Martijn Aslander, expert digitaal werken: "Ons werk is stuk"

Organisaties zouden een wezenlijk concurrentievoordeel kunnen creëren door te investeren in de digitale fitheid van de medewerkers. Door de alsmaar toenemende digitalisering zijn we drukker dan ooit, is de information overload gigantisch en de werkgerelateerde stress ongekend hoog. Volgens Martijn Aslander kan HR hier verandering in brengen. Hij legt uit hoe.

Door Ester Schop, Foto: Daniel Maissan

Werkgevers hebben tegenwoordig veel aandacht voor de fysieke en de mentale fitheid van het personeel – denk aan sporten onder werktijd, mindfulnesscursussen en vitaliteitsdagen en gezonder eten in de kantine. Maar daarmee ben je er nog niet: digitale fitheid is minstens zo belangrijk, beweert Martijn Aslander. Wat is digitale fitheid precies? Hoe komt het dat er zo weinig aandacht voor dit onderwerp is bij HR? En hoe brengen we daar verandering in? 

Digitale fitheid moet hoger op de agenda in de strijd tegen de te hoge breinbelasting

Het cv van Martijn Aslander beslaat meerdere A4’tjes, terwijl hij nog nooit een baan heeft gehad of een opleiding heeft afgerond. Wel richtte hij verschillende succesvolle ondernemingen op, schreef hij diverse managementboeken, spreekt hij regelmatig op congressen en is hij sparringpartner van menig boardroom. Hij stond daarnaast aan de wieg van Lifehacking.nl, is medeoprichter van Permanent Beta en bouwde handmatig het grootste hunebed ter wereld. Ook gaf hij diverse postdoctoraal colleges op de gekste plekken. “Flexwerken als zzp’er is mijn hele leven al de norm.” 

Overigens ziet hij zichzelf vooral als stand-up filosoof. Hij zoekt naar eigen zeggen het liefst mogelijkheden om problemen te tackelen en kansen te verzilveren. Of het nou op het podium is, in zijn boeken en blogs of tijdens dit interview: hij vertelt altijd vol passie over de complexe impact van technologie op de netwerk- en informatiesamenleving. De laatste tijd houdt hij zich voornamelijk bezig met het thema digitale fitheid.

Samen met Mark Meinema, die een achtergrond heeft in de IT en al meer dan 25 jaar in diverse landen optreedt als spreker, voorlichter en docent, denkt hij na over de toekomst van werk. Hun belangrijkste constatering? De digitale fitheid van kenniswerkers laat sterk te wensen over en bovendien is hiervoor veel te weinig aandacht in de boardroom en verdwijnt in de Bermudadriehoek tussen de drie domeinen HR, Informatievoorziening en IT. 

Hoe komt het dat digitale fitheid al die jaren niet goed is opgepakt door HR?
“De grootste thema’s voor HR zouden in mijn ogen werkplezier, werkgeluk, autonomie, werkstress/burn-out en slagkracht van medewerkers moeten zijn. Daarbij speelt digitale fitheid een grote rol. Dit onderwerp raakt niet alleen HR, maar ook IT en informatievoorziening. Organisaties weten niet goed wat ze aan moeten met digitalisering. Iedereen rept over de digitale transformatie en fancy dingen als AI en Business Intelligence, maar vrijwel niemand weet wat dit precies inhoudt. 

Er moet meer lucht komen in werk

“Wat er misgaat, is dat de automobilist het motorblok van de auto aan het vervangen is, terwijl de banden lek zijn. En het olielampje brandt, maar hij heeft geen flauw idee wat dit betekent. HR heeft de natuurlijke neiging om weg te blijven bij digitalisering, omdat het meer mensen-mensen zijn. Maar dat kunnen zij zich niet langer permitteren. Ze moeten weten waar ze over praten als het gaat om digitalisering. Daarom moeten ze worden getraind in digitale fitheid.”

Wat versta je precies onder digitale fitheid en waarom is dit zo belangrijk voor organisaties?
“We mogen dan wel allemaal op computers werken op kantoor, eigenlijk werken we nog steeds als vijftig jaar geleden. We gebruiken ons belangrijkste gereedschap - de computer – als elektronische typemachine. We maken documenten, die we vaak wegstoppen in mappen en submappen waar jij of iemand anders niet snel bij kan. Doordat we niet uit computers halen wat erin zit, gaat er veel tijd, energie en slagkracht verloren. Het gebrek aan informatieliquiditeit is één van de grootste beperkingen in ons werk. 

