Bekijk het CHRO-webinar

Deze en andere vragen kwamen aan de orde tijdens het CHRO-webinar 'Employee Engagement en het nieuwe normaal' onder leiding van Kevin Mottard, head of executive networks bij Alex van Groningen. “De technologie moet straks worden gebruikt om werknemers te ondersteunen, niet om hen te controleren.”

Goed raak

“Dat was even schrikken toen de lockdown werd afgekondigd”, zegt Marc Huppertz (Head of HR bij Strukton Civiel). “Niet op de bouwplaatsen, waar goed kon worden doorgewerkt. Maar op kantoor was het goed raak. Thuiswerken was er niet gebruikelijk, nu besloten we van de ene dag op de andere om de nieuwe richtlijnen van het RIVM te volgen, en dus vaker thuis te gaan werken. Aanvankelijk was het enthousiasme daarvoor gering. Zeker bij de senior managers – veel van hen bleven ook gewoon op kantoor komen. 

“Er is toch bijna niemand, dus ik loop ook geen risico”, dachten ze. Maar geleidelijk aan is er een 'mindshift' ontstaan, toen bleek hoe goed de ICT-systemen het aankonden, met meer dan voldoende bandbreedte hadden om 8.000 mensen thuis te laten werken. Videobellen beleek bijvoorbeeld geen probleem. Belangrijk, want als de verbinding wegvalt, schendt dat je vertrouwen dat het werk gewoon door kan gaan.”

Technische problemen

Het beeld dat Huppertz schetst is niet ongebruikelijk. Bij Intuo – mede-organisator van dit webinar en leverancier van 'Talent Enablement Software', sinds kort onderdeel van Unit4 – werd al veel thuisgewerkt. Toen de coronacrisis uitbrak, ondervond het bedrijf hierdoor ook geen technische problemen, zegt CEO Tim Clauwaert. 

Idem dito bij ABN AMRO, zegt Luuk Sombezki (Employee Experience Lead bij ABN AMRO): de bank is al enige jaren bezig met een digitaliseringsslag, waardoor het thuiswerken goed kan ondersteunen. “Als we cloudsoftware zoals Office 365 niet al lang en breed hadden ingevoerd was dat waarschijnlijk veel moeilijker geweest.”

Betere balans

Nee, de technologie om thuiswerken te faciliteren leverde weinig problemen op tijdens de coronacrisis. En de toename van het thuiswerken blijkt op zijn beurt vaak enkele, niet altijd voorziene, voordelen voor de betrokken bedrijven en hun medewerkers te hebben gehad. 

Om te beginnen een betere balans tussen werk- en privéleven. Het bestaan van iemand die na het ontbijt rustig de kinderen naar school kan brengen, daarna een via internet meetings heeft, informatie deelt en op afstand in teams samenwerkt aan projecten en wanneer het hem uitkomt een paar uur geconcentreerd kan thuiswerken is een stuk relaxter dan het leven van iemand die 's ochtend naar zijn werk moet jakkeren en zich daar volgens een voorgekookte planning aan de slag moet.

Niet alleen heeft iemand meer tijd voor zijn privéleven naarmate hij vaker kan thuiswerken. Ook blijkt de thuiswerker vaak bijzonder efficiënt. Omdat hij beter in zijn vel zit en omdat hij minder afgeleid wordt, slaagt hij er vaak in zes uur in het werk te verrichten waar hij normaliter een hele werkdag van acht uur aan kwijt is, zo blijkt. 

Praatje pot

Tegelijkertijd zijn de ervaring met thuiswerken niet onverdeeld positief. 

Werknemers missen het 'praatje pot', zoals Huppertz het noemt: “De informele gesprekken bij de koffiemachine. Het is behoorlijk inspannend om van digitale meeting naar digitale meeting te moeten gaan, zoals enkele werknemers hebben ervaren. Terwijl dat er wel insluipt, want de natuurlijke pauze ontbreekt.” Informele digitale bijeenkomsten tussendoor blijken nauwelijks soelaas te bieden. 

Een digitale borrel is bijvoorbeeld geen goed alternatief voor een echte borrel, daarvoor is het onnatuurlijk, te stijf. “Mensen willen elkaar zien, spreken en aanraken. En ruiken zelfs”, aldus Huppertz. Zeker voor jongeren (die vaak nog bij hun ouders thuiswerken, of kleinbehuisd zijn) en voor expats is het belangrijk dat ze collega's in levenden lijven ontmoeten; de werkplek vervult juist voor hen ook een sociale functie. 

