Het geheim achter de digitale HR-transformatie van Avebe met SAP: op zoek naar ’the best of both worlds’

“Om een goede HR-businesspartner te zijn, en dus een serieuze gesprekspartner van het management en de directie, zijn er andere vaardigheden nodig voor onze HR-professionals. Daar zijn we naartoe aan het werken. Een flexibel en schaalbaar HCM-systeem zoals we dat nu hebben, is hierbij essentieel”, aldus Nico Buijs sinds januari 2020 CHRO bij Royal Avebe.

Het innovatieve bedrijf produceert aardappelzetmeel en aardappeleiwit dat wordt verwerkt in verschillende producten – van Katjesdrop tot diervoeding en van tegellijm tot papier – is al sinds 2000 klant bij SAP. Het bedrijf heeft verschillende SAP-systemen in gebruik voor het managen van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Sinds 2013 heeft de coöperatie een partnerschap met myBrand Conclusion (destijds nog Nextmoves).

“Innoveren zit in ons DNA: wij willen alles uit de aardappel halen wat erin zit. Dat gaat gepaard met een nieuwe visie op talentontwikkeling.”

Eerst lag de focus op het SAP HCM-systeem, dat lokaal (on premise) gehost werd. Enkele jaren terug besloot Avebe om het beheer van de meeste HRIT-diensten uit te besteden en stapte het gefaseerd over op modules van cloud-oplossing SAP SuccessFactors.

Momenteel gebeurt alleen de salarisverwerking nog in de oude omgeving van SAP, omdat Avebe dit zelf wil blijven doen. Bij de overgang van een on premise HRIT-systeem naar een modulaire cloud-oplossing vloog de HR-afdeling van Avebe het project niet alleen aan, maar werd intensief samen opgetrokken met de afdelingen Finance en IT.

Zelfservice in HR

De belangrijkste reden voor de HR-transformatie is de wens om meer richting HR-selfservice te gaan. Managers en medewerkers worden zelf verantwoordelijk voor onder meer learning & development en het registreren van verlof en verzuim. Zo heeft de HR-afdeling minder omkijken naar routineuze administratieve taken die door managers en medewerkers zelf gedaan kunnen worden en kan het focussen op wat écht belangrijk is: het aantrekken, behouden en ontwikkelen van medewerkers.

Nico Buijs, CHRO bij Royal Avebe

“Achteroverleunen en roepen ‘als ik iets moet doen, hoor ik het wel’, kan straks niet meer”

Andere redenen voor de moderniseringsslag zijn de wens om de HR-rapportages te optimaliseren en de groeiende behoefte aan eenduidige HR-processen wereldwijd. Avebe heeft meer dan 1250 medewerkers wereldwijd met productielocaties in Nederland, Duitsland en Zweden.

Focus op innovatie en L&D

De afgelopen tien jaar zijn met hulp van myBrand Conclusion stap voor stap modules van SAP SuccessFactors geïmplementeerd. Om te voldoen aan de groeiende leer- en certificeerbehoefte, en vastlegging hiervan, werd Learning in 2015 de eerste module. “Wij willen alles uit de aardappel halen wat erin zit. Innoveren zit in ons DNA. We stimuleren onze mensen daarom zich zowel vakinhoudelijk als persoonlijk te blijven ontwikkelen, zodat ze maximaal tot waarde worden gebracht”, licht Buijs toe.

Avebe heeft sinds 2018 een eigen innovatiecentrum bij de Zernike Campus bij de Rijksuniversiteit Groningen. In het Innovatiecentrum zijn agri- en food-start-ups, laboratoria, testfaciliteiten en het Customer Experience Center gevestigd. Hier wordt het bedrijf omringd door kennis- en onderwijsinstellingen. Samen met de universiteit, de Hanzehogeschool Groningen en het Institute for Sustainable Process Technology werkt Avebe aan nieuwe producten en speelt het in op de laatste trends en ontwikkelingen.

Inmiddels wordt gewerkt aan een nieuwe visie op talentontwikkeling, waarbij de Learning-module straks onderdeel gaat uitmaken van de Avebe Academy. Nu kunnen medewerkers kiezen uit een aantal voorgeselecteerde verplichte trainingen die voor ze klaar staan in het systeem, maar Avebe wil toe naar een Academy, waar medewerkers kunnen kiezen uit een enorm leeraanbod, zodat ze zelf meer verantwoordelijk worden voor hun inzetbaarheid en ontwikkeling. “Achteroverleunen en roepen ‘als ik iets moet doen, hoor ik het wel’, kan straks niet meer”, licht Buijs toe.

Optimalisatieslag voor inrichting en gebruik

In 2019 volgde de implementatie van een groot aantal andere modules van SAP SuccessFactors, waaronder Employee Central, Recruiting, Onboarding, Performance & Goals en Succession & Development. Nu al die modules geïmplementeerd zijn betekent het niet dat de klus erop zit.

“SAP SuccessFactors is een geweldig systeem met ongekend veel mogelijkheden, maar qua inrichting en gebruik kunnen we nog heel wat verbeteringen doorvoeren. Begin met het ontwikkelen van een heldere visie. Wij betalen het leergeld hiervoor, vijf jaar na de implementatie”, vertelt Erik Elderman, Finance Director Group bij Avebe en betrokken bij diverse verbeter- en digitaliseringsprojecten binnen Avebe.

