Wervingsexpert Gusta Timmermans: “Stop met de vraag: ‘Waarom wil je bij ons komen werken?’!”

Het UWV meldde pas dat de krapte op de arbeidsmarkt zo snel is opgelopen dat alle beroepsgroepen nu een tekort aan personeel hebben. En dat heeft steeds vaker negatieve gevolgen voor de economie. Toch is de gemiddelde aanpak om vacatures in te vullen nog steeds post & pray.

“Het duurt nu gemiddeld 60 dagen om een vacature te vervullen. Dat moet in 10 dagen kunnen”

In aflevering 70 van de HR-podcast van CHRO gaan Toine Al en Pieter Lieverse in gesprek met Gusta Timmermans, oprichter van Recruitment Builders, over hoe je het recruitmentproces kunt versnellen én verbeteren.

Gusta is schrijver van de bestseller ‘Handboek Recruitment & Employer Branding’, een complete vraagbaak voor recruiters, ondernemers en HR-professionals. In deze podcast geeft zij HR-professionals en recruiters praktische tips en adviezen voor lopende vacatures

Wat is er mis met post & pray?

“In de basis denk ik niet zoveel. Als je maar weet waar je kandidaat zich begeeft. Dat kan ook een lokaal krantje zijn. Je kunt maar een keer je budget uitgeven om de vacature onder de aandacht van de kandidaat te brengen. En qua bereik is een oplage van een lokale klant versus LinkedIn of een ander platform echt een enorm verschil.

En LinkedIn is al lang niet meer het geëigende kanaal. Er zijn heel veel platformen. Kijk naar Indeed, de Nationale Vacaturebank, maar ook Jobbird is weer aan het opkomen. Er zijn ook heel veel nichemarkten – en sites waar je kan doorplaatsen. En daar zijn dan weer tools voor die dat voor jou organiseren. Dus post & pray is niet de meest slimme methode om kandidaten te vinden.”

“Vaak beloven werkgevers heel veel wat niet waargemaakt kan worden”

Wat zie je in de praktijk nog meer fout gaan bij het op de radar komen bij potentiële kandidaten?

“In ieder geval de tone of voice. Vaak beloven werkgevers heel veel wat niet waargemaakt kan worden. Wat je vertelt moet wel kloppen en je eigen mensen moeten het binnen ook geloven. Want anders wordt het ongeloofwaardig. En je moet echt weten op welke kanalen je doelgroep zich bevindt. Er is zoveel keuze. Wat spreekt jouw doelgroep aan, wat lezen ze, wat luisteren ze?

De eerste zorg is om mensen in de pipeline te krijgen om gesprekken mee te gaan voeren. En daar zit nog een stap voor, want je hebt maar een beperkt aantal mensen dat actief op zoek is naar een baan, maar ook een hele grote groep latent werkzoekenden. De groep die zich op de arbeidsmarkt bevindt als werkzoekend kun je makkelijk tegenkomen op de eerdergenoemde platformen. De groep die latent op zoek is zul je persoonlijker moeten benaderen. Bijvoorbeeld met een event of, of via je eigen personeel.”

Wat versta je precies onder latente zoekers?

“Mensen die eigenlijk al in een baan zitten, maar die op het moment dat je ze benadert toch wel openstaan voor misschien een verbreding of een verbetering in hun eigen positie. En geld speelt nu ook een belangrijke rol. Ik vind geld niet altijd de juiste basis om over te stappen, maar ik kan me ook voorstellen als je je energierekeningen niet kunt betalen, je die keuze dan wel maakt.”

“Recruitment is eigenlijk sales: je verkoopt je organisatie en je banen”

Kan een organisatie eigenlijk wel zonder recruiter? Of is dat als een ziekenhuis zonder specialisten?

“Dat hangt af van de grootte van je organisatie en hoe moeilijk of makkelijk je de doelgroep kunt vinden. Voor bedrijven met meer dan 500 medewerkers is het interessant om te kijken of je een Recruitment Specialist kunt aantrekken. Of in ieder geval iemand die bezig gaat met arbeidsmarktcommunicatie. Het actief benaderen van kandidaten durft niet iedereen. Recruitment is eigenlijk sales: je verkoopt je organisatie en je banen.”

Waarom is een goede kandidaatreis zo belangrijk?

“Een candidate journey of kandidaatreis zijn alle momenten die een kandidaat heeft met een organisatie. Dat begint met bewustwording dat het bedrijf bestaat, tot het bekijken van een filmpje of folder of het bezoeken van de werken-bij-site. Die moet er dus goed uitzien. Dan kom je bij het sollicitatieproces. Daar gaat echt heel veel fout mee in de BV NL.

Als je willekeurig naar een vacaturesite gaat van een bedrijf en kijkt hoeveel velden je in moet vullen als kandidaat, of waar je nog een pasfoto moet uploaden, of je geboortedatum moet invullen, een motivatiebrief mee moet sturen…. Stop daarmee! Uit onderzoek van Indeed blijkt dat boven de vijf velden invullen – naam, e-mail, telefoonnummer en misschien nog twee andere gegevens – de sollicitatiebereidheid afneemt.

Tussen de 5-10 procent per extra veld. Dus doe alleen de velden naam, telefoonnummer, e-mail en de optie voor een cv. That’s it. Zo kunnen mensen snel solliciteren, ook met een mobiel.”

“Als iemand de moeite heeft genomen om te solliciteren, kom dan niet meer met zo’n vraag aan”

En de rest van de kandidaatreis?

“Dan ga je vragen hoe de kandidaat contact met jou wil. Je hebt tegenwoordig makkelijke tools om meteen een afspraak in te plannen. Als je het echt nodig hebt, vraag je daarna om de motivatiebrief. Je kunt ook een paar extra vragen stellen, waardoor je veel meer oprechte antwoorden krijgt. Zorg ook dat je goed bereikbaar bent voor vragen. Je moet goed nadenken over al die contactmomenten.

Bedenk ook goed wat de belangrijkste eisen zijn: is dat nog steeds het diploma, of kijk je naar competenties en persoonlijkheid? De recruiter doet vervolgens de eerste selectie. Ik zie de recruiter ook als coach van de kandidaat. Daarna ga je als het goed is zo snel mogelijk gesprekken regelen met de vacaturehouder. Als het contract is getekend loopt de kandidaatreis nog door tot en met zijn proeftijd. Daarna wordt het een employee journey.

Waarom kan de vraag ‘Waarom wil je bij ons werken?’ volgens jou echt niet meer?

“Als iemand de moeite heeft genomen om te solliciteren, kom dan niet meer met zo’n vraag aan. Je kunt veel beter zeggen: ‘Joh wat leuk dat je er bent, laten we samen onderzoeken of je bij onze organisatie past. Als na het gesprek blijkt dat het een match is: meteen een aanbieding doen. Die hele reis moet sneller. In Nederland duurt het gemiddeld zestig dagen om een vacature te vervullen. Dat moet echt in tien dagen kunnen.

Want die kandidaat zit misschien ook wel bij drie andere bedrijven op gesprek. Er gaat trouwens ook nog heel veel fout na het aanbod. Als mensen op gaan zeggen, ontvangen ze vaak een aantrekkelijk tegenaanbod. Daar kunnen organisaties ook nog beter ondersteunen. Het is bijvoorbeeld leuk als je een dag voor het opzeggen zegt: ‘Succes met opzeggen!’ of ‘Is het al gelukt met opzeggen? Hoe reageerde je werkgever?’ Zo krijg je meteen al binding met je kandidaat. Vervolgens zorg je voor een goed inwerkprogramma.”

“Zorg dat je je interne arbeidsmarkt echt goed in kaart hebt”

Wat we nu ook wel veel horen is dat uitgenodigde kandidaten toezeggen om op gesprek te komen, maar uiteindelijk niet komen zonder een bericht te geven.
“Ghosting zien we steeds meer, op alle niveaus. Dus snelheid is een must. En luister naar je kandidaat. Persoonlijke aandacht, daar draait het om. Wat drijft je? Wat raakt je? Wat heb je nodig van jouw nieuwe werkgever? Speel daar op in met je aanbod.”

Twee gesprekken zijn genoeg, zeg je?

“Als je het goed doet wel. Bij een managementfunctie praat je vaak met de directie, maar wil je ook met mensen uit je team praten. Dus dan zijn het drie of vier gesprekken. Een assessment kan ook achteraf en gebruik het dan als een ontwikkelassessment. Dan kan je bij de onboarding meteen starten met je ontwikkeling.”

Heb je het idee dat werkgevers minder kritisch of makkelijker worden?

“Ja. En dat is aan de ene kant goed. Als je mensen aanneemt omdat ze al veel ervaring hebben, waar kan de kandidaat dan nog groeien? De uitdaging bij trainingen is dat als er weinig mensen zijn, de werkdruk toeneemt en trainingen er dan vaak bij inschieten. Maar aandacht voor ontwikkeling is nodig om mensen te motiveren en het behouden van mensen is minstens zo belangrijk.”

Veel organisaties maken een duidelijke scheiding tussen flex voor de tijdelijke klussen en vast voor de reguliere formatie. Bij grotere organisaties is de werving van vast en flex vaak ook organisatorisch gescheiden: vast bij HR, flexibel bij inkoop. Maar past die scheiding eigenlijk nog wel bij de huidige arbeidsmarkt?

“Wat mij betreft al heel lang niet meer. Ik zie dat veel bedrijven dat echt nog lastig vinden. Voor vast werk je soms met werving en selectiebureaus, voor flex doe je dat met uitzenders, detacheerders of RPO-partijen, die je recruitment process outsourcing overnemen. HR is verantwoordelijk voor de cultuur en voor de werving en selectie voor vast personeel.

Dat kan niet zonder inkoop of contractmanagement. Dat totaalplaatje noem ik Total Talent Acquisition. Vergeet hierbij ook de interne mobiliteit niet. Zorg dat je je interne arbeidsmarkt echt goed in kaart hebt. Ga in gesprek met je mensen en zorg dat ze ambassadeur van je bedrijf worden, dan hoef je ook niet zoveel aan arbeidsmarktcommunicatie te doen.”

Het loopt HR aan alle kanten over de schoenen. Wat zijn de quick wins?

“Wij kunnen een recruitment-en-arbeidsmarkt-communicatie-scan doen of workshops aanbieden. Vaak kan je heel veel dingen heel makkelijk aanpassen. Laat een of twee vacatureteksten herschrijven door een gespecialiseerd bureau om een beeld te krijgen hoe je dat moet doen. Een tweede quick win is echt stilstaan bij wie je doelgroep is. En als je zelf te weinig expertise in huis hebt om bepaalde functies in te vullen of je netwerk is niet groot genoeg, stap dan naar een bureau.”