Hybride werken: inspiratie en lessen uit de praktijk van 10 organisaties

Werkgevers en werknemers van Achmea, ICM Opleidingen en Trainingen, Facilicom, ING, ProRail, Friesland Campina, VHP Human Performance, Young Colfield, Ordina en Rabobank zijn geïnterviewd. Het doel van deze interviews was om inzicht te krijgen in hoe het hybride werken in de praktijk binnen organisaties vorm kreeg (toen het thuiswerkadvies dit toeliet) en hoe deze organisaties zich voorbereiden op de toekomst.

Maatwerk

Uit de interviews komt onder andere naar voren dat het maken van afspraken over hybride werken maatwerk vraagt en dat het faciliteren van een goede thuiswerkplek als belangrijke randvoorwaarde wordt gezien. Daarnaast wordt de inrichting van kantoren aangepast om hybride werken te faciliteren. Zo zijn er minder individuele werkplekken en meer samenwerkings- en teamruimtes nodig. De geïnterviewde organisaties zien voor de overheid een actieve rol weggelegd om het hybride werken verder te stimuleren. Dit kan bijvoorbeeld door de positieve maatschappelijke impact van hybride werken meer uit te dragen (zoals het verminderen van filevorming en piekbelasting in het openbaar vervoer) en bedrijven op te roepen om het hybride werken in te voeren.

Een greep uit de rapportage:

Beleid en de implementatie
Om gehoor te geven aan de veelvoud aan wensen van medewerkers hebben de meeste van de gesproken organisaties ervoor gekozen een beleid op te stellen met kaders en richtlijnen die verdere invulling nodig hebben vanuit de teams en het individu.
Er zijn echter ook organisaties die het beleid wat verder invullen door bijvoorbeeld medewerkers te vragen de helft van de tijd naar kantoor te komen.
De organisaties zien samenwerken op basis van vertrouwen als voorwaarde om het beleid te laten slagen. Ook moet er volgens de gesproken organisaties meer gestuurd worden op resultaat in plaats van aanwezigheid.

“Je ziet nu ook verschil tussen de managers. Je ziet dat sommige managers het liefst 5 dagen op kantoor werken en dan zie je het team dat ook doen. Het is echt manager afhankelijk hoe het hybride werken gestimuleerd wordt en wat je daar mee doet.”
– werknemer

HR, facilitair management en IT spelen bij deze organisaties vaak de hoofdrol in de ontwikkeling van het beleid. Medewerkers worden betrokken door middel van surveys, medewerkerstevredenheid onderzoeken of pilots. Ook de OR wordt vaak betrokken of actief geïnformeerd. Daarnaast zoeken organisaties kennis en ervaring buiten de deur. Om gehoor te geven aan de veelvoud aan wensen van medewerkers hebben de meeste van de gesproken organisaties ervoor gekozen een beleid op te stellen met kaders en richtlijnen die verdere invulling nodig hebben vanuit de teams en het individu. Er zijn echter ook organisaties die het beleid wat verder invullen door bijvoorbeeld medewerkers te vragen de helft van de tijd naar kantoor te komen.

Plan je week, check je team, kies je plek
Een van de organisaties heeft als slogan voor het activity based working principe: “Plan je week, check je team, kies je plek”. Dit stimuleert de bewustwording van medewerkers om in overleg met het team de beste plek voor meetings te bepalen. Zo worden creatieve processen fysiek op kantoor georganiseerd, persoonlijke één op één gesprekken tijdens een wandeling en praktische meetings in een virtuele setting.

Experimenteren in de organisatie
In één van de gesproken bedrijven hebben ze heel bewust teams uit de volle breedte van de organisatie gevraagd deel te nemen aan de pilot. Op deze manier kreeg de organisatie inzicht in hoe het hybride werken in de hele organisatie zou landen. Daarnaast gaven ze verschillende teams ook een bepaalde focus of lieten ze twee teams tegenovergestelde zaken uittesten (één team heeft geen werkafspraken gemaakt, een ander team maakt hele strakke afspraken). Op deze manier konden ze verschillende aspecten van het beleid uittesten en kijken waar teams tegenaan zouden lopen.

Medewerkerswelzijn
Alle gesproken organisaties hebben een vitaliteitsbeleid, met toegang tot een vertrouwenspersoon en een ARBO arts. Vaak is er ook een coach, fysiotherapeut, of een psycholoog beschikbaar.

Welzijnsrituelen
Eén van de gesproken organisaties heeft een aantal rituelen ingevoerd om gezond en gelukkig hybride te werken:
• Het inkorten van meetings naar 55 en 25 minuten
• De ‘daily mile’ activeert mensen te gaan wandelen zowel thuis als op kantoor
• Het blokken van lunch breaks in de agenda en het plannen van focustijd
• ‘Meetingless Wednesday’ – het plannen van meetingvrije dagen, waarop iedereen thuis gefocust kan werken.

Deze rituelen worden regelmatig onder de aandacht gebracht en de organisatie ziet dat veel mensen deze rituelen overnemen en dat het helpt in het welzijn.

“Er wordt nog steeds vaak gezegd ‘wees niet te streng voor jezelf, verwacht niet van jezelf dat je altijd van 9-5 productief bent, ga lekker wandelen want dat draagt bij aan de productiviteit’. Dit creëert een gevoel van vertrouwen.”
– werknemer