Aantrekkelijker

Niet alleen werknemers lijden eronder als ze elkaar niet in levenden lijve kunnen zien, het bedrijf kan er ook nadelen van ondervinden. Immers, zegt Clauwaert: “Informeel contact is een natuurlijke bron van informatie. Aan de koffiemachine kom je erachter of iemand nog tevreden is met zijn werk en goed functioneert.” Zeker zolang de technologie nog in de kinderschoenen staat: misschien dat straks het digitale contact minder gekunsteld kan plaatsvinden en dus aantrekkelijker worden, bijvoorbeeld door toepassing van hologrammen en andere vormen van virtual reality.

Gun hem zijn rust, gun hem die extra tijd om zich te concentreren en dieper na te denken

En dan die hogere productiviteit: die moet worden gezien als een bijeffect van thuiswerken. Belangrijk, zeker. Maar het zou verkeerd zijn om hier op te sturen. Terwijl de verleiding voor leidinggevenden groot is om elke vijf minuten een screenshot te laten nemen van de thuiswerker om te controleren of hij wel achter zijn PC zit. Of om iemand met extra werk op te zadelen omdat hij reistijd uitspaart of als blijkt dat zijn productiviteit thuis hoog ligt. 

Dat gaat ten koste van de kwaliteit van iemands werk, zegt Sombezki. “Je moet iemand vertrouwen schenken en hem vrij laten. Als hij zin werk in zes in plaats van acht uur kan doen is dat prima. Gun hem zijn rust, gun hem die extra tijd om zich te concentreren en dieper na te denken. Dan zal de effectiviteit van zijn werk omhoog gaan.”

Geen terugkeer

Wat betekent dit alles voor de toekomst? Zullen de veranderingen die tijdens de coronacrisis uit nood zijn geboren worden teruggedraaid? Het lijkt er misschien wel op. Zoals Huppertz zegt: “De parkeerplaats bij het werk staat weer vol. Nu mensen zich veiliger voelen, keren ze vaker terug. Ze zijn het werk als een uitstapje gaan zien.” Maar een volledige terugkeer naar vroeger blijkt toch niet waarschijnlijk. “Mensen willen even weg van huis. Daarom komen ze naar kantoor: ter onderbreking van het werk thuis.” Hier komt bij dat de cultuur van thuiswerken bij Strukton Civiel (nog) niet is ingeburgerd. 

“Vooral de 'blue collar' medewerkers verlangen naar een terugkeer naar de oude situatie. Als een 'white collar'-werker 's ochtends langs een bouwplaats loopt met een kinderwagen en dan de collega's daar groet, zullen die raar opkijken. Ook al werkt die man 's avonds lang door.” Ook deze gepercipieerde druk van collega's versterkt de trek naar het kantoor, 'hoe geforceerd dat ook is'. Huppertz verwacht niet dat werknemers weer voltijds op kantoor zullen gaan werken. “Eerder zal er een 'blend' komen: vaker dan vroeger thuiswerken, maar zonder het werk op kantoor volledig op te geven.”

Ontmoetingsplek

Niet alle deelnemers aan het webinar zijn het met hem eens. Sombezki: “Als je zo'n hybride model gaat formaliseren, moeten de werkplekken thuis en op kantoor beide voldoen aan de eisen uit de Arbowet. Dat is al snel te begrotelijk. Ik geloof meer in werken thuis als standaard, en het kantoor als uitzondering: als ontmoetingsplek, voor informeel contact of om samen te werken als je echt tegelijkertijd bij elkaar moet zijn – bijvoorbeeld voor 'complex problem solving' of om een visie te ontwikkelen.'

Eerder zal er een 'blend' komen: vaker vroeger thuiswerken, maar zonder het werk op kantoor volledig op te geven

Tot slot nog over de rol die de technologie kan spelen. De technologie moet straks vruchtbaar worden ingezet, en worden gebruikt om werknemers te ondersteunen, niet om hen te controleren, daarover is iedereen het eens. Uiteraard is dit alleen mogelijk als leidinggevenden niet toegeven aan de verleiding om technologie te gebruiken om medewerkers onnodig te controleren. Het is juist de kunst om straks een leiderschapsstijl te hanteren waarin respect en vertrouwen de sleutelwoorden zijn, zodat initiatief, ondernemerschap en daadkracht kunnen opbloeien. Aan de CHRO van na de coronacrisis de taak om dit te faciliteren.

Bekijk het CHRO-webinar