Jeff Kooijman, M-factor: “High performance is zelfs in de huidige veranderstorm mogelijk”

“Sturen in de veranderstorm & high performance management”: dat was de titel van een recente ‘inspiratiesessie’ van M-factor, een bureau dat organisaties adviseert hoe ze veranderingen kunnen doorvoeren.

“De strategie heeft een kortere houdbaarheidstermijn dan vroeger het geval was”

Alhoewel, veranderingen? Oprichter Jeff Kooijman – die zelf zwaar geïnspireerd is door mensen als Tony Robbins, Simon Sinek en Richard Branson – spreekt liever van ‘vernieuwingen’. Want om mensen mee te krijgen kun je ze beter een ‘vernieuwingstraject’ dan een ‘veranderingstraject’ laten doorlopen, dat motiveert ze meer. En het succes van dergelijke trajecten hangt nu eenmaal af van de mensen die eraan moeten meewerken – van de ‘M-factor’, met andere woorden.

Veranderstorm

Dát veranderings-/vernieuwingstrajecten maar al te vaak nodig zijn, staat wat Kooijman betreft buiten kijf. Want: er woedt een ‘veranderstorm’. Denk alleen al aan ontwikkelingen zoals de oorlog in Oekraïne, de energiecrisis, de stijgende inflatie in combinatie met een afnemende vraag in sectoren die na de coronacrisis zijn opgeleefd, zoals de horeca en de reisbranche.

Er zijn daarnaast allerlei geopolitieke onzekerheden. En die onrust komt bovenop alle disruptieve ontwikkelingen van de afgelopen jaren, zoals de voortrazende digitalisering. Ga daar als bedrijf maar eens aan staan. Probeer tijdens zo’n storm aan diverse fronten maar eens een ‘high performance’ te bereiken en gedurende langere periode beter te presteren dan concurrenten.

“Hoe groter een bedrijf, hoe moeilijker het is om zich aan te passen – olietankers zijn nu eenmaal niet zo wendbaar”

Betere resultaten boeken dan anderen is natuurlijk altijd al een uitdaging. Maar waar je in rustiger tijden op je gemak kunt nadenken over vragen als ‘waar zijn we goed in?’, ‘waar zitten de zwakke plekken?’, ‘waar kunnen we verbeteringen aanbrengen?’, is dat als er een storm woedt heel wat lastiger.

Zo lastig dat bedrijven maar al te vaak ten ondergaan in een soort Darwinistische ‘struggle for existence’. 70 procent van alle vernieuwingstrajecten mislukt, weet Kooijman. En: hoe groter een bedrijf, hoe moeilijker het is om zich aan te passen – olietankers zijn nu eenmaal niet zo wendbaar.

Geen paniek

Toch slagen sommige bedrijven erin zich aan te passen aan de snel veranderende omstandigheden. Deze bedrijven weten een grote wendbaarheid te combineren met een duidelijke missie, visie en strategie. Zij slagen erin te vermijden dat ze paniekerig – schijnbaar pragmatisch – hoeven te reageren op elke plotselinge ontwikkeling door met beleid te handelen.

Ze hebben een ‘purpose’, ze weten wat hun bestaansrecht is, en houden volgens Kooijman vast aan een ‘principiële keuze’ die ze hebben gemaakt. De strategie zal waarschijnlijk eens in de zoveel maanden moeten worden herijkt en heeft een kortere houdbaarheidstermijn dan vroeger, in rustiger tijden het geval was. Niettemin voorkomen ze dat ze gaan ‘zwabberen’, aldus Kooijman.

Anders dan al die bedrijven die niet durven te kiezen (‘ze hebben kiespijn’, grapt hij), die hijgerig de ene na de andere verbetermaatregel nemen en programma’s introduceren om maar snel resultaat te boeken – maar die zoals Kooijman het noemt – ‘uitdoven als een vuurpijl’.

De ‘zachte’ factoren blijven vaak onderbelicht en kunnen zo de bedrijfsprestaties langdurig frustreren

Daarnaast hebben dergelijke high performance-organisaties aandacht voor zaken als de cultuur en de normen en waarden binnen het bedrijf. De ‘zachte’ factoren, kortom, al spreekt Kooijman liever van ‘hardnekkige’ factoren aangezien ze zo vaak onderbelicht blijven en daardoor de bedrijfsprestaties langdurig kunnen frustreren.

Terwijl aandacht voor die factoren ertoe kan leiden dat medewerkers binnen een bedrijf opbloeien, en tot ambassadeurs van de onderneming uitgroeien. ‘Happy people worden’, die de verwachtingen van klanten overtreffen.

Drie pijlers

High performance-organisaties hebben een stevig fundament dat rust op drie pijlers, te weten: inspirerend leiderschap, een cultuur van vertrouwen en een transparante communicatie. Inspirerend leiderschap is van die drie pijlers wellicht de belangrijkste. Het is in elk geval de pijler waar de pakweg tien deelnemers aan de sessie het meeste over te melden hebben. Het meeste te klagen, liever gezegd.

Tijdens een boottocht langs de Amstel (waar het kantoor van M-Factor is gevestigd), gaat het vrijwel alleen daarover. Over het verschil tussen de oudere en de jonge garde – de millennials die nauwelijks levenservaring hebben, en die als het even moeilijk wordt als leidinggevende in paniek raken, zichzelf een slag in de rondte gaan werken in plaats van anderen aan te sturen. Over leiders die geen idee hebben hoe ze de cultuur die zich in decennia heeft geworteld in een onderneming moeten veranderen.

