Datagedreven werken: HR, begin bij jezelf! Experimenteer met de eigen afdeling

Veel CHRO’s zijn inmiddels zover dat ze willen starten of recentelijk zijn gestart met datagedreven werken. Vaak hoor ik ze daarbij praten over het belang van fact-based besluitvorming en inzichten verkrijgen.

Ze willen beginnen met strategische vraagstukken, zoals ‘Hoeveel medewerkers en welke competenties hebben we nodig over drie jaar?’ of ‘Kunnen we met data achterhalen wat de knoppen zijn om aan te draaien om het verzuim of de uitstroom te verlagen?’. Met als doel de HR-strategie meer datagedreven te maken. Maar het kan daarbij even duren voordat dergelijke strategische beslissingen ook daadwerkelijk tot een verandering leiden.

Procesverbetering

In plaats van zich als HR te richten op beleid en interventies, is het wellicht net zo interessant en kansrijk om zich eerst op de eigen afdeling te concentreren. De afgelopen jaren heeft HR veel tijd gestoken in digitalisering en daarmee worden veel data gegenereerd. Deze data kunnen HR helpen de eigen processen verder te optimaliseren. Om daarmee de werkdruk van de eigen HR-medewerkers te verlichten, maar ook om de kwaliteit van de output en dienstverlening te verbeteren.

“Om processen te verbeteren kun je ze eerst analyseren met processmining”

Om processen te verbeteren kun je ze eerst analyseren met processmining. Daarbij worden de processtappen zoals ze op papier zijn uitgedacht, vergeleken met de stappen die in werkelijkheid zijn gezet. Die laatste informatie wordt uit het systeem gehaald. Door te vergelijken ontdek je wellicht dat sommige processen in de praktijk heel anders verlopen dan ze zijn bedacht.

Interessant daarbij is ook om groepen met elkaar te vergelijken. Of sommige werknemers andere stappen of een andere volgorde van stappen hebben doorlopen dan andere mensen. Daarmee kun je achterhalen welke zaken invloed hebben op het proces. Ook kun je achterhalen hoe de doorlooptijd kan worden verkort of hoe de kwaliteit kan worden verbeterd door bepaalde stappen aan te passen.

Employee journey

Verzamelen van ‘technische data’ is één ding. Het is uiteraard ook belangrijk om naar de tevredenheid over het betreffende proces te kijken. Voor het verzamelen van dergelijke inzichten is het belangrijk om de employee journey(s) in kaart te brengen en de belangrijkste touchpoints daarbinnen, dat wil zeggen die momenten van interactie van een medewerker met de HR-organisatie die doorslaggevend kunnen zijn voor de gehele beleving.

Om echt een stap verder te gaan, zet je data in bij het automatiseren van processen. Je gebruikt data real-time in systemen om niet alleen operationele besluiten te verbeteren, maar wellicht ook zelfs om automatisch acties te laten starten.

“Uiteraard is het belangrijk dat een HR-medewerker meer durft te vertrouwen op data en deze juist weet te interpreteren”

Vertrouw op data

Zo kan een recruiter meerdere vacatureteksten online testen en realtime aflezen welke tekst beter werkt en deze definitief inzetten. Een chatbot die continu bijleert kan worden ingezet op de ‘werken bij’-website om gesprekken met sollicitanten te optimaliseren. Een casemanager krijgt automatisch een bericht wanneer iemand zich ziekmeldt met een grote kans op langdurig uitval, zodat de casemanager zijn of haar schaarse tijd op de risicovolle cases kan richten. Enzovoort.

Door de digitalisering en de toevoeging van kunstmatige intelligentie aan processen veranderen de werkzaamheden van HR-medewerkers. Uiteraard is het belangrijk dat een HR-medewerker meer durft te vertrouwen op data en deze juist weet te interpreteren. Hij heeft met data meer informatie in handen en kan er op die manier voor zorgen dat de kwaliteit van de werkzaamheden toeneemt.

Irma Doze is data- en analytics-expert en co-auteur van het boek “Data-Driven HR: Creating Value with HR Metrics & HR Analytics”