Marcel Thaens, CIO Provincie Noord-Brabant over HR en AI-gebruik: “Blijf kritisch en gebruik je verstand”

Vrijwel iedere organisatie wordt geraakt door digitalisering, stelt Thaens, de Chief Information Officer (CIO) van de Provincie Noord-Brabant, die vrijwel zijn hele carrière al actief is op het gebied van technologie binnen de publieke sector. “Je zult hier als organisatie dus mee aan de slag moeten, of je nou wil of niet. En dat geldt zeker voor Artificial lntelligence (AI), waarvan de ontwikkelingen recent in een stroomversnelling zijn gekomen.”

‘Wacht niet langer. Trap niet op de rem. Voor je het weet loop je achter de feiten aan.’

Zijn advies? Wacht niet langer. “Medewerkers verbieden om het te gebruiken heeft sowieso geen zin, want dan doen ze het thuis wel. Vrijwel iedereen heeft al eens uitgeprobeerd hoe ChatGPT werkt. Dus trap niet op de rem, maar omarm het en onderzoek wat AI voor jouw organisatie en jouw functie kan betekenen. Want voor je het weet loop je achter de feiten aan”, zegt Thaens.

Wat dat concreet betekent, is voor iedere sector, ieder bedrijf en iedere functie weer anders. “We worden steeds afhankelijker van technologie en medewerkers moeten worden meegenomen in deze verandering.” Hierbij ziet de CIO een belangrijke rol weggelegd voor HR. Niet alleen moeten nieuwe collega’s die beschikken over de juiste vaardigheden worden aangenomen, ook de bestaande workforce moet worden bijgeschoold en op de juiste manier worden begeleid.

AI-challenge

Thaens heeft binnen de Provincie een AI-challenge uitgeschreven om medewerkers na te laten denken over wat deze technologie in positieve zin kan betekenen voor hun werk. Het heeft geresulteerd in een oogst van ruim tachtig ideeën, uiteenlopend van betere vacatureteksten schrijven, verbeteren van de dienstverlening van Ons Loket – het IT-servicecentrum van de Provincie Noord-Brabant – tot de inzet van AI bij het bepalen van de beste locatie voor een nieuwe energy-hub.

De jury heeft de meest veelbelovende ideeën geselecteerd die de komende tijd verder worden uitgewerkt en ondersteund. Thaens: “Zo verkennen we voor de energy-hub welke data we al hebben en welke stappen er nog nodig zijn. Wat kan AI betekenen? En op welke manier?” De winnaars hebben een AI-training van een dag gekregen. Verder is een groep studenten gevraagd om een toolbox en een prompt-bibliotheek te ontwikkelen voor het gebruik van AI. ‘Wij zijn een publieke organisatie, dus verantwoording afleggen is een vereiste’

Virtuele collega Sammie

Ook is er sinds kort een nieuwe virtuele collega actief binnen de Provincie Noord-Brabant: Sammie. Sammie ondersteunt collega’s bij het beantwoorden van beleidsmatige vraagstukken over stikstofuitstoot. Zoals: ‘Hoeveel koeien zijn er in Reusel?’ en ‘Welk effect heeft de stikstofuitstoot op het nabijgelegen Natura2000-gebied?’. De antwoorden van Sammie zijn onderbouwd met bronnen, in tegenstelling tot ChatGPT. Thaens: “Wij zijn een publieke organisatie, dus verantwoording afleggen is een vereiste. De data waarop Sammie zich baseert moeten altijd controleerbaar zijn.”

Marcel zegt dat er veel is geleerd van de pilot rondom Sammie – niet alleen op technologisch vlak, maar ook als het gaat om de menselijke en de proceskant. Hij wil graag vier leermomenten uitlichten:

1. Sammie kon in eerste instantie niet aan Teams worden toegevoegd, omdat het informatiebeveiligingsbeleid niet toestond dat apps van derden worden gekoppeld aan de Teams-omgeving;
2. Sammie kon eerst ook niet worden toevoegen aan WhatsApp, omdat er een Amerikaans telefoonnummer werd gebruikt;
3. Omdat de ethiek niet mee was genomen in de antwoorden, beantwoordde Sammie ook vragen buiten stikstof om. Nu is Sammie zo geprogrammeerd dat hij antwoordt dat hij alleen getraind is op stikstof en op andere vragen geen antwoorden kan geven. Ook beseft Sammie inmiddels dat de agrarische sector niet in zijn eentje verantwoordelijk is voor de stikstofuitstoot. Sammie er bij eerdere antwoorden namelijk steeds vanuit dat de volledige stikstofuitstoot uit de koker kwam van de agrarische sector, omdat Sammie zich alleen baseert op data over die sector.
4. Sammie is een taalmodel en kan geen tabellen lezen, omdat dit cijferreeksen zijn. Wees je hiervan bewust tijdens het trainen van het model.

