Sinds het uitbreken van de corona-pandemie hebben organisaties en werknemers wereldwijd hun dagelijkse routines abrupt moeten aanpassen. Alles wat tot voor kort als ‘normaal’ gezien werd, stond plotseling op zijn kop. Een vraag die veel organisaties zich inmiddels stellen is wat er van deze veranderingen in 2021 permanent zal blijken te zijn. Dit zal niet alleen per organisatie verschillen.

Wellbeing krijgt hoge prioriteit in 2021, zowel fysiek als mentaal

Ook tussen landen onderling zullen zich flinke verschillen gaan aftekenen. In Nederland gaan we heel anders om met thuiswerken dan bijvoorbeeld in Duitsland of Frankrijk, aldus Neelie Verlinden, Digital HR Expert bij Talentsoft en Dennis Valkema, General Manager Benelux bij Talentsoft, leverancier van cloudbased talentmanagement- en learningsoftware.

Signalen herkennen

Zo lijkt de rol van de manager voor thuiswerkende teams tijdens de pandemie de afgelopen negen maanden flink veranderd. Velen moeten voor het eerst hun teams op afstand aansturen. Dat vraagt om nieuwe manieren om medewerkers feedback te geven. En ze tevreden, gemotiveerd en productief te houden temidden van allerlei onzekerheden.

Tegelijkertijd moeten zij in de digitale communicatiestroom in staat zijn signalen te herkennen van werknemers die het moeilijk hebben. De manager is steeds vaker de ‘lijm’ die teams bij elkaar houdt. “Het ondersteunen van managers om vanuit operationeel oogpunt effectiever te zijn en vanuit menselijk standpunt meer empathisch, is maar één van de grote uitdagingen waar organisaties in 2021 en daarna voor staan”, zegt Valkema.

Nieuwe functies waarderen

In Nederland zijn we behoorlijk gewend aan remote working, net als in de meeste Scandinavische landen. Maar dat is al minder gewoon in bijvoorbeeld België en Duitsland. Daar is het toch relatief nieuw wat er nu gebeurt. Valkema: “Onze internationale klanten zien in de huidige situatie een argument om bijvoorbeeld remote working in alle landenorganisaties tot norm te maken.

“Dat vraagt aanpassingen. Waar tot voor kort een conference call vanuit kantoor werd gefaciliteerd met een spider midden op de vergadertafel, gebeurt dat nu via Teams of andere tools. Je ziet dat medewerkers allerlei nieuwe functies daarvan gaan waarderen. Bijvoorbeeld dat je een andere deelnemer tijdens een meeting een bericht kunt sturen of uit een gedeelde database documenten kunt ophalen en presenteren.”

Bedolven

Verlinden is het opgevallen dat organisaties in het begin van de corona-uitbraak probeerden hun fysieke werkwijzen een-op-een naar online-situaties te vertalen. Bijvoorbeeld bijeenkomsten met dertig of veertig mensen beleggen via Teams. Of online meetings inplannen met dezelfde frequentie als voorheen fysiek gebeurde. Verlinden: “Dat is niet altijd werkbaar. Mensen werden bedolven onder online meetings. Daar hebben organisaties zich inmiddels in aangepast.”

Ook heeft de pandemie organisaties er volgens Valkema weer bewuster van gemaakt hoe waardevol de medewerkers eigenlijk zijn voor de organisatie. Een aspect dat nu meer tot uiting komt is authenticiteit in het gedrag van zowel de medewerkers als de managers. Daardoor bereiken zij een hoger niveau, krijgen meer ruimte en vertrouwen wat mensen tot betere prestaties brengt, aldus Valkema.

Nader tot elkaar

“Online contact stimuleert het tonen van je authentieke ik. Dat wordt gemakkelijker doordat we online veel meer van elkaars persoonlijke leven zien. Denk aan kinderen of huisdieren die op de achtergrond in beeld komen. Vreemd genoeg brengt dat mensen terwijl ze fysiek op afstand zijn, mentaal toch nader tot elkaar. Datzelfde is in de context van de dagelijkse werkplek veel lastiger te realiseren.”

Verlinden: “Organisaties zetten de mensen nu eerder voorop en hebben meer aandacht voor het welzijn van de medewerkers, oftewel family first. Verder zie je door het op afstand werken ook dat er meer ruimte is voor de autonomie van medewerkers.”

Voortdurend feedback

Werken op afstand maakt dat organisaties een groeiend behoefte hebben aan voortdurend bereikbare medewerkers, opdat er voldoende gecommuniceerd kan worden. En het beter in staat kunnen stellen van managers en medewerkers om voortdurend onderling feedback te geven aan elkaar. Valkema: “Dat kan bijvoorbeeld heel goed in de vorm van feedback-teams die via feedback-apps kunnen communiceren op een respectvolle en oprechte manier.”

Daarbij hebben organisaties baat bij meer openheid om goed op nieuwe situaties te kunnen inspelen. Verlinden: “Dat vraagt om humility, dat wil zeggen erkennen dat zij niet alle oplossingen hebben. Zij moeten elke medewerker de ruimte geven om met oplossingen te komen. Dat verbetert de samenwerking en vergroot het aanpassingsvermogen van de organisatie. En voor die samenwerking is het belangrijk dat medewerkers nieuwe soft-skills ontwikkelen.”

De mogelijkheid elkaar online ook te kunnen zien zorgt voor veel rijkere communicatie dan alleen bellen

In een recent verschenen HR Trendrapport van Talentsoft staat onder meer dat vóór de pandemie thuiswerken al veel langer een trend was. Toch is er wereldwijd nog nooit op zo’n grote schaal gedwongen thuisgewerkt door zoveel mensen als nu. Is dat niet juist een groot verschil met de periode voor de crisis? Valkema: “Dat is zeker een verschil, maar het hangt er ook vanaf naar welk land je kijkt. In Nederland lijkt het verschil groot, maar dat is pas echt groot in bijvoorbeeld Duitsland of Frankrijk. Daar werd in vergelijking met Nederland of Denemarken voor de crisis relatief weinig thuisgewerkt.”

