De werknemers van Detailresult Groep hebben het nodige werk moeten verzetten om alle klanten veilig te voorzien van de primaire levensmiddelen, hetgeen tijdens de coronacrisis ‘een vitaal beroep’ is gaan heten. De beelden van consumenten die tijdens de eerste lockdown massaal toiletrollen kochten spreken voor zich. 

Thuiswerken kwam tot voor kort helemaal niet voor binnen het bedrijf 

“En de vraag is daarna hoog gebleven”, zegt Marike van Amsterdam, sinds 2013 directeur HR van Detailresult Groep. “Zeker nadat de horeca in lockdown ging, en mensen het thuis gezellig gingen maken.” Ook wilden consumenten vaker hun boodschappen thuisbezorgd krijgen, een ontwikkeling waar DekaMarkt mee te maken kreeg. 

Spatschermen 

Daar bovenop moest het concern net als alle andere bedrijven voldoen aan de coronarichtlijnen van het RIVM en moest het de hygiënemaatregelen doorvoeren, erop toezien dat bezoekers aan de supermarkten afstand van elkaar hielden en de veiligheid van de eigen medewerkers garanderen. In de winkels moesten spatschermen komen. Er moest bestickering worden aangebracht. Het personeel kreeg hesjes met de tekst 'Beste klant, samen houden we 1,5 meter afstand'. 

De cursus 'omgaan met lastige klanten' werd uitgebreid met de module 'omgaan met ongewenst gedrag tijden corona'

Diezelfde boodschap kreeg het publiek ook via beeldschermen in de winkels meegedeeld. Voor de ruim 18.000 medewerkers kwam er een app met praktische en toegankelijke informatie over hoe ze de coronamaatregelen moesten toepassen. Wie zich niet helemaal lekker voelde of een verkoudheidje had, werd gevraagd thuis uit te zieken. Aan de online cursus 'omgaan met lastige klanten' werd als extra module toegevoegd 'omgaan met ongewenst gedrag tijden corona'. 

Het vaste bedrijfshulpverleningsprogramma werd opgesplitst in een theoretisch gedeelte om thuis te volgen en een praktijkdeel voor kleine groepjes op de werkvloer. De ouders van scholieren en andere minderjarige medewerkers kregen een brief met uitleg over hoe het concern zorgde voor de veiligheid van hun kinderen. Om maar enkele van de belangrijkste coronamaatregelen te noemen. “Het zijn er zoveel. Je vergeet door alle hectiek ook gauw wat er allemaal is gebeurd”, zegt Van Amsterdam, die als lid van het crisisteam corona direct mede-verantwoordelijk was voor alle aanpassingen.

Omschoolweek

Geen wonder dat Detailresult Groep in de afgelopen maanden niet alleen een volledig beroep heeft gedaan op de ruim 22.000 eigen medewerkers maar zelfs extra uitzendkrachten heeft ingezet aan het begin van de corona uitbraak in de distributie- en productiecentra (de bakkerijen en de slagerij). 

Wij kunnen ze die baanzekerheid garanderen 

Ook werd bij Dirk de ‘Dirk management-omschoolweek’ gestart. Om medewerkers van an-dere branches in één week Supermarktmanager of Afdelingsmanager te laten worden. Als het na de stage voor beide bevalt, dan biedt Dirk direct een betaalde baan aan als Afdelings-manager of Supermarktmanager, afhankelijk van wat het beste bij de kandidaat past. “Wij kunnen ze die baanzekerheid garanderen.” 

Voor de medewerkers op de kantoren van Detailresult Groep in Velsen-Noord, Sassenheim en Amsterdam bleken de gevolgen eveneens ingrijpend maar anders dan in de winkels en de productie- en distributiecentra. “Daar werken collega’s nog dagelijks met elkaar samen. De kantoren zijn sinds maart vorig jaar daarentegen in lockdown. De medewerkers werken sindsdien vanuit huis. Een enorme omschakeling, temeer daar thuiswerken tot dan toe helemaal niet voorkwam binnen het bedrijf.” 

In maart werden in allerijl laptops en beeldschermen ingekocht. Aanvankelijk moesten personeelsleden die een bureaustoel nodig hadden thuis de spullen op kantoor komen ophalen. Inmiddels kunnen ze een bureaustoel en tafel thuis laten bezorgen. 

Bewezen wendbaarheid 

Op de vraag wat de grootste uitdagingen voor HR zijn heeft Van Amsterdam in het verleden altijd het belang van wendbaarheid benadrukt. Een wendbare organisatie, die weet om te gaan met veranderingen – wat die veranderingen ook behelzen – heeft volgens haar de toekomst. Wat de toekomst brengt is onzeker, maar je kunt wel proberen om flexibiliteit in te bouwen zodat je snel kunt inspelen op veranderende omstandigheden. 

“Daar zijn we tijdens de coronacrisis goed in geslaagd. En óf we wendbaar zijn gebleken! Het personeel heeft z'n schouders er elke dag onder gezet om alle activiteiten door te laten gaan. Iets waar mijn directiecollegas en ik enorm trots op zijn.” Aan het einde van het jaar hebben alle 22.000 medewerkers ook een waarderingsbonus gekregen, als blijk van dankbaarheid. “Al is zoiets niet in geld uit te drukken. Maar ik ben blij dat we dit gebaar hebben kunnen maken.”