Ambitieuze toekomstplannen

Er zijn plannen om de diensten van Sammie verder uit te bouwen. Zo zou het een idee zijn te onderzoeken of de tool ook kan worden ingezet bij het afhandelen van WOB-verzoeken. “Als je Sammie kunt trainen om al onze systemen te scannen op bepaalde data en vertrouwelijke data automatisch onleesbaar laat maken, bespaart dat mijn collega’s straks heel veel tijd en moeite.” Daarnaast komt er Europese wetgeving aan die verplicht om actief informatie openbaar te maken. Ook hierbij kan AI een nuttige rol spelen. “Een Sammie op je website kan bezoekers helpen bij het vinden van bepaalde informatie.”

‘Door AI gaat het werk van beleidsmedewerkers aanzienlijk veranderen, wat vraagt om andere skills’

De CIO verwacht dat AI de manier waarop beleid wordt ontwikkeld en uitgevoerd radicaal gaat veranderen. Nu zijn die trajecten heel complex en langdurig, met diverse inspraakrondes waarbij steeds weer terug naar de tekentafel gegaan wordt. “Wij beschikken over enorm veel data. Stel nou eens dat wij heel Noord-Brabant visualiseren met behulp van die data, AI en Digital Twinning, zodat er een 3D-beeld ontstaat, vergelijkbaar met de game SimCity.”

Spelend beleid ontwikkelen

Binnen enkele jaren kan dit het werk van beleidsmedewerkers ingrijpend veranderen. Zij gaan als het ware spelen om tot beleid te komen. “Stel je moet 300 windmolens plaatsen in Brabant. Je pakt je 3D-model erbij en plaats ze op verschillende plekken en laat doorrekenen wat de effecten zijn. Zo ga je op zoek naar de oplossing met het grootste draagvlak en kun je heel efficiënt en effectief over beleid brainstormen. Je maakt het direct heel concreet voor iedereen.” De CIO is deze toekomstdroom samen met collega’s alvast aan het verkennen.

Maar wat betekent dit concreet voor de HR-afdeling? Er is behoefte aan professionals met zowel domeinkennis als digitale skills en die zijn schaars. “Onze beleidsmedewerkers krijgen een andere rol. De data die je nodig hebt om beleid te ontwikkelen moet in systemen terecht komen. En je moet restricties meegeven, want er zijn natuurlijk allerlei regels. Je mag een windmolen bijvoorbeeld niet pal naast een huis of een ander object neerzetten. Inhoudelijke kennis blijft dus

‘Kijk ook intern of je al talent in huis hebt dat collega’s kan trainen en voorbereiden op de veranderingen die komen gaan’

Vaardigheden in het verzamelen, opschonen en analyseren van gegevens zijn cruciaal voor het trainen van AI-modellen. Dat vraagt dus om beleidsmedewerkers met andere skills. Gezien het grote tekort aan professionals met ICT-skills, moet er volgens Thaens razendsnel een inhaalslag worden gemaakt. “Het is alle hens aan dek voor universiteiten, hogescholen en ROC’s, maar ook voor particuliere om- en bijscholingsinitiatieven. Kijk ook intern of je al talent in huis hebt dat collega’s kan trainen en voorbereiden op de veranderingen die komen gaan.”

Check op copyright, duurzaamheid en uitbuiting

HR-professionals moeten volgens Thaens ook voldoende oog hebben voor de haken en ogen aan het gebruik van AI op de werkvloer. “Blijf kritisch en gebruik je verstand. Er zitten allerlei consequenties aan gebruik van AI, bijvoorbeeld op het gebied van copyright en duurzaamheid – als je drie vragen stelt in ChatGPT, is er tien (!) liter water nodig om de servers te koelen. Bovendien krijgen platformwerkers die de labeling van AI-systemen trainen vaak zwaar onderbetaald. Je zult als organisatie na moeten denken hoe je met deze manier van vervuiling en uitbuiting om wilt gaan.”

Tot slot benadrukt hij dat je het beste dingen leert door het te doen. Pas dan weet je wat het betekent. Edward Tenner schrijft in zijn boek ‘Why Things Bite Back’ dat je de effecten van technologie pas echt ziet als je het toepast in echte situaties, bij echte mensen, in echte organisaties. “Dus waar wacht je nog op?”