Ellen Mackenbach-Lakeman, CHRO Dümmen Orange: “Met een centraal HRIT-systeem kunnen we onze ambities waarmaken”

Door: Ester Schop

Dümmen Orange werkt volgens CHRO Ellen Mackenbach-Lakeman hard aan de wereldwijde integratie van de organisatiestructuur en –cultuur. Het veredelingsbedrijf van bloemen en planten groeide de afgelopen jaren door diverse overnames als kool en heeft de ambitie om wereldwijd de grootste speler te blijven in het sierteeltsegment. Ellen werd zo’n drie jaar geleden aangesteld om één bedrijf te smeden van de geacquireerde bedrijven, die verspreid over de hele wereld gevestigd zijn. Veelal waren dit familiebedrijven.

“Er was dringend behoefte aan standaardisatie en een centraal HRIT-systeem om onze ambities waar te kunnen maken”

Het Duitse Dümmen was zelf ook een familiebedrijf en fuseerde in 2015 onder meer met het Nederlandse Fides tot Dümmen Orange. Het hoofdkantoor staat in De Lier, maar het bedrijf telt ook diverse productielocaties rondom de evenaar.

De in totaal ruim 7500 medewerkers werken verspreid over locaties in onder meer Kenia, Oeganda, Taiwan, de Verenigde Staten, Guatemala, Ecuador, Spanje, Duitsland en Nederland. Het bedrijf focust zich op de veredeling van snijbloemen, pot- en perkplanten en meerjarige- en tropische planten.

Iedere locatie werkte tot voor kort op zijn eigen manier met eigen processen en tools en systemen. “Voor HR was dat soms een payroll-systeem, maar soms ook alleen Excel. Als ik een beslissing wilde nemen, moest ik 26 locaties mailen om gevraagde data in een specifiek bestandsformaat aan te leveren. Die data consolideren kostte niet alleen veel tijd, maar ging vaak ook fout, doordat de data vaak toch niet op de juiste manier werden aangeleverd of lokaal anders werd geïnterpreteerd. Er was dus dringend behoefte aan standaardisatie en een centraal HRIT-systeem om onze ambities waar te kunnen maken”, licht Ellen toe.

Meer dan service providing

Vanuit de kennis en ervaring die zij had opgedaan als HR-directeur bij vorige werkgevers legde zij contact met de usual suspects bij de bedrijven die zij al kende. Daarnaast ging ze op zoek naar partijen die haar konden ondersteunen. “Mijn voorkeur ging uit naar een niet te grote partij. Ik was vooral op zoek naar extra handjes en een partij die pragmatisch met ons mee kon denken.”

Uiteindelijk koos Dümmen Orange voor SuccessDay. Ellen: “Het klikte. Het zijn ervaren en kundige mensen die niet te beroerd zijn om de handen uit de mouwen te steken en ze hebben een praktische insteek. Ze zijn bij ons echt onderdeel van het team geworden. Ik was op zoek naar die teaming-up-spirit. SuccessDay denkt proactief met ons mee over valkuilen en mogelijke oplossingen. Ze spreken zowel de taal van de leverancier als die van de klant. Het gaat dus echt een stuk verder dan service providing.”

“Eerst maar eens leren autorijden in een middenklasser, dan volgt die Rolls-Royce later wel”

SuccessDay ondersteunde bij het vendor-selectieproces. Al snel werd duidelijk dat het een te grote stap was om meteen voor het meest geavanceerde HCM-systeem te gaan.

“Ik zie Workday, SuccessFactors en Oracle HCM als de Rolls-Royces onder de systemen, maar wij moesten eerst nog leren autorijden. Onze processen waren nog niet gestandaardiseerd en onze datahuishouding was nog niet op orde. Dus er moesten eerst wat essentiële stappen gemaakt worden”, vertelt de CHRO.

Hybride vorm

Daarom werd er gekozen voor Talentsoft om een eerste stap naar globalisering van HR en standaarden te realiseren. Het systeem kon volgens de CHRO bovendien als enige de gewenste hybride vorm leveren. Dit was nodig, omdat het HRIT-systeem in sommige landen als primair systeem wordt gebruikt, maar in andere landen voorlopig de eigen payrollsystemen in gebruik blijven als core systeem, waarbij Cegid Talentsoft er dan als schil overheen komt te liggen.

“Met behulp van middleware koppelen we de systemen aan elkaar, zodat we in ieder geval de basisdata in het global HCM-systeem hebben staan. Alle data van bijvoorbeeld time management en overwerk blijven dan nog lokaal belegd. Anders zou de stap simpelweg te groot worden”, licht Hassan Shakeri, Business Consultant bij SuccessDay toe.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat over 3 tot 5 jaar de behoeften van de organisatie opnieuw worden geëvalueerd. Wellicht dat er dan wordt overgestapt op een geavanceerder HRIT-systeem. Op dit moment bevindt Dümmen Orange zich volgens de CHRO midden in een digitale transitie. Hierbij komt heel wat kijken, weet zij uit ervaring. “Het succes van de implementatie, maar ook van de daaropvolgende adoptie door managers en medewerkers is van meer factoren afhankelijk dan van het systeem alleen.”

Resources vaak onderschat

Eerst moet onderzocht worden of de organisatie klaar is voor de digitale transformatie die ingezet wordt. Hoever zijn ze met de data- en processtandaarden en hoe zit het met de IT-volwassenheid van de HR-afdeling?

Welke rollen zijn nodig voor een succesvolle implementatie en kunnen die intern worden ingevuld? En zo ja: hebben deze professionals de juiste capaciteiten en hebben ze voldoende tijd? “Vooral de resources die je als klant zelf moet aanleveren worden vaak onderschat”, vertelt Eveline van Bergen, business consultant bij SuccessDay.