Waren er dan geen uitdagingen? Zeker, vooral na de zomervakantie wilde onze kantoormedewerkers die aan huis zaten gekluisterd graag terugkeren naar kantoor. “Ook omdat andere bedrijven toen een versoepeling doorvoerden. Wij hebben hier van afgezien aangezien mensen in de wintermaanden extra vatbaar zijn voor ziekten. En we wilden de RIVM-richtlijnen volgen, die aangaven ‘werk zoveel als mogelijk vanuit huis” 

Externe coaching

Na een paar maanden van corona merkte Van Amsterdam dat het coronavirus onder de medewerkers de nodige veranderingen met zich mee bracht. Niet alleen in de dagelijkse routines maar ook raakte medewerkers soms uit balans. Leidinggevende en HR boden een luisterend oor en waar mogelijk hulp. 

Daarnaast wilde Detailresult Groep aan al haar medewerkers in deze turbulente tijd ook extra hulp aanbieden door externe coaches aan te bieden. “Ze kunnen terecht voor advies als ze zich eenzaam voelen, omdat ze moeite hebben een goede balans tussen werk en privé te vinden, omdat ze zich zorgen maken over hun financiële situatie omdat hun partner zonder werk is komen te zitten of om andere redenen.” 

De beste ideeën ontstaan als je een diverse groep hebt

De gesprekken met de coaches zijn vertrouwelijk, maar Van Amsterdam heeft wel inzicht in de globale – anonieme – uitkomsten zodat Detailresult nog beter kan ondersteunen waar nodig. “Uit de gesprekken na de vakantie bleek hetzelfde als uit de enquêtes die Detailresult Groep onder de medewerkers hadden gehouden: dat mensen die thuiswerkten prima in staat waren om de dagelijkse uitvoerende werkzaamheden uit te voeren, maar dat ze hun collega's op kantoor misten.

Een uitdaging die bovendien niet zomaar was op te lossen omdat zoveel als mogelijk thuiswerken nog steeds het uitgangspunt is. “Online hebben thuiswerkers veelal contact met hun leidinggevenden en directe collega's. Terwijl het belangrijk is dat ze ook mensen van het werk buiten die kleine kring zien. Dat is bevorderlijk voor de saamhorigheid binnen het bedrijf. En de beste ideeën ontstaan als je een diverse groep hebt, met mensen van verschillende afdelingen.” 

Online yogalessen 

Om de teamgeest binnen het hele bedrijf te bevorderen, kwamen er allerlei initiatieven. Zo wordt sinds enkele maanden online 'koffiemomenten’ gehouden, zodat medewerkers elkaar informeel kunnen spreken. Er worden online pubquizzes aangeboden. En bij Jong-DRG konden medewerkers online taarten gaan bakken, en terwijl de taart in de oven stond met elkaar online bingospelen. Ook werden er – uiteraard ook online – yogalessen gevolgd. 

Direct werkgerelateerde zaken zijn er ook. Zo is er een 'loopbaanfestival' gekomen: medewerkers, die door de coronacrisis toch al zijn aangezet om na te denken over de toekomst, kunnen informatie inwinnen over de mogelijkheden om binnen het bedrijf door te stromen. Die mogelijkheden zijn er volop, voegt Van Amsterdam toe. Ook als de crisis straks voorbij is en de drukte (wellicht) afneemt). “Zo zullen er door bijvoorbeeld de verschuiving van offline naar online mogelijk meer medewerkers nodig zijn om thuisbezorgen en online bestellen mogelijk te maken.” 

Ook het thuiswerken zal straks blijven, al is het niet de bedoeling dat medewerkers helemaal niet meer naar kantoor komen. “Het kantoor zal wel van karakter veranderen. Het wordt meer een ontmoetingsplaats voor collega’s die elkaar willen zien en ideeën uitwisselen. En er zullen eerder flexplekken komen, zodat mensen die toch naar kantoor zijn gekomen ook uitvoerend werk kunnen verrichten.” 

Leidinggeven op afstand

Voor leidinggevenden betekent dit vooral dat ze zich zullen moeten bekwamen in leidinggeven op afstand. “En voor de HR-afdeling betekent het vooral dat we de saamhorigheid in het bedrijf zullen blijven bevorderen. Wij moeten een brug slaan tussen alle verschillende medewerkers en afdelingen.” 

De beste ideeën komen vaak van de mensen op de werkvloer

Hoe Van Amsterdam dit denkt te doen? “Dat kan op precies dezelfde manier in zijn werk gaan als we vaak hebben gedaan tijdens de coronacrisis. Namelijk door de vinger aan de pols te houden bij het personeel, door medewerkers regelmatig te vragen naar hun bevindingen. Vervolgens kun je dan met kleine groepjes uit hun midden maatregelen opstellen.” 

Zo creeër je draagvlak voor die maatregelen, zo creeër je saamhorigheid. “En de beste ideeën komen vaak van de mensen op de werkvloer. Als je niet over hen beslist, maar hun laat meedenken en -beslissen kun je daar als organisatie van profiteren.”