Over leidinggevenden die vooral blaffen naar ondergeschikten (en dan opeens mensgericht leiderschap bepleiten – hoe geloofwaardig is dat?!). Over leiders die onzichtbaar zijn. Over goede productiemedewerkers die promotie maken en al te vaak slecht kunnen leidinggeven en ‘vooral tegen zichzelf vechten’.

Constante verbeteringen

Ook na deze onderbreking zal het aanvankelijk vooral over leiderschap gaan, en dan vooral over inspirerend leiderschap. Inspirerende leiders ‘loodsen, coachen en stretchen’ mensen. Ze inspireren anderen om te streven naar constante, eindeloze verbeteringen. Dergelijk leiderschap is alleen mogelijk als de leider in kwestie bereid is zichzelf ook te ontwikkelen.

‘Know the way, show the way, go the way’, declameert Kooijman. Kortom, een inspirerend leiderschap heeft een visie, vraagt niet alleen van anderen om die te verwezenlijken, maar handelt daar zelf ook naar. Hij streeft naar persoonlijke groei en steunt anderen in hun ontwikkeling.

Hij behandelt zijn medewerkers alsof het familieleden van hem zijn – en zij zullen hem op hun beurt ook weer steunen. Samen werken ze in een cultuur van vertrouwen (pijler twee) eraan om hun gemeenschappelijke visie te verwezenlijken.

De waarden en normen in het bedrijf worden expliciet gemaakt, zodat medewerkers er hun gedrag op kunnen aanpassen

En dan pijler drie: de transparante communicatie. Hierin staan ‘spreek uit, spreek af en spreek aan’ centraal. De waarden en normen binnen het bedrijf worden expliciet gemaakt, zodat individuele medewerkers er hun gedrag op kunnen aanpassen en erop kunnen worden aangesproken als ze dat niet doen.

Zodat de operator in een plant van het levensmiddelenbedrijf weet dat hij niet moet gaan schaften als er een technische storing is, maar de technische dienst moet helpen het probleem op te lossen. Zodat in een restaurant duidelijk is dat als de bel uit de keuken gaat en er een gerecht klaar is, het bedienend personeel dat zo snel mogelijk uitserveert – ook als dat betekent dat gesprekken met gasten voortijdig moeten worden afgerond.

M-Factor maakt voor klanten boekjes (praktische, handzame ‘gedragskompassen’) waarin dergelijke situaties aan de orde komen, en waarin elke afdeling en elke medewerker kan lezen hoe hij in een dergelijk ‘moment van de waarheid’ het beste kan handelen.

Learning-managementsysteem

Al deze onderwerpen komen tijdens de inspiratiesessie in een hoog tempo voorbij. Kooijman spreek van ‘een buffet’, waaruit deelnemers wat snacks kunnen kiezen. Willen ze meer weten – hun eigen ‘vernieuwingstraject’ inzetten, bijvoorbeeld, en alle stappen doorlopen om een eigen gedragskompas te kunnen opstellen, dan kunnen ze M-factor inhuren.

Of (al dan niet in combinatie met een adviesopdracht) een abonnement nemen op Mflix, een dienst voor HR Professionals, ondernemers en leidinggevenden die M-factor onlangs op de markt heeft gebracht.

Mflix is een learning-managementsysteem met een Netflix-achtige ‘look and feel’, waarvoor M-factor tientallen filmpjes heeft gemaakt. Meer dan 50 ‘Building Blocks’, zoals Kooijman het noemt:  over de veranderstorm, over high performance, over inspirerend leiderschap, over al die andere onderwerpen waar M-Factor over adviseert. Afhankelijk van de gekozen abonnementsvorm, gaan de filmpjes gepaard met opdrachten, kunnen gebruikers handouts downloaden, hun kennis toetsen en hun vorderingen op weg naar een ‘high performance-cultuur’ bijhouden.

De schoonmaker krijgt een compleet ‘gedragskompas’ in beeld

Eigen filmpjes toevoegen

Mooi is dat Mflix gepersonaliseerd kan worden. Mensen hebben een eigen account, en kunnen bepaalde, speciaal voor hen relevante filmpjes kijken. Ook kunnen bedrijven eigen filmpjes toevoegen – M-factor heeft een videoproductietak die deze desgewenst kan maken.

Kooijman laat zo’n filmpje zien, voor schoonmakers van een bepaald vakantiebungalowpark. De schoonmaker krijgt uitgelegd welke route hij in het park moet afleggen, waar hij zijn schoonmaakspullen vindt, wat zijn werkzaamheden behelzen en wat er van hem verwacht wordt. Hij krijgt, kortom een compleet ‘gedragskompas’ in beeld.

De deelnemers aan de inspiratiesessie zijn onder de indruk, vooral over die bedrijfsspecifieke filmpjes. “Dit is de toekomst”, roept een enthousiasteling zelfs. Kooijman glundert. Hij heeft jaren gewerkt aan Mflix en tonnen geïnvesteerd. Dat lijkt zich nu te gaan terugbetalen.

Interesse om een Xperiencedag bij te wonen? Zie voor meer informatie en voorwaarden www.mflixacademy.com