Thuiswerken kwam bij business-softwarebedrijf Exact al jaren voor, maar het was nog nooit voorgekomen dat iedereen thuis werkte. Totdat de dit jaar in het leven geroepen 'Corona Workforce' van Exact onder leiding van CFO Alexander Rahusen besloot toch maar eens proef te draaien naar aanleiding van alle berichten over de ernst van de besmettingen door het coronavirus. Halverwege maart werd een dag ingelast waarop iedereen moest thuiswerken. De servers bleken het experiment met 'Workseverywhere' aan te kunnen, de technische problemen waren verwaarloosbaar. 

We wilden niet in een 'crisismodus' blijven hangen

Toen twee dagen later Nederland grotendeels op slot ging, konden alle medewerkers hun werkzaamheden dan ook gewoon thuis voortzetten. “Al had nog niet iedereen vanaf dag één geschikte apparatuur en kantoormeubilair tot z'n beschikking. Wij hebben er toen voor gezorgd dat mensen de benodigdheden konden ophalen of thuis laten bezorgen”, zegt CHRO Florien de Nijs, sinds een jaar CHRO bij Exact. 

“In het begin hadden we genoeg aan de spullen die we op ons kantoor in Delft op voorraad hadden. Naarmate de coronacrisis langer duurde, wilden steeds meer mensen hun thuiswerkplek zelf inrichten. 

Collaboration hub

“Tegelijkertijd wilden we niet in een 'crisismodus' blijven hangen”, zegt De Nijs. “We wilden niet geheel overstappen op thuiswerken, maar bleven kijken naar andere manieren van werken die coronabestendig waren. 

“Zo hebben we sinds de lockdown in maar steeds gezocht naar manieren om mensen die goede redenen hadden om naar kantoor te komen daarin te begeleiden. Mensen moeten nu eenmaal zakelijke afspraken kunnen maken, en elkaar af en toe op het werk kunnen zien.” 

Al gauw leidde dit ertoe dat het Exact-kantoor in Delft als 'collaboration hub' werd gebruikt, waar mensen weer mondjesmaat konden werken. 

Het was bij Exact nog nooit voorgekomen dat iedereen thuis werkte

In de zomer werd er naast de parkeerplaats zand gestort voor een strand. Er kwamen strandstoelen en tafeltjes. Medewerkers konden er elkaar in de buitenlucht ontmoeten en wat bestellen uit het bedrijfsrestaurant. Vooral voor de sociale cohesie binnen Exact was het strand belangrijk. 

“Veel medewerkers hebben geen zicht op iemand die afscheid neemt of een jubileum viert als het bedrijf volledig online werkt. Op zo'n strand kom je die medewerker gewoon tegen, en kun je hem feliciteren.” 

Beschermd of belemmerd?

De eerste maanden was er grote waardering bij medewerkers voor alle maatregelen die Exact nam terwijl het grotendeels op slot ging. “Sterker nog, mensen waren trots dat Exact zich zo om hun bekommerde. Ze voelden zich beschermd.” 

Tijdens de tweede coronagolf keerde de stemming echter gaandeweg, net als in de rest van de maatschappij. “Mensen voelden zich steeds minder beschermd en steeds meer belemmerd. Zeker toen vanaf september veel andere bedrijven open gingen. 'Waarom mag mijn buurman wel naar zijn werk en ik niet', hoorden we toen vaak. 

Terwijl we alleen al in Delft 700 mensen hebben werken, van wie een groot gedeelte gewend is met openbaar vervoer naar het werk te reizen. Dat vinden we maatschappelijk onverantwoord, daarom hebben we ondanks de weerstand het bedrijf niet weer opengegooid.” 

Verleiden

En, juist om de ernst van de situatie te benadrukken, werden op kantoor maatregelen doorgevoerd om te voorkomen dat mensen te dicht bij elkaar zouden komen. Niet door dwang en een scherper toezicht, zoals voor de hand lag: daar is De Nijs een verklaard tegenstander van. 

Zij wil juist zaken van mensen gedaan krijgen door hen te verleiden, het liefste met speelse en originele maatregelen waar mensen enthousiast aan meewerken. De beslissing om het strand naast de parkeerplaats te vestigen was zo'n maatregel. Nu introduceerde de HR-afdeling van Exact met 'Carla The Corona Cow, een als koe verklede werkstudente die door het kantoor in Delft rondliep. 

Medewerkers die netjes afstand hielden van elkaar, kregen van haar een koetjesreep. Wie te dicht op elkaar zaten, kregen een kaartje met daarop de tekst: 'Boo – stay alert, stay safe'. 