“Het leidt tot heel veel papieren rondschuiven en eindeloos vergaderen, waardoor je niet toekomt aan het echte werk. Dat levert stress en vermoeidheidsklachten op en leidt tot productiviteitsverlies. Dus als we digitaal niet fit zijn, zijn we mentaal ook niet fit. Als je serieus werk maakt van de digitale fitheid van je kenniswerkers leer je ze slimmer omgaan met informatiekapitaal.”
Ik heb begrepen dat jullie digitale fitheid als een framework zien, dat rust op vijf pijlers. Wat kan je vertellen over de eerste pijler: digitaal bewustzijn?

“We leven in een netwerk- en informatiesamenleving, technologie gaat een steeds belangrijkere rol spelen. De gevolgen hiervan zijn enorm. Werk moet anders georganiseerd worden en dat vraagt om een andere houding en gedrag. Je moet snappen wat de dynamiek is. Ik durf te beweren dat HR-managers vaak digitaal vaardiger kunnen zijn dan ze zelf willen geloven. De drempel om iets digitaals te doen wordt vaak veel te hoog ingeschat. 

“Dit komt vaak voort uit learned helplessness. Met een beetje pech is je ervaring met digitale tools er een waarbij je vooral heel veel tijd hebt verspild aan werken met software die jou en je organisatie niets heeft opgeleverd. Dan ben je niet zo snel geneigd om een nieuwe manier van werken met nieuwe digitale tools te gaan uitproberen. En dat is zonde! Zodra je je daar bewust van wordt, gaat er een wereld voor je open.”

Je brein maakt geen onderscheid tussen werk en privé. Soms moet je brein gewoon de tijd krijgen om te herstellen. 

Pijler twee is digitale hygiëne. Wat bedoel je daar precies mee?
“Dat zijn basale maatregelen om ellende op het gebied van informatiebeveiliging te voorkomen. Gebruik bijvoorbeeld niet overal één gebruikersnaam en wachtwoord, zorg voor twee-staps-authenticatie, herken pogingen tot fraude, zoals phishing. Maar ook: ruim je digitale rommel op. Sla informatie op de juiste plek op, overschrijf oudere versies en scherm het af voor mensen die het niet nodig hebben. Tot slot: maak back-ups, want apparaten hebben de neiging om stuk te gaan of kwijt te raken op momenten waarop dat het slechtst uitkomt. 

“Biedt als HR-afdeling bewustzijnsprogramma’s op dit vlak aan en ontwikkel spelregels over hoe je binnen de organisatie omgaat met communicatie. Zo heeft Arianna Huffington, auteur en mede-oprichter van The Huffington Post bij haar huidige bedrijf - Thrive Global dat actief is in de wellness-branche - het beleid ingevoerd dat als iemand op vakantie is en de ‘out-of-office-reply’ staat ingesteld, inkomende mail automatisch gedelete wordt. Dit verlaagt de werkdruk enorm. Als het echt zo belangrijk is, of niet in de tussentijd is opgelost, stuurt de afzender wel weer een mail. Volkswagen en Daimler-Benz hebben afgesproken dat werknemers op dagen dat ze niet werken geen werkmails meer ontvangen. De mails worden achtergehouden op de mailserver. De Franse bank BNP Paribas blokkeert mailaccounts na werkuren. 

“Dit kan enorm helpen om de werk-privé-balans te bewaken. Je brein maakt namelijk geen onderscheid tussen werk en privé: als je vrij bent denk je vaak toch aan je werk en als je op je werk zit schieten er privézaken door je hoofd. Soms moet je brein gewoon de tijd krijgen om te herstellen. Hoe stom is het dat een ommetje onder werktijd nog altijd gezien wordt als spijbelen, terwijl je misschien wel de beste ideeën krijgt op die momenten?”

 

 

De grote belofte achter digitalisering was dat we minder hard hoefden te werken met z’n allen. Het tegendeel is waar. We zijn drukker dan ooit, de information overload is gigantisch en niet eerder was de mate van werkgerelateerde stress zo hoog. Dat brengt ons bij de derde pijler: digitale vaardigheden. Hoe kan het dat HR-afdelingen dit vaak niet op de agenda hebben staan, terwijl deze vaardigheden aantoonbaar stressverlagend zijn?
“Dat hier zo weinig aandacht voor is, is een gotspe. HR heeft het graag over 21st century skills. Maar dan hebben ze vaak Office 365 in hun achterhoofd - het equivalent van het oranje gereedschapskistje bij de kassa’s van Ikea. Jij kan er misschien je kast mee in elkaar zetten, maar een timmerman gebruikt dit echt niet. Met Office 365 is er heel veel mogelijk, maar niet alles. 
“Bovendien zijn lang niet alle mogelijkheden bekend bij de gebruiker. Er zijn ook heel veel andere goede tools beschikbaar, maar dan moeten we ze wel gebruiken. Met een tool als MIRO kan je bijvoorbeeld heel prettig samenwerken bij een project, waarbij je altijd de nieuwste gegevens paraat hebt. Je kunt hierbij werken met vrijwel alle soorten bestanden. 