Groepsdynamiek

Over managers concludeert het trendrapport dat zij ‘de lijm’ zijn die de teams bij elkaar houdt. Tegelijkertijd worstelen managers met hun aanpak omdat iedereen zich nu anders gedraagt. Dat uit zich onder meer in de groepsdynamiek en de sociale druk die daar bij hoort. En in de dynamiek tussen individuele medewerkers onderling. Mensen voelen zich in de groep niet altijd veilig, bijvoorbeeld om hulp te vragen als ze die nodig hebben. Daar is binnen de individuele dynamiek nu juist meer ruimte voor.

Valkema: “Medewerkers weten mij als manager beter te vinden met vragen en twijfels dan voorheen in de context van het kantoor. Remote working heeft in dat opzicht voor een extra dimensie gezorgd in de communicatie. Die multidimensionale communicatie tussen mensen zal door online systemen meer ruimte krijgen. Ik geloof niet dat AI deze communicatie op termijn zal vervangen, maar deze juist verstrekt.”
Verlinden: “Ja, want de keuze hoe AI wordt ingezet is aan onszelf. En het ligt voor de hand dat we AI zullen inzetten voor bepaalde taken, zodat we zelf de handen vrij te hebben voor taken die wij liever zelf uitvoeren.”

Wennen

De vraag is of mensen ooit echt zullen wennen aan de virtuele werkplek, of dat dit op zijn best als een noodzakelijk kwaad wordt gezien. Tot op zekere hoogte zullen we er aan wennen, denkt Verlinden. “Er zijn ontegenzeggelijk voordelen. Op afstand communiceren brengt ons als mensen dichter bij elkaar, omdat je letterlijk meer van elkaars persoonlijke leven ziet. Maar de behoefte om elkaar in persoon te ontmoeten zal altijd blijven.”

Valkema: “We zullen vanzelf een balans gaan vinden tussen deze twee uitersten. De mogelijkheid om thuis te werken zal voorzien in de behoefte van mensen om zich voor bepaalde taken terug te trekken om in rust te kunnen werken, wat in de buitenwereld en in de werkomgeving steeds moeilijker is geworden. Aan de andere kant is er de behoefte aan sociale interactie met collega’s, zowel in werkverband als daarbuiten. Bij werken op afstand zorgt de mogelijkheid elkaar online ook te kunnen zien voor veel rijkere communicatie dan alleen bellen. Bij dat eerste kun je elkaar veel beter helpen als er iets mis gaat.”

Moed niet verliezen

Kijkend naar 2021 en daarna zullen organisaties vooral worstelen met de vraag: hoe houden we onze medewerkers betrokken? Daarnaast speelt de vraag: hoe zorg ik ervoor dat medewerkers niet de moed verliezen. En dat hangt direct samen met de situatie rondom corona.

Verlinden: “Mensen zitten al vrij lang thuis en krijgen daar meer en meer last van. Wellbeing krijgt daarom hoge prioriteit in 2021, zowel fysiek als mentaal. Het punt is dat het enige wat mensen kunnen doen is werken, nu veel andere activiteiten niet of nauwelijks mogelijk zijn. Daardoor ontspannen mensen minder en werken meer, maar zonder voldoende onderbreking.”

Sleutel tot succes

Het faciliteren van managers om ze in staat te stellen te signaleren hoe het met medewerkers gaat, zal ook veel aandacht moeten krijgen in organisaties. Dat betekent dus zowel ervoor zorgen dat mensen zoveel mogelijk op afstand kunnen doen als voldoende mogelijkheden creëren om te meten hoe het staat met de performance en het welzijn.

Valkema: “Dan kun je tijdig het gesprek aangaan waar dat nodig is. Dat te organiseren zal aan de ene kant de grote uitdaging voor organisaties zijn. Aan de andere kant is het tevens de sleutel tot succes. Denk aan de toegenomen ruimte voor het aangaan van een-op-een-gesprekken met collega’s.”

Informele cultuur

Daarbij zal de organisatiecultuur mede bepalend zijn voor het welslagen van de communicatie bij werken op afstand. Zo werkt de informele cultuur die we bijvoorbeeld in Nederland en de Scandinavische landen kennen, ook goed in een online-setting. In landen met meer formele en hiërarchische omgangsvormen zoals Frankrijk en Duitsland werkt dat toch anders, aldus Verlinden.

“Dat belemmert een soepele online communicatie en maakt thuiswerken er dus niet aantrekkelijker op. In de betreffende landen moet er nog wel een slag gemaakt worden om het online goed te laten werken. Daar komt nog bij dat in meer formele en hiërarchische organisaties werken op basis van controle meer de norm is en zij ook daarom moeite hebben met thuiswerken.”

Verschillen onderkennen

Dat schetst de complexiteit van het ‘nieuwe normaal’ voor bijvoorbeeld multinationale organisaties, waar meerdere talen worden gesproken en die in meerdere tijdzones actief zijn. Valkema: “En waar nationale verschillen spelen, zoals de traditionele dagindeling, hoe kinderopvang geregeld is of wat gangbaar is qua huisvesting. Ook voor deze organisaties is van evident belang dat zij hun mensen, ondanks al die verschillen, met elkaar weten te verbinden. Dan is het des te belangrijker om die verschillen te onderkennen.”

Meer lezen over dit onderwerp?

Download hier het Talentsoft HR Trendrapport 2021: Helderheid scheppen in de chaos