Door: Gert-Jan Bakker, Sales Director Nederland & Zwitserland, UKG 

Hoewel HR dus een drijvende kracht binnen iedere firma is, hebben bedrijven niet altijd door hoe zij HR het beste kunnen ondersteunen. Bedrijven hebben dan ook veel te lang aparte silo’s van tactische HR en strategische HR gemaakt, iets wat voor HR-managers die dagelijks een balans tussen de twee moeten vinden, niet erg realistisch en praktisch is.

HR-digitalisering is niet alleen een leuk extraatje, het is essentieel voor het functioneren van de organisatie

Het coronavirus heeft ook nog eens voor een flinke disruptie van HR-operaties gezorgd. Hierdoor zijn HR-leiders genoodzaakt om hun eigen prestaties te her-evalueren en een nieuwe inschatting te maken van de tijd en mankracht die ze nodig hebben om de toename van transactionele HR-activiteiten op te kunnen vangen.

Veel flexibeler

HR-teams die zich al eerder hebben weten te vernieuwen hebben zich veel sneller kunnen aanpassen en bleken veel flexibeler te zijn. Ze hebben dan ook ingezien dat HR-digitalisering niet alleen een leuk extraatje is; het is ook echt essentieel voor het functioneren van een bedrijf.

Naast het extra werk wat de pandemie heeft opgeleverd zijn ook steeds meer werknemers gaan thuiswerken. Ondanks deze verandering verwachten zij dat de HR-dienstverlening (HRSD) ook in deze situatie nog steeds moeiteloos zal blijven verlopen.

Het is dus belangrijk dat HR-leiders weten welke productiviteitskillers het werk van hun team moeilijker maken en welke tools en technologieën het team juist productiever en efficiënter kunnen maken.

Aan welke productiviteitskillers moet je hierbij denken?

1. Repetitieve taken en verzoeken

HR-teams krijgen dagelijks talloze verschillende verzoeken binnen, waardoor ze worden afgeleid van de strategische HR-activiteiten die waarde aan het bedrijf kunnen toevoegen. Dit wordt ook nog eens verergerd door de complexiteiten die COVID-19 en de extra nadruk op een veilige werkplek met zich meebrengen.

Deze routinetaken hebben daarnaast een negatieve invloed op de productiviteit van personeelsleden die niet tot de HR-afdeling behoren. Werknemers wachten namelijk op een antwoord op hun vraag of verzoek, terwijl zij zich juist zouden moeten richten op de belangrijke taken die bij hun functie horen.

HR kan deze afname van productiviteit dan ook tegengaan door in employee knowledge portals te investeren, zodat medewerkers zelf snel en gemakkelijk antwoorden op hun vragen kunnen vinden.

Door middel van een selfservice voor werknemers kunnen HR-teams meer tijd vrijmaken om zich met strategische taken bezig te houden en met een dergelijk portaal zullen de verzoeken aan HR met maar liefst 40 tot 70% afnemen.

2. Een overdaad aan cases

Hoewel ieder werknemersverzoek natuurlijk belangrijk is, hebben met name de complexe verzoeken extra aandacht van HR nodig. Deze cases nemen van nature meer tijd in beslag. De manier waarop ze in de backend gemanaged worden, bepaalt dan ook hoeveel tijd ze consumeren.

Zonder een efficiënt HR-casemanagementsysteem lopen organisaties risico op een verminderde werknemersretentie en -tevredenheid.

De gehele organisatie heeft dan ook baat bij het aanbieden van een snellere en preciezere manier om cases op te lossen, zoals een systeem dat HR-verzoeken automatisch doorstuurt naar de relevante HR-professional. Deze heeft hierdoor een volledig overzicht van de casegeschiedenis, toegang tot personeelsbestanden en kan snel een reactie naar de desbetreffende werknemer sturen.