“Met goed bijgehouden digitale vaardigheden en de juiste tools kan een kenniswerker al snel een paar honderd uur per jaar besparen. En dan zorgt het ook nog eens voor meer werkgeluk, minder stress en een lager risico op burn-outs. Dus de feitelijke winst is nog veel groter. Je moet de gewonnen tijd alleen niet stoppen in nog harder gaan werken. Het moet ervoor zorgen dat je personeel het werk in minder dagen per week en minder uren per dag beter kan uitvoeren. Zodat zij de batterij tussendoor kunnen opladen en zij meer tijd hebben voor het up-to-date brengen van hun digitale skills.”

Organisaties die hun processen erop aanpassen, creëren een wezenlijk concurrentievoordeel

Persoonlijk kennismanagement is de vierde pijler bij digitale fitheid. Waarom is dit zo belangrijk en wat is er de afgelopen jaren veranderd op dit vlak?
“Bill Clinton won de verkiezingen van George Bush omdat zijn strateeg op de proppen kwam met de slogan: ‘It’s the economy, stupid’. Ik zou ervan willen maken: ‘It’s the information, stupid’. Een van de belangrijkste hulpbronnen in de kenniseconomie is informatiekapitaal. Wonderlijk genoeg slaan we informatie net zo onhandig op als geld in een oude sok. Veel kenniswerkers weten daarom niet waar ze informatie snel kunnen vinden. 

“Soms moet je wel 80 verschillende inboxen checken. Dat kost niet alleen veel tijd, je wordt er ook behoorlijk chagrijnig van. Mijn credo luidt dan ook: bestrijd filter failure of informatieruis, zodat je alleen met informatie werkt die op dat moment relevant is. Filter uit de enorme berg aan informatie wat er het meest toe doet, zowel bij het vastleggen, terugvinden als delen ervan. 

Er zijn in mijn ogen radicale experimenten nodig op dit gebied. Maar dat vinden de meeste grote corporates eng.

“Belangrijk hierbij is dat je als organisatie de boel niet helemaal dichttimmert. Ik ben niet alleen heel erg van Bring Your Own Device, maar ook van Bring Your Own Tools. Ik weet dat de IT-afdeling hiervan gaat steigeren, omdat dit niet veilig zou zijn. Maar ik heb hiervoor het Getal van Aslander geïntroduceerd. Dat getal geeft aan welk percentage van de dagelijkse informatie die je als professional krijgt echt beveiligd moet zijn. En guess what? Bij de meeste kenniswerkers kom je dan maar uit op 5 tot 12 procent. En toch doen de meeste organisaties alles op slot. 

“Dat je zo de flexibiliteit eruit haalt vind ik een grote weeffout in onze manier van werken. Er zijn in mijn ogen radicale experimenten nodig op dit gebied. Maar dat vinden de meeste grote corporates eng. Bij een startup als Voys in Groningen gebeurt dit al wel. Startups zijn gewend om disruptive te werken.”

Waarom verliep het tot nu toe zo moeizaam met het inrichten van goed kennismanagement? En waarom denk je dat het vanaf nu anders zal gaan?
“Rondom kennismanagement wordt vaak een cruciale denkfout gemaakt, die vaker wordt gemaakt in de wereld van technologie. Digitaal gereedschap wordt vaak niet of nauwelijks gebruikt, omdat het meestal traag of onhandig in het gebruik is en geen acuut voordeel oplevert voor medewerkers. Medewerkers laten de tools massaal links liggen, ongeacht hoeveel geld je erin pompt! 

“Zij krijgen daarnaast veel te weinig zeggenschap en autonomie om het gereedschap wél naar hun hand te zetten. Gelukkig is er een nieuwe generatie krachtige tools beschikbaar gekomen die wél snel, makkelijk in het gebruik, aanpasbaar en spotgoedkoop is. Daarmee kan de individuele medewerker zijn kennis ‘vangen’ en delen met de rest van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een tool als Notion, waarmee individuele kenniswerkers, maar ook je hele team, plannen kunnen schrijven, planningen kunnen maken en organiseren.”

De laatste en vijfde pijler is het inzetten van technologie voor je persoonlijke ontwikkeling en groei. Wat wil jij ons daarover meegeven?
“Technologie kan een belangrijke rol spelen als je jezelf wilt blijven ontwikkelen en verbeteren – iets wat kenniswerkers willen èn moeten doen. Zo kun je met apps de situatie en je vorderingen inzichtelijk maken. Denk aan beweging-, slaap- en hartmonitoring, zoals stappentellers, de Ommetje-app, FibriCheck en Sleep Tracker. Maar denk ook aan reflectieve strategieën en tools als (bullet) journaling en wekelijkse of driemaandelijkse reviews of lifehacks voor leren met spaced repetition of active recalling. 