Erik Elderman, Finance Director Group bij Avebe

“Implementeren van een centrale data-oplossing vraagt om meer dan technologie; ook dienstverlening, processen en verandermanagement zijn nodig” 

Het HR Service Center zal binnenkort worden geïntegreerd met de Salarisadministratie, die dan ook onder de verantwoordelijkheid gaat vallen van de Finance Director van Avebe. Vandaar dat er veel overleg en samenwerking is tussen HR en Finance bij de implementatie en optimalisatie van SAP SuccessFactors. Dit is cruciaal geweest voor het succes van dit project. Van oudsher zijn dit twee totaal verschillende werelden, die heel anders aankijken tegen zaken. Nu komen deze twee belangrijke perspectieven bij elkaar en versterken zij elkaar.

De samenwerking zorgt voor een evenwichtige benadering en een grotere toegevoegde waarde voor de organisatie als geheel. Er is nu een single source of truth, met gezamenlijke definities en één rapportage tool: Power BI. Buijs: “Je moet dit nooit alleen vanuit je eigen HR-silo aanvliegen. Erik en ik vullen elkaar aan. Zo krijg je the best of both worlds. Helemaal als je dan ook nog IT erbij betrekt en de hulp inschakelt van een goede externe partner.” Elderman vult aan: “Aan zo’n implementatie zit niet alleen een technologiekant. Denk ook na over je dienstverlening en je processen en heb oog voor verandermanagement.”

Add-ons voor meer gebruiksgemak

Om de gebruikerservaring verder te verrijken heeft myBrand Conclusion een tweetal add-ons geïmplementeerd: Document Generator (om eenvoudig en snel Microsoft Word- of PDF-documenten te genereren in SAP SuccessFactors) en Digitaal Personeelsdossier (zodat alle documenten digitaal op één plek komen te staan vanaf het moment dat een medewerker in dienst treedt, tot het moment dat deze medewerker de organisatie weer verlaat).

In 2020 is hier ook Verzuim & Poortwachter aan toegevoegd om ook het proces gerelateerd aan de Nederlandse Wet Verbetering Poortwachter eenvoudig te kunnen ondersteunen. Deze oplossing ondersteunt organisaties in het hele verzuimproces, van ziekmelding tot en met de WIA-aanvraag.

Het informeert organisaties pro-actief over naderende deadlines en genereert op verzoek de noodzakelijke documenten. “Alle add-ons zijn standaard software, die naar de wensen en behoeften van klanten geconfigureerd kunnen worden en worden gehost in een data-center van SAP”, licht Roald Gerritsen, directeur HR Solutions & Products bij myBrand Conclusion, toe.

Roald Gerritsen, Directeur HR Solutions bij myBrand Conclusion

“De schermen die managers en medewerkers kregen, zorgden ervoor dat ze door de bomen het bos niet meer zagen en alsnog aanklopten bij HR”

Tot slot is in 2022 gestart met de gezamenlijke ontwikkeling van HR Forms als add-on in het SAP SuccessFactors systeem, om HR-processen eenvoudiger en gebruiksvriendelijker te maken voor de Avebe-managers en -medewerkers. Het gaat om een schil rondom SAP SuccessFactors Employee Central, waarin processen en workflows voor selfservice voor medewerkers en managers worden samengebracht.

Zo krijgen leidinggevenden in Nederland voortaan niet alle 43 maar slechts de benodigde 3 velden te zien bij het invoeren van een contractverlenging, wat de overzichtelijkheid enorm vergroot.

Eenduidiger, efficiënter, inzichtelijker

Daarnaast zijn er formulieren ontwikkeld voor adreswijzigingen, inclusief het berekenen van de nieuwe reiskostenvergoeding, urenwijzigingen en uit dienst-meldingen. “In theorie was het al mogelijk managers en soms zelfs medewerkers dergelijke mutaties in te laten voeren. Maar de schermen die zij kregen voorgeschoteld met tig velden, die lang niet altijd relevant zijn, zorgden ervoor dat ze door de bomen het bos niet meer zagen en alsnog aanklopten bij de HR-afdeling”, licht Gerritsen toe.

Via een formulier dat communiceert met SAP SuccessFactors kunnen de managers en medewerkers nu rechtstreeks in Employee Central allerlei zaken regelen waarvoor ze voorheen een mail moesten sturen, een papieren formulier invulden of de telefoon pakten. Na een succesvolle pilot bij Avebe wordt HR Forms nu ook bij andere werkgevers geïntroduceerd om de HR-processen eenduidiger, efficiënter en inzichtelijker te maken.

Hoe meer managers en medewerkers gewend raken aan het systeem, hoe meer tijd HR zal overhouden om ook echt toegevoegde waarde te bieden, zoals trends destilleren uit de data en hierop anticiperen, en het geven van strategisch advies in de boardroom. Dit vraagt ook om andere vaardigheden. HR-professionals worden steeds meer een HR-businesspartner.

HR moet strategische rol pakken

Avebe verwacht dat de komende tijd vanuit de organisatie diverse verzoeken zullen komen tot het maken van meer formulieren. Buijs: “Toen ik hier nog maar net was kreeg ik nog wel eens de vraag wanneer ik nou eens zou stoppen met ‘die digitalisering’, maar inmiddels beginnen steeds meer mensen binnen de organisatie enthousiast te worden en de toegevoegde waarde in te zien van digitalisering.

Uiteindelijk moet HR met behulp van digitalisering steeds minder uitvoerend worden en vooral een meer tactische en strategische rol gaan vervullen, concludeert Buijs.