Daarnaast heeft HR, net als andere afdelingen, behoefte aan een minder volle inbox. Een tool die speciaal ontworpen is om werknemersverzoeken op één plaats beschikbaar te maken kan HR helpen om meer overzicht te creëren en minder e-mails te ontvangen.

3. Rommelige processen

Er zijn veel belangrijke momenten in de employee lifecycle, denk bijvoorbeeld aan onboarding, een interne transfer, een promotie of de dag dat een medewerker met pensioen gaat. Verschillende medewerkers en systemen spelen een belangrijke rol tijdens deze processen. Wanneer deze procedures handmatig verlopen kan dit veel vertragingen, fouten en dubbele bestanden opleveren. Het automatiseren van deze processen stroomlijnt je workflows en daardoor kun je een nauwkeuriger en efficiëntere ervaring voor zowel HR als je personeel creëren.

Er zit nog een ander voordeel aan de inzet van een moderne HRSD-oplossing voor de herstructurering van onoverzichtelijke processen: veel minder werk voor je IT-afdeling. Het HR-team kan met een dergelijke tool namelijk zelf op eenvoudige wijze en door middel van slechts een paar muisklikken processen updaten en ook veel sneller op incidenten reageren.

Dankzij innovatieve tools kan HR zijn processen snel vereenvoudigen en updaten, waardoor ze veel minder van IT afhankelijk zijn, flexibeler worden en sneller kunnen reageren. Hoe weet je of je een HRSD-tool nodig hebt? Je kunt altijd een audit van de huidige workflows laten uitvoeren. Hierdoor weet je binnen korte tijd of er dubbele of onnodige zakelijke processen zijn die de productiviteit van je medewerkers vermindert.

4. Een overvloed aan data

Data zijn cruciaal voor een goede HR-strategie en kunnen een grote bijdrage leveren aan je huidige en toekomstige bedrijfspositionering. Toch heb je niets aan data wanneer dit geen inzichten oplevert. Een teamlid kan uren uittrekken om diep in de data te duiken, terwijl het ook mogelijk is om snel alle relevante gegevens in te zien en op basis daarvan een geïnformeerde beslissing te maken. Kortom, data is alleen een productiviteitskiller wanneer je het gebruik ervan niet optimaliseert.

De inzet van een tool die alle data binnen het HR-systeem rapporteert en analyseert is dan ook van levensbelang voor HR-teams die deze gegevens gebruiken voor het monitoren van KPI’s en de resultaten van bepaalde projecten. Door bijvoorbeeld te kijken welke artikelen het meest door werknemers worden gelezen en de meest terugkerende verzoeken te analyseren, kan HR vaststellen waar ze zich op moeten concentreren. Een effectief gebruik van data zorgt dus voor direct handelen en een optimalisering van processen.

5. Papieren documenten

De laatste, echte productiviteitskiller is het oude vertrouwde papier dat we al zo lang op kantoor gebruiken. Denk eens aan de stapels papieren documenten die op bureaus terug te vinden zijn en extra administratieve taken, zoals scannen, kopiëren, printen en archiveren noodzakelijk maken.

De oplossing is simpel – maak gebruik van een allesomvattend documentmanagementsysteem dat automatisch de juiste bestanden voor een medewerker aanmaakt, het elektronisch ondertekenen van documenten mogelijk maakt en het delen en inzien van bestanden binnen een beveiligde omgeving faciliteert.

Aangezien bedrijfscontinuïteit sinds de pandemie een steeds grotere rol speelt, zijn digitale personeelsbestanden een echte must geworden.

Moderne, digitale transformatie

Deze vijf HR-productiviteitskillers geven duidelijk weer dat de investering in een moderne, digitale transformatie van HR-operaties de administratieve workload van je HR-team flink zal verminderen. Daarnaast krijgt personeelszaken dankzij tools toegang tot inzichten, waardoor ze zich kunnen richten op wat echt belangrijk is – namelijk de werknemers. Want één ding is zeker, bedrijven worden groot gemaakt door hun personeel.