“Wij hadden zelf echt te weinig expertise in huis of het ontbrak ons aan tijd”

Eveline werkte tot vorig jaar aan deze case bij Dümmen Orange. Zo was zij projectmanager tijdens Phase 0 (de fase voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie). Daarnaast heeft zij geassisteerd bij de implementatie van de core- performance management-modules van Cegid Talentsoft. Naast Eveline is er op bepaalde momenten ook een beroep gedaan op vijf andere consultants van SuccessDay door de bloemen- en plantenveredelaar. Ellen: “Wij hadden zelf echt te weinig expertise in huis of het ontbrak ons aan tijd.”

Hassan kwam in april vorig jaar aan boord als projectondersteuner. Later bemoeide hij zich ook met de inrichting van de performance management-module en heeft hij zich bezig gehouden met diverse rapportages en het vlottrekken van de data-import. “Dat bracht de boel in een stroomversnelling. Want de grootste bottleneck bleek toch wel het op orde brengen van de datahuishouding”, vertelt Ellen.

Standaarden en definities bepalen

Binnen enkele weken draagt Hassan trouwens het stokje over aan de onlangs aangestelde dedicated dataspecialist bij Dümmen Orange. Hassan: “Ik heb er alle vertrouwen in; hij snapt het spelletje. Hij weet als geen ander dat standaardisatie en datakwaliteit van essentieel belang zijn voor een succesvolle HRIT-implementatie.” De afgelopen tijd heeft de organisatie hier dan ook flink de schouders onder gezet. Ellen: “Om je een concreet voorbeeld te geven: wij hadden maar liefst vijftien verschillende contracttypes. Inmiddels is dat teruggebracht tot zes.”

“Doordat we inmiddels flinke stappen hebben gemaakt met standaardisatie en de datakwaliteit, kunnen we straks met een big bang live”

Tijdens Phase 0 zijn standaarden vastgelegd en is de route uitgestippeld naar meer HR Maturity. SuccessDay heeft geholpen proces- en datastandaarden op te stellen volgens de gewenste employee journey. Denk hierbij aan een job catalogue, maar ook aan het bepalen van definities: wat betekent bijvoorbeeld één FTE binnen Dümmen Orange? En wat houdt een tijdelijk contract in en wat een permanent contract? “Dat moet voor alle landen gelijkgetrokken worden, anders kloppen je data-analyses niet”, legt Ellen uit.

Daarnaast zijn er van tevoren duidelijke Design Principles opgesteld. Dit zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft en voorkomt dat beslissingen verzanden in eindeloze discussies over persoonlijke voorkeuren en smaak. Ellen: “Met stip op één staat data accuracy. Als HR-gegevens niet kloppen, is het vertrouwen in het systeem zo weg. Het tweede ontwerpprincipe is: het systeem moet echt waarde toevoegen voor zowel de organisatie als de gebruiker. En op drie staat ‘keep it simple’; het systeem moet vooral intuïtief zijn.”

Toch een big bang

Verder zijn de Project Fundamentals (Governance, Risk & Issue Log, et cetera) opgesteld om een vlotte start van de implementatie te garanderen. Vanwege interne personeelswisselingen en de eerder genoemde issues met data- en processtandaardisatie is de go live van het systeem een aantal keren uitgesteld. Op 19 juni 2023 staat de livegang dan toch echt op de agenda – een half jaar later dan gepland.

Dit betekent volgens Ellen niet dat er ook echt een half jaar verloren is gegaan. “In eerste instantie zouden we een gefaseerde roll-out doen: starten in Japan en Guatemala, daarna Nederland en Duitsland, gevolgd door de Verenigde Staten en dan door totdat alle landen live zijn. Maar doordat we inmiddels zo ver zijn met standaardiseren en we ook flinke stappen hebben gemaakt met de datakwaliteit, kunnen we straks toch met een big bang live.”

Die big bang zal naar verwachting zorgen voor een snellere acceptatie van het systeem binnen de hele organisatie. Doordat de organisatie inmiddels meer is geïntegreerd, is er sprake van een matrix-structuur. Hassan: “Sommige managers hebben teamleden in meerdere landen zitten. Dan is het wel zo handig als iedereen al in het systeem zit. Daarnaast gaat Dümmen Orange meteen na de livegang een performance-campagne starten, waarbij het systeem gebruikt moet worden. Dus managers zien meteen wat ze ermee kunnen.”

Toekomstplannen

Datzelfde geldt voor succession planning. De organisatie wil alle medewerkers stimuleren om hun cv te uploaden en relevante data toe te voegen. Zo kan Dümmen Orange wereldwijd het systeem steeds meer gebruiken om talenten te identificeren. Naast de eerder genoemde modules Core en Performance Management wordt ook de Compensation-module uitgerold. “Als je doelen gaat stellen wil je ook dat de bonussen berekend kunnen worden via een global systeem”, zegt Ellen.

Om de adoptie van het systeem te bevorderen zijn alle lokale HR-managers vanaf begin af aan bij het project betrokken. Er zijn workshops gegeven, trainingen ontwikkeld en er wordt gewerkt aan instructievideo’ s. In juni start een pilot. Ellen: “Zo’n 80% van de HR-managers zag vooraf al grote voordelen in een global HRIT-systeem. Het enthousiasme is enorm. Het systeem gaat hun leven makkelijker maken en er ontstaat meer inzicht op basis van data. Daarnaast voelt iedereen zich steeds meer onderdeel van een grote organisatie. Dus dat is pure winst.”