“Daarnaast is er technologie die je effectiever maakt met dingen waar je brein zonder hulp moeite mee heeft. Denk bijvoorbeeld aan de dagelijkse planning, tijdige waarschuwingen bij afspraken en deadlines of het kunnen inspreken van teksten met speech to text bij dyslexie. Zo kun je met technologie op een hoger niveau gaan functioneren dan je anders had gekund. Ik ken mensen die een e-mail aan zichzelf sturen om dingen niet te vergeten. Dat is, als je erover nadenkt, eigenlijk best gek toch? Je stuurt jezelf toch ook geen brief die je bij jezelf door de brievenbus propt?”

Medewerkers laten de tools massaal links liggen, ongeacht hoeveel geld je erin pompt!

Al met al een behoorlijke waslijst met actiepunten voor HR. De afgelopen 10 tot 15 jaar is hier in jouw ogen te weinig mee gebeurd. Waarom denk je dat het nu wel gaat gebeuren? 
“Omdat organisaties wel zullen moeten met het oog op toekomstbestendigheid. In een toekomst waarin onze hersenen ons onderscheiden van algoritmen en robots, is het van essentieel belang om gewoontes aan te leren waardoor we onze hersenen ook echt benutten. Organisaties die hun processen erop aanpassen, creëren een wezenlijk concurrentievoordeel. 

“Zij winnen de war for talent, hebben een lager ziekteverzuim en de hoogste medewerkerstevredenheid. Je zult er dus serieus mee aan de bak moeten. En dan niet met maar één of twee pijlers. HR moet zorgen dat kenniswerkers voor minimaal vier van de vijf pijlers de basiskennis en vaardigheden opkrikken. Uiteraard kunnen per sector, afdeling en functie de accenten op verschillende pijlers komen te liggen.

“HR moet hierin zelf het goede voorbeeld geven. Verschuil je niet langer achter het digibeet zijn. Jezelf als digibeet bestempelen, is namelijk een keuze. Je zult zien dat technologie hartstikke leuk is en helemaal niet zo ingewikkeld is als je denkt. Lees boeken, artikelen en blogs over het onderwerp, luister podcast, bekijk video’s en ga er gewoon mee pielen. Op ons platform digitalefitheid.nl vind je artikelen, masterclasses, programma’s, podcasts en expertmeetings. Wij helpen je graag op weg.”

HR moet zorgen dat kenniswerkers voor minimaal vier van de vijf pijlers de basiskennis en vaardigheden opkrikken

Tot slot: heb je nog een aantal concrete tips voor HR-managers als het gaat om digitale fitheid?
“Ja, al wil ik wel benadrukken dat het niet om de tools zelf gaat. Het draait vooral om je houding veranderen en goed nadenken over hoe je dat gaat doen. De belangrijkste boodschap is dat er meer lucht moet komen in werk. Meer aandacht voor tijd en rust, zodat je geconcentreerd kunt werken, waarin creativiteit en origineel denken voorop moet staan. Een interessant boek over dit thema is ‘Bevrijd’ van Cal Newport. 

“Hij stelt dat de constante stroom aan communicatie ons werk compleet heeft overgenomen, waardoor strategieën tegen afleiding niet meer genoeg zijn. We zijn de hele dag bezig met communicatie en proberen in een paar uurtjes in de vroege ochtend, avond en het weekend ons daadwerkelijke werk te doen. Het gaat ten koste van onze productiviteit, creativiteit, ons denkvermogen en onze gezondheid.”
 

Vijf tips die digitale fitheid bevorderen
1. Zet je notificaties uit en check op gezette tijden of er iets is waar je meteen wat mee moet. Bevrijd je van de tirannie van de inbox. Doorgaans check ik tussen half 10 ’s ochtends en half 9 ’s avonds geen e-mail. Anders gaan anderen bepalen hoe mijn werkdag eruitziet.
2. Doe minder met je muis, gebruik vaker sneltoetsen
3. Zoek de juiste tools om je te ondersteunen bij je werkzaamheden. Ze zijn er echt en in veel gevallen heb je ze al. 
4. Zorg dat je voldoende slaapt en monitor de kwaliteit van je slaap met een app. Joop Zoetemelk beweerde niet voor niets in 1980 dat je de Tour in bed wint.
5. Hanteer flexibele werktijden. Zo’n 20% van je werknemers is ’s avonds op z’n best, die hebben ’s ochtends toch niets te zoeken op hun werk? Asynchroon werken kan prima, hebben we geleerd van corporates met kantoren in meerdere tijdzones. 

 

Meer weten? Volg 6 september de inspiratiesessie Digitale fitheid voor HR met Martijn Aslander. Schrijf je gratis in