“HR-technologie kan pas succesvol zijn als je ook oog hebt voor de zachte kant”

Fieke kwam in november 2020 – midden in coronatijd – aan boord bij Vanderlande. “Qua timing niet ideaal, maar ik loop gelukkig al even rond en weet hoe ik invulling geef en leidinggeef”, reageert ze nuchter. Ze zag een vacature voorbijkomen bij de snel groeiende logistieke procesautomatiseerder voor een functie die haar goed leek te passen: Global Director HR Technology & Data.

“Ik wil graag begrijpen wat mensen drijft en hoe je ze meekrijgt bij grote veranderingen”

“Het bracht alles samen wat ik als next step voor ogen had”, vertelt Fieke, een gepassioneerde HR-leider met uitgebreide ervaring in het aansturen van wereldwijde HR-transformaties ondersteund door technologie. Hiervoor deed ze dit al bij PwC en Philips. Bij Philips was zij onder meer projectmanager & Team Lead HR Digital, waar zij medeverantwoordelijk was voor de implementatie van Workday in meer dan 70 landen.

Ze studeerde aan de Universiteit van Tilburg en behaalde twee masters: Human Resource Studies en Organisatiewetenschappen. “Die laatste studie richt zich op transformaties en verandermanagement. Hierbij spreekt met name de zachte, menselijke kant mij aan. Ik wil graag begrijpen wat mensen drijft en hoe je ze meekrijgt bij grote veranderingen. Maar alleen die fluffy, zachte kant brengt mij niet voldoende. Technologie — de hardere kant — maakt het tastbaar en kan verandering ondersteunen en mogelijk maken”, licht Fieke toe.

Die combinatie van hard en zacht interesseert haar niet alleen zakelijk, maar ook privé. “Ik heb zelf ook een harde en zachte kant. Ik ga nooit een uitdaging uit de weg, wil graag de lead pakken maar zoek ook altijd de samenwerking. Ik ben ambitieus en houd van plannen en organiseren. Tegelijkertijd laat ik mij graag verrassen en kijk ik wat het leven me brengt. Backpacken zonder planning is hiervan een goed voorbeeld. Ik ben een bezige bij, een sociaal dier en een echt natuurmens.”

Zeldzame combinatie

Bas Eggelaar van SuccessDay, dat Vanderlande de afgelopen jaren heeft ondersteund met diverse HR- en technologieprojecten, denkt dat de combinatie van harde en zachte factoren Fieke als mens zo succesvol maakt. “Ik heb heel veel HRIT-implementaties gezien die alleen maar over de IT-as gaan. Die zijn zelden succesvol. En hetzelfde geldt voor een HR-afdeling die fantastisch strategieën kan bedenken, maar geen connectie kan maken met de technologie: dan heb je uiteindelijk nog niks. Succesvolle implementaties houden rekening met beide assen.”

De HR-afdeling van Vanderlande heeft drie pijlers: de HR-businesspartners, die in nauw contact staan met de businessleaders, People Services, die zich richten op de service delivery van HR, en tot slot de Centers of Expertise die zich met complexe vraagstukken, strategie, visie en grotere projecten bezighouden. Fieke zette een Center of Expertise op het gebied van Technologie en Data op voor HR.

“Alle punten van de driehoek kwamen samen en dan ook nog eens bij een internationale organisatie die net als ik Brabantse roots heeft, een professionaliseringsslag aan het maken is en midden in een HR-transformatie zit. Genoeg uitdagingen dus!”

Er waren al wel mensen binnen Vanderlande die zich voor haar komst bezighielden met HR, technologie en data, maar er ontbrak functioneel eigenaarschap. “Mijn team heeft de juiste ervaring en kennis en legt zich dagelijks toe op advisering en delivery. Naast mijzelf gaat het inmiddels om nog zes mensen: een solution architect die het hele technologie- en datalandschap overziet en vijf consultants die zich ieder focussen op hun eigen domeinen binnen HR”.

“Zij halen de behoeftes op binnen de organisatie en maken functioneel de vertaalslag naar wat we systeemtechnisch nodig hebben. Daaromheen hebben we nog een schil met externe partners.”

Preferred supplier

Een van die partners is dus SuccessDay. Fieke klopte bij ze aan voor expertise en hulp bij de optimalisatie van het technologielandschap. Niet alleen van hun HCM-systeem (Workday) dat sinds 2015 gefaseerd in gebruik is genomen, maar ook voor een casemanagement-oplossing die ze toen aan het implementeren waren voor HR Service Delivery.

“We hebben vanuit SuccessDay hele goede, ervaren Lead-consultants aan boord gehad, die de projecten echt op hun schouders hebben genomen”, vertelt Fieke. Bas vult aan: “Omdat we inmiddels preferred supplier zijn, hebben we regelmatig contact en kijken we gezamenlijk naar de toekomstplannen en wat er nodig is. Hierdoor kunnen we goed met ze meedenken, beter plannen en zorgen we dat Fieke consultants krijgt die Vanderlande al goed kennen.”