Kerstborrel

Ook is er een 'resilience programma' gekomen, met wekelijkse mindfulness-sessies die medewerkers kunnen volgen om zich te verzekeren van een goede balans tussen werk- en privéleven. Er is een hulplijn waar medewerkers kunnen aankloppen als ze aanspraak willen. De jaarlijks kerstborrel is dit jaar geheel online, maar daarom niet minder aantrekkelijk. 

Medewerkers kunnen straks grotendeels zelf bepalen wanneer ze thuis of juist op kantoor werken

Er komt een 'jolly good game show' (een soort Ranking the Stars waarbij medewerkers van Exact vragen over elkaar mogen beantwoorden), gevolgd door een popquiz. Wie wil, kan het virtuele feest bijwonen met een borrelbox, gevuld met producten uit alle landen waar Exact is gevestigd. 

Het geld dat elk jaar wordt uitgegeven voor kerstbomen in de filialen van Exact wordt dit jaar gedoneerd aan goede doelen in de landen waar Exact actief is – personeelsleden mogen stemmen welke.   

Succesverhaal

Alle maatregelen hebben succes gehad. Althans het ziekteverzuim – dat tijdens de coronagolf even is opgelopen tot een voor Exact hoog percentage van 5 – is weer langzaamaan aan het dalen richting 3%. Een positief signaal dat Exact er niet alleen goed in is geslaagd de verspreiding van corona tegen te gaan, maar ook om de betrokkenheid van het personeel hoog te houden. Dit neemt niet weg dat veel mensen ernaar snakken om weer regelmatig naar kantoor te kunnen gaan, zegt De Nijs. 

“Zeker voor supportmedewerkers is het zwaar. Zij zitten nu de hele dag alleen thuis met een koptelefoon op klanten te woord te staan. Zij missen het contact met collega's enorm.” Als de coronacrisis eenmaal is weggeëbd – zoals het er nu naar uitziet in de zomer van 2021 – zullen zij weer vaker naar kantoor komen.

We willen niet allerlei maatregelen van bovenaf opleggen

Daarmee behoren ze straks vermoedelijk tot de uitzonderingen, zegt De Nijs. “We vragen onze medewerkers regelmatig hoe ze het werk ervaren, en passen daar ons beleid ook op aan. In dit geval blijkt dat 20 procent het liefste dagelijks op kantoor zit. 10 procent werkt het liefste thuis. De rest komt het liefste twee of drie dagen per week naar kantoor.” 

Een en ander zal ertoe leiden dat Exact straks een hybride model zal invoeren, waarin medewerkers grotendeels zelf kunnen bepalen wanneer ze thuis of juist op kantoor werken. 

Blijvend wendbaar

Hoe het er dan precies uit gaat zien, is nog even de vraag. “Ook hier geldt dat we niet allerlei maatregelen van bovenaf willen opleggen. Ik kan me voorstellen dat een programmeur straks vrijwel fulltime thuis gaat werken, en een supportmedewerker juist fulltime op kantoor – maar in beginsel is dat aan de individuele medewerkers zelf. 

“Wij moeten dat faciliteren, en het iemand bijvoorbeeld mogelijk maken om de ene dag onkosten voor thuiswerk te declareren en de andere dag weer reiskosten omdat hij op kantoor is geweest. Wel moeten er dan nog een soort 'rules of engagement' komen, waarin wordt vastgelegd welke verplichtingen je tegenover elkaar hebt. 

“Je wilt tenslotte niet dat een medewerker liever thuis blijft dan naar kantoor komt voor een belangrijke team-meeting, waar wel de rest van het team aanwezig is. Medewerkers moeten bepaalde omgangsvormen in acht houden, ook als ze niet strak worden aangestuurd door leidinggevenden.”

Bijzonder agile 

Zo blijft Exact zoeken naar de beste manieren om zich te vernieuwen. Met de coronacrisis is het bedrijf er goed in geslaagd zich snel aan te passen, en het bedrijf gaat er prat op dat het ook op andere terreinen bijzonder 'agile' is, en signalen van klanten, medewerkers en andere partijen snel te kunnen omzetten in beleid. 

“Ik zie het ook als mijn persoonlijke taak om de komende jaren toe bij te dragen dat Exact wendbaarder wordt. D e coronacrisis is niet iets eenmaligs. Er kunnen zich in de toekomst allerlei onverwachte ingrijpende gebeurtenissen voordoen. Wij moeten ook dan alert reageren.”