Paola Bottaro, Top Employers Institute: “Human centric aanpak essentieel voor organisatiesucces”

Paola Bottaro koos zo’n vijf jaar geleden, na een carrière bij diverse grote corporates, bewust voor een rol waar alle ruimte is voor groei en ondernemerschap. De People Director van Top Employers Institute vindt deze aspecten het allerleukste aan haar werk. De organisatie timmert flink aan de weg en heeft meer dan 2300 organisaties in 121 landen gecertificeerd.

“Als zich een nieuwe uitdaging voordoet, denk ik: bring it on”

“Inmiddels werken er zo’n 250 professionals, verspreid over 16 landen. Het afgelopen jaar heeft het HR-team (8 HR-professionals en 4 business operations-medewerkers) 100 nieuwe medewerkers aangenomen. En ook voor dit jaar zijn onze groeiambities fors.”

Tegelijkertijd vereisen de razendsnelle ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering en remote werken, creatieve en innovatieve oplossingen. Zeker in de context van de recordkrapte op de arbeidsmarkt en maar liefst vier verschillende generaties die op de werkvloer actief zijn.

Paola: “Wij zijn met Top Employers Institute snel aan het groeien en dat gaat zoals altijd met vallen en opstaan. Dat betekent dat je nooit achterover kunt leunen en jezelf keer op keer moet blijven uitvinden. Dat vind ik het allerleukste aan mijn rol. Als zich een nieuwe uitdaging voordoet, denk ik: bring it on.”

Bijdragen aan succes

Het geeft Paola vooral veel voldoening om als People Director een bijdrage te kunnen leveren aan het succes van de organisatie en te zorgen dat de bedrijfsstrategie werkt. “De rol van de CHRO op dit vlak moet je zeker niet onderschatten. Je kunt echt de koers bepalen.” Zo heeft zij bij Top Employers Institute in 2021 een human centric-strategie geïmplementeerd, waarbij de focus ligt op de menselijke factor.

“De ruimte die je als CHRO kunt innemen is vaak groter dan je denkt. Op het eerste gezicht lijkt er misschien een tegengesteld belang met dat van de CEO of CFO, maar uiteindelijk spint iedereen hier garen bij: medewerkers, leidinggevenden, de organisatie en klanten. Dus ga het gesprek aan en wees een beetje eigenwijs.”

Al voor de coronapandemie constateerde Paola dat ze de oorspronkelijke manier van werken niet optimaal bij haar vond passen. “Iedereen moest zo veel mogelijk op kantoor verschijnen en dat vond ik heel lastig. Dat leidt er namelijk toe dat je op kantoor gaat zitten omdat het van je verwacht wordt en niet per se om heel productief te zijn.”

Beter inspelen op behoeften

De People Director besloot – mede versterkt door de ervaringen die werden opgedaan met thuiswerken tijdens de lockdowns – te onderzoeken hoe anderen binnen de organisatie hierin stonden.

“Wij konden ineens iedereen wereldwijd via Teams spreken. Vroeger was er geen tijd om te vragen hoe het ging in China, Brazilië of zelfs België, omdat iedereen druk zat te vergaderen op kantoor. Tijdens de coronatijd ging er ineens een wereld voor ons open.” Sinds de coronatijd is het HR-team veel meer in het centrum komen te staan van de organisatie, zowel bij het organiseren van alles rondom de workforce, als bij het bepalen van de strategie.

“Wij zagen dat als mensen thuiswerkten, ze veel productiever waren dan op kantoor en dat de focus vooral moest liggen op zorgen dat iedereen voldoende rust pakte in plaats van mensen aanjagen”, vertelt Paola, die daar niet heel verbaasd over was. Het was snel duidelijk dat ze niet terug konden naar de oude situatie, ook omdat de meeste mensen het thuiswerken als heel prettig ervaarden. “Tegelijkertijd was er een groep die dolblij was dat ze weer terug mocht naar kantoor. Dus daar moet je wat mee.”

Geen persona’s

Onderzocht werd welke groepen waar behoefte aan hadden, maar al snel werd duidelijk dat er geen persona’s te maken waren voor dit vraagstuk. “Binnen de groepen waren grote verschillen. Zo deed ik een aanname dat vooral jonge ouders en GenZ niet graag terug wilden naar kantoor, maar dat klopte lang niet voor iedereen. Je zult dus maatwerk moeten bieden. Ieder mens is uniek en heeft andere behoeften.”

De human centric-aanpak is verder uitgewerkt op basis van de waarden en principes van de organisatie. Er is een visuele vertaling gemaakt die het model ondersteunt en de onderlinge verhoudingen of invloed laten zien. Er zijn drie ringen: ‘jij’ in het hart, daaromheen een ring met ‘team’ en daar weer omheen een ring met ‘organisatie’.

“Wij gaan ervanuit dat jij degene bent die het beste weet wat je nodig hebt om succesvol, gemotiveerd en van toegevoegde waarde te kunnen zijn”

Paola: “Jij staat centraal, want we gaan ervanuit dat jij degene bent die het beste weet wat je nodig hebt om succesvol te kunnen zijn.” Het uitgangspunt van Top Employers Institute is namelijk dat iedereen die er werkt een professional is die zelf verantwoordelijk is voor zijn of haar succes, motivatie en toegevoegde waarde.

“Uiteraard helpen je collega’s, leidinggevende of HR je hierbij als je hulp nodig hebt – vandaar die tweede en derde ring om ‘jij’ heen – maar je moet er wel zelf om vragen.” Dat geldt dus ook voor hoe, waar en wanneer je wilt werken.

“We zijn samen verantwoordelijk voor jouw welzijn, maar je hebt als professional ook de verantwoordelijkheid voor het welzijn in het hele team. Kijk niet alleen naar jezelf, maar ook naar de ander. Leg verbinding met elkaar en pas goed op elkaar. Daar zie je mijn idealistische inslag goed terug”, lacht Paola.

De voordelen van een human centric-aanpak

Maar het gaat volgens de People Director verder dan idealisme. “Als je met veel plezier naar je werk gaat, leg je de basis voor goede prestaties, daar ben ik van overtuigd.” En dat is niet alleen gebaseerd op een onderbuikgevoel.

De cijfers spreken voor zich: sinds de invoering van de human centric strategie daalde niet alleen het ziekteverzuim en het personeelsverloop aanzienlijk, maar stegen ook de engagementscores. Top Employers Institute sloot bovendien onlangs het beste kwartaal ooit af.

“Door de focus te leggen op de behoeften en het welzijn van medewerkers, creëer je een cultuur van betrokkenheid en tevredenheid”

“Door de focus te leggen op de behoeften en het welzijn van medewerkers, creëer je een cultuur van betrokkenheid en tevredenheid, wat leidt tot hogere motivatie, productiviteit en loyaliteit.” Bovendien verbeter je zo de klantgerichtheid en het innovatievermogen.

Medewerkers die zich meer gehoord en gewaardeerd voelen zijn namelijk eerder geneigd om met nieuwe ideeën te komen en te werken aan verbetering. “Dit alles draagt bij aan een gezonde, succesvolle en veerkrachtige organisatie”, aldus Paola.

Omdat een human centric-aanpak goed is voor je reputatie en employer branding wordt het ook makkelijker om talent te werven én te behouden. “We zijn als werkgever nog relatief onbekend, maar we zijn er toch in geslaagd het afgelopen jaar 100 nieuwe professionals aan te nemen. Gezien de hoge engagement-score is de kans klein dat we extra kosten moeten maken om die mensen binnen een jaar alweer te vervangen.”

We komen van ver

Niet zo gek dus, dat de CEO volledig achter de human centric-strategie staat. Paola: “Dat was eigenlijk al vanaf het begin zo. Ik heb het destijds heel voorzichtig gepitcht, omdat ik verwachtte dat hij niet stond te juichen. In die tijd was mijn team en de toegevoegde waarde van HR kleiner en waren er nog andere aandeelhouders. “Onder HAL hebben we superambitieuze groeidoelstellingen en is er veel meer ruimte om te ondernemen.”

Destijds stond in het handboek dat medewerkers vijf dagen per week naar kantoor moest komen, tenzij je langer dan een jaar in dienst was en de goedkeuring van je manager had. Nu zijn er teams die maar één dag in de week naar kantoor komen en werken sommige teams zelfs 100% virtueel. “We zijn dus van ver gekomen”, lacht Paola.

“Als er maar één lid in de directie denkt: ‘dit ga ik niet doen’, dan is het gedoemd om te mislukken”

Om toch samenhang en verbinding te creëren, mogen de teams zelf allerlei ideeën aandragen. Sommige hanteren twee keer in de week een koffie-uurtje, andere teams organiseren één keer in de maand een dag op een inspirerende plek, waarbij er niet alleen wordt gewerkt, maar ook ruimte is voor teambuildingsactiviteiten.

“Mensen verzinnen de meest creatieve dingen. Heel leuk om te zien. Overigens is dat niet altijd binnen één team. Vaak organiseren mensen binnen een regio of entiteit met verschillende disciplines ook gezamenlijke activiteiten.”

Maar liefst 98% van de medewerkers is blij met de human centric-approach, blijkt uit een interne enquête. En de betrokkenheid bereikte vorig jaar een recordhoogte van 91%. Geweldige scores, maar Paola blijft altijd op zoek naar verbetering.

Balans tussen autonomie en sense of belonging

“We moeten blijven sleutelen aan onze aanpak, zeker met het oog op onze groeiambities.” Zo wil ze meer aandacht voor het thema ‘balans tussen autonomie en sense of belonging’, zodat de organisatie kan blijven groeien en ontwikkelen.

Daarnaast is de onboarding gecentraliseerd en geprofessionaliseerd en worden er meer social events georganiseerd om mensen bij te praten over wat er speelt in de verschillende teams en landenorganisaties.

“Wij hadden eerder all hearts-meetings dan all heads-meetings. Bij all hearts-calls draait het om alles behalve werk. Zo zijn er boekenclubs, concertcorners, doen we Kahoot!-quizzen, eigenlijk alles wat mensen verbindt buiten het werk. De reacties zijn heel enthousiast, ook als het vanwege de tijdsverschillen voor of na werktijd is.”