,99