Hij gelooft net als Vanderlande in langdurige partnerships. Fieke: “Uiteindelijk valt of staat alles bij ons met langdurige partnerships: met onze klanten, met mijn team, met onze managers en medewerkers, maar ook met onze leveranciers.”

“We hebben kritisch gekeken naar onze manier van werken en de rol die HR en onze managers en medewerkers hierin hebben”

Vanderlande was zeven jaar geleden een frontrunner in Nederland als het gaat om de uitrol van Workday. Met cloudsoftware zie je vaak dat organisaties het standaardproduct uitrollen en de huidige manieren van werken proberen te vangen in het systeem.

Fieke: “In de context als frontrunner ruim zeven jaar geleden, hebben we het HR-informatiesysteem destijds op een goede manier uitgerold, maar in de tussentijd is de wereld om ons heen enorm veranderd en maken we met de HR-afdeling ook een transformatie door. We hebben kritisch gekeken naar onze manier van werken en de rol die HR en onze managers en medewerkers hierin hebben.” Toen zij anderhalf jaar geleden aan boord kwam, werd dedicated focus aangebracht op HR-technologie en data en is het HRIT-landschap kritisch onder de loep genomen.

“Toen we in kaart brachten of we onze technologie op de juiste manier inzetten om er het maximale uit te halen, was de conclusie: dit vraagt kennis en er is werk aan de winkel.”

Optimalisatie en redesign noodzakelijk

Het gevolg? Een significante optimalisatie en redesign van het HRIT-systeem, zodat de people-processen van Vanderlande optimaal ondersteund worden. Hiervoor was optimalisatie van de verschillende modules en domeinen nodig, maar ook de backlog moest worden weggewerkt en (nieuwe) functionaliteiten beter benut.

Bas: “De ontwikkelingen in HRIT-land gaan razendsnel. Ik merk dat klanten vaak niet de tijd hebben om zelf alles bij te houden. De systemen worden alsmaar groter en hebben steeds meer mogelijkheden. Vaak heeft een supportteam niet meer de volledige kennis of capaciteit.”

Daarnaast is er niet alleen gekeken naar het systeem zelf, maar ook naar een beter gebruik ervan. Er wordt dus flink ingezet op verandermanagement, communicatie en training. Vanderlande heeft gedurende de hele HR-transformatie de voice of customers (medewerker en managers, red.) heel duidelijk meegenomen.

Er is goed naar zowel managers als medewerkers geluisterd om verschillende (technologische) veranderingen goed te laten landen en de boodschap en de kanalen zijn goed afgestemd op de verschillende doelgroepen.

Introductie van Employee & Manager Self Service

Een van de grootste veranderingen die met de HR-transformatie is gerealiseerd, is dat employee- en manager-selfservice is geïntroduceerd. Traditioneel HR met een tendens om people-managers te ontzorgen is volgens Fieke niet meer van deze tijd.

“We leven in een selfservice-wereld: we willen een app op onze telefoon en bestellen onze spullen online, dit willen medewerkers ook terugzien in hun ervaring op het werk: men wil zelf aan de knoppen zitten. Bovendien willen we toe naar een schaalbare HR-functie, wat betekent dat we ons anders organiseren en de processen hierop inrichten”, licht Fieke toe.

Zo kunnen medewerkers nu bijvoorbeeld zelf hun bankrekeningnummer of adres wijzigen. Ook managers initiëren people-processen in Workday. Ogenschijnlijk kleine dingen, maar de medewerker hoeft niet meer op HR te wachten en kan dingen zelf regelen. Het creëert eigenaarschap. Een win-winsituatie voor de business en HR; HR kan zich nog meer toeleggen op het toevoegen van waarde en het realiseren van een excellente employee experience.

“We moeten continu blijven kijken naar behoeften in de organisatie en hierop inspelen met automatisering en technologie”

Inmiddels zijn er al diverse modules van het HCM-pakket geoptimaliseerd. Fieke: “Qua technologie hebben we een grote klus geklaard, kijkend naar optimalisatie en redesign. In sommige domeinen is nog optimalisatie te doen, voor sommige domeinen kijken we al voorzichtig naar continuous improvement. Verder wordt er ook gekeken naar add-ons en tools van andere leveranciers om het HRIT-landschap uit te breiden en gaan we onze focus aanvullen met een goede fundering op het gebied van Data en People Analytics.”

Door de komst van cloudtechnologie is de traditionele situatie waarin IT volledig de lead heeft in het beheren en verbeteren van het IT-landschap gewijzigd. Dat biedt kansen voor zowel IT als HR. “We moeten continu blijven kijken naar behoeften in de organisatie en hierop inspelen met automatisering en technologie. Dat wil niet zeggen dat de HR-functie en dienstverlening volledig geautomatiseerd en gerobotiseerd wordt. Het blijft mensenwerk. Wederom: de combi van zacht en hard is cruciaal.”

Bas Eggelaar en Juul van Dongen, SuccessDay (foto: Martine Sprangers)