Rondetafel CHRO Day employee engagement: “Iedereen meet, maar ze doen weinig met de uitkomsten”

Die vragen stonden centraal tijdens de rondetafelsessie van Workday op de CHRO Day in PHIL op donderdag 16 november in Haarlem. Twaalf CHRO’s, actief voor organisaties uit verschillende sectoren, gingen met elkaar in gesprek over employee experience, een onderwerp dat steeds crucialer wordt in het huidige Nederlandse bedrijfsklimaat. Een klimaat dat nog altijd gekenmerkt wordt door