Door Anne Jaakke

De afgelopen maanden heb ik me echt verbaasd over hoe het er in de meeste bedrijven nog aan toe gaat. Ouderwetse sollicitatieprocessen die veel te langzaam zijn en eerlijk gezegd geen enkele bijdrage leveren aan een kwalitatieve selectie en/of het creëren van een unieke medewerkerservaring. Het is nog steeds het resultaat van een administratief proces uit de jaren negentig. Uit een HR-tijdperk zonder technologie, resultaatverantwoordelijkheid, inspraak of business-impact.

Voel je je als HR-executive eindverantwoordelijk voor de communicatie naar je medewerkers?

En dat terwijl de verandering in de omgang en communicatie met klanten sinds die tijd revolutionair te noemen is. Wie had zich toen onze huidige wereld van e-commerce en customer relations kunnen voorstellen? Dat als je wasmachine er ’s avonds om 11 uur definitief mee ophoudt, je via je mobiele telefoon een nieuwe bestelt die de volgende ochtend al vrolijk thuis wordt aangesloten. Niemand toch?

Andersom welke trendwatcher had in de jaren negentig kunnen vermoeden dat we in 2021 nog steeds op dezelfde wijze zouden solliciteren als toen. Dat je nog steeds een sollicitatiebrief moet sturen met een motivatie, en dan gemiddeld 4-6 weken moet wachten om een formele standaardbrief terug te krijgen waarin staat dat je wel of niet voldoet aan een of ander traditioneel profiel. Niemand toch?

Mag ik je vragen even 30 seconden te reflecteren op de volgende 2 vragen? 

Scoor op een schaal van 0-10:

• Hoe zit het bij jouw bedrijf met die moderne wijze van communicatie naar (toekomstige) medewerkers?
• Voel jij je als HR-executive eindverantwoordelijk voor de communicatie naar je (toekomstige) medewerkers?

Wat bedoel ik eigenlijk met moderne HR-communicatie?

1. Wees 24/7 bereikbaar, snel en goed
Is jouw HR/Recruitmentteam formeel alleen bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.30 – 17.30? De meeste bedrijven zijn tegenwoordig 24/7 bereikbaar voor hun klanten, maar hoe zit het met de interne dienstverlening? Waarom is die er niet 24/7? Besluit je beter bereikbaar te zijn, dan is de volgende vraag, op welke manier? Alleen via email? Gebruik je wellicht een algemene telefonische infolijn en schakel je die door. Of gebruik je al een chatbot voor de meest gestelde vragen? Heb je een apart HR-whatsappkanaal of mag je als medewerker gewoon het HR-management bellen of appen?

2. Wees online zichtbaar en actief op social media 
Als je medewerkers online posten over je bedrijf of hun werk, reageer je hier dan op een toffe manier op? Houd je het sentiment online in de gaten en stuur je snel en slim bij ? Ben jij actief op dezelfde platforms als waar je mensen zich bevinden? Schittert je HR-team online door aanwezigheid of afwezigheid?

3. Individualiseer medewerkercommunicatie 
Wat is je tone-of-voice? Ben je nog steeds heel formeel en gebruik je U? Ben je zakelijk en afstandelijk of gebruik je de taal die je met je vrienden spreekt? Gebruik je nog steeds alleen standaardbrieven en templates? Of mag het ook persoonlijker? Is je informatie wel 100% relevant voor je ontvanger?

4. Gebruik video
Vaak en met korte berichten. Vooral vanuit het management. Less (tekst) is more. Geen handboeken, emails, memo’s, protocollen, reglementen en nieuwsbrieven. Houd het simpel. Wees oprecht.

5. Communiceer pro-actief 
Wanneer was het voor het laatst dat iemand uit je HR-team spontaan een berichtje heeft gestuurd naar een medewerker om te vragen hoe het gaat? Gewoon simpel: “Hoi, Ik vroeg me af hoe het met je gaat? Groetjes Noor van HR”. Of naar een manager “Hi, Hoe gaat het met je? Ik vroeg me af of ik je met iets kan helpen. Groetjes Noor van HR”.

Inspiratiebronnen voor HR

Laten we als HR-leider anno 2021 vooral niet accepteren dat onze HR-teams nog denken en werken alsof het eind jaren negentig is! Customer relations en e-commerce dienen anno 2021 als inspiratiebronnen voor HR. Waarom niet dezelfde principes toepassen?

Er zijn vandaag de dag zoveel toffe manieren om een snelle en unieke candidate en employee journey te creëren en fijn met je medewerkers te kunnen communiceren. Daarvoor hoef je geen millennial te zijn.

Het is een kwestie van het zelf belangrijk vinden, er een prioriteit van maken en actie nemen. Heel veel actie!

Join the revolution, Be an HR ChangeMaker!
In deze blog-serie inspireert Anne Jaakke, voormalig CHRO of the Year, oprichter van #Fantistics en gepassioneerd HR ChangeMaker, HR-professionals met haar inzichten en moedigt ze aan om in hun organisatie een innovatierevolutie in HR te starten. Als HR ChangeMaker heb je de (extra) verantwoordelijkheid je steentje bij te dragen aan het innoveren, moderniseren en transformeren van HR. Maar waar en hoe te beginnen?