HBR: de 10 meest favoriete managementtips uit 2021

Een van de populairste rubrieken op de site van de Harvard Business Review is de ‘Managementtip van de Dag’. De HBR-redactie zette haar tien meest favoriete tips van het afgelopen jaar op een rijtje. Een samenvatting: 

1. Overtuig leidinggevenden van het nut van hybride werken

Veel werknemers willen maar al te graag thuis blijven werken, terwijl hun leidinggevenden iedereen het liefste achter het bureau hebben zitten. Hoe als CHRO met deze tegengestelde wensen om te gaan? Begin met uit te zoeken met wat de leidinggevenden motiveert. Twijfelen ze of mensen hun werk serieus nemen? Zijn ze bezorgd dat werknemers niet genoeg samenwerken?

Als je eenmaal weet wat de reden is voor hun drang om terug te keren, zoek dan manieren om die zorgen weg te nemen. Laat zien dat werken op afstand voordelig is voor het hele bedrijf, niet alleen voor individuen. personen. Zo kun je benadrukken dat het de mogelijkheid biedt bekwame werknemers te behouden behouden die anders zouden vertrekken. Of je zou erop kunnen wijzen dat werken op afstand de mogelijkheid biedt om uit een bredere talentenpool te putten.

2. Kritische feedback op afstand zoals het moet

Kritische feedback geven op anderen is lastig – en al helemaal jullie allebei op afstand van elkaar werken. Hoe doe je dat het beste?

Begin met vragen te stellen. Probeer de iemands ideeën over prestaties te begrijpen voordat je jouw opinie uitspreekt. Toon waardering voordat je kritiek uit. Maak duidelijk dat je positieve bedoelingen hebt. Iets simpels als “Ik sta aan jouw kant” is vaak al genoeg. Wees duidelijk wat je wel en niet bedoelt: “Ik zeg X, ik zeg niet Y.”

En, tot slot: vraag wat je gesprekspartner na afloop wat hij of zij het meest heeft geleerd van het gesprek.

3. Iemand virtueel en vriendelijk aan zijn jasje trekken

Je mailt iemand met de vraag om een gesprek, informatie, input of een introductie … en je krijgt geen reactie. Wat dan?

Vooral vasthoudend blijven maar niet te dwingend worden, is het devies. Trek iemand vriendelijk aan zijn virtuele jasje.

Mail opnieuw, met een aansprekende onderwerpregel. Vermijd algemene formuleringen zoals “Follow-up” of “Even checken” (die als een ingebrekestelling kunnen worden opgevat). Wees specifiek, bijvoorbeeld: “Volgende stappen in project zo en zo” of “Vraag over sollicitatie”.

Verder: wees beknopt en specifiek.

En tot slot: uit onderzoek blijkt dat e-mails die licht tot gematigd positief van toon zijn, een 10 tot 15% hogere respons opleveren dan meer neutrale berichten. Maak de ander dus geen verwijten.

4. Begin je dag met deze eenvoudige oefening

Tijdens de pandemie kan het lastig zijn om de positieve instelling op te brengen die de motivatie en creativiteit stimuleert. Hoe kun je wat optimisme in je dag brengen? Deze twee minuten durende oefening kan helpen. Maak elke ochtend de volgende drie zinnen af (op papier, hardop, of zelfs in je hoofd) voordat je aan je werk begint:

Vandaag zal ik me concentreren op _____.

Vandaag ben ik dankbaar voor _____.

Vandaag laat ik _____ los.

Hoe specifieker, hoe beter.

5. Vier strategieën om je efficiëntie te verbeteren

Vier beproefde strategieën om je schaarse tijd optimaal te benutten:

– Plan je vergaderingen achter elkaar. Het is moeilijk om in een flow te komen als je elk uur wordt onderbroken. Door een vergaderingen achter elkaar in te plannen, maak je tijd vrij om ongestoord en geconcentreerd te kunnen werken.

– Doe je best om enkele sneltoetsen op je computer. De tijd die mensen met muis- en trackpadgebruik verspillen is vaak veel groter dan ze denken.

– Zorg voor de juiste werkomgeving. Als je snel wordt afgeleid door de telefoon, leg deze dan in een andere kamer. Als e-mails keer op keer je aandacht trekken, pauzeer dan de meldingen.

– Tot slot: lees wat je wilt schrijven eens hardop. Lijkt omslachtig, maar het versnelt en verheldert het schrijfproces.

6. Minder zelfkritiek

Het is verleidelijk om te denken dat als je streng bent voor jezelf, je ook beter zult presteren. Maar zelfkritiek kan je humeur, focus en productiviteit verpesten. Probeer je eigen prestaties daarom wat evenwichtiger te bekijken.

Weersta de neiging je te concentreren op een enkele negatieve gebeurtenis en bekijk in plaats daarvan je prestaties in hun geheel. Denk aan een normaalverdeling: sommige dagen zullen onder het gemiddelde liggen, maar dat is… normaal.

Denk na over wat er goed zou kunnen gaan. Om te voorkomen dat je in negativiteit vervalt, kun je positieve “wat als”-situaties doornemen. Wat als dit idee niet stom is, maar leidt tot een doorbraak die het project vooruithelpt? Wat als dit voorstel ertoe leidt dat we beter gaan samenwerken binnen ons team? Wat als anderen mijn presentatie geweldig vinden?

Plan de tijd in die je wilt besteden aan je gevoelens. Stel een timer in voor 30-50 minuten en sta jezelf dan toe om je emoties volledig te ervaren en te verwerken. Zodra de timer afgaat, maak je een bewuste keuze over hoe je die gevoelens achter je kunt laten en verder kunt gaan.

7. Wil je een goed presterend team? Richt je op de onderlinge verbondenheid

Elke leider streeft naar een goed presterend team. Maar vergeet daarbij vaak dat onderlinge verbondenheid de sleutel is tot betere prestaties. Hoe deze te bevorderen?

– Investeer tijd om het met elkaar te hebben over onderwerpen die niet werkgerelateerd zijn. De beste teams zijn niet effectief omdat ze de hele tijd werken. Door dingen te bespreken die niets met werk te maken hebben – sport, boeken, familie, bijvoorbeeld – komen gedeelde interesses aan het licht, waardoor mensen werkelijk contact leggen met elkaar. En dat levert hechtere vriendschappen en beter teamwerk op.

– Creëer een cultuur waarin het uiten van waardering de norm is. Erkenning is vaak een krachtiger motivator dan geldelijke beloning.

– Stimuleer authenticiteit. Het is belangrijk een omgeving te creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen bij het uiten van zowel positieve als negatieve emoties.

8. Goede onboarding tijdens de pandemie

Als je een nieuwe werknemer inwerkt, is het de bedoeling dat hij zich thuis voelt en enthousiast is over zijn werk. Maar hoe zorg je daarvoor als hij op afstand werkt, en alle interacties virtueel zijn? Enkele tips.

Zorg dat de nieuwe medewerker een vliegende kan maken. Zorg bijvoorbeeld dat zijn computer goed is ingericht en dat hij een contactpersoon heeft bij wie hij voor vragen terecht kan.

Zorg dat er allerlei (formele en informele) een-op-een-interacties tussen de nieuwe medewerker en andere personen binnen de organisatie tot stand komen. Aangezien dat niet vanzelf gebeurt als iemand op afstand werkt, moet dat dus worden geregeld.

Verduidelijk de cultuur van de organisatie. Maak ongeschreven regels expliciet: hoe formeel gaat het er aan toe? Zijn er kledingvoorschriften? Wat is de virtuele etiquette bij videoconferenties? Prettig voor de nieuwe werknemer als hij niet hoeft te gissen naar dit soort zaken.

9. Leid met vragen, niet met antwoorden

Je kwetsbaar opstellen en om hulp, opheldering of input vragen kunnen een teken zijn van kracht en vertrouwen, niet van zwakte. De juiste vragen stellen geeft blijk van vertrouwen – en kan daardoor ook vertrouwen wekken. Als je consequent een vraaggerichte mentaliteit aan de dag legt, stimuleer je bovendien een cultuur van nieuwsgierigheid, wat bijdraagt aan het innovatieve en adaptieve vermogen van de organisatie.

10. Leiding geven door onzekerheid

Onzekerheid is onvermijdelijk. Als manager moet je bereid zijn je team door troebele wateren te loodsen, maar daarvoor moet je zelf ook in de juiste mindset komen. Enkele tips hierbij:

– Omarm het ongemak van het niet weten. Verkies een ‘leer-het-allemaal mentaliteit’ boven een ‘weet-het-allemaal mentaliteit’.
– Laat het perfectionisme los. Streef in plaats daarvan naar vooruitgang, weet dat je fouten zult maken maar kunt bijsturen als et moet.
– Weersta de neiging tot oversimplificatie; trek geen voorbarige conclusies.
– Doe het niet alleen. Maak contact met mensen die vergelijkbare ervaringen hebben en een luisterend oor en een frisse blik kunnen bieden.
– Zoom uit. Door een brede, systemische kijk op een probleem, kunnen allerlei impliciet veronderstellingen aan het licht komen. En als je die kent, is het probleem vaak makkelijk oplosbaar.

Bron: HBR: Our favorite management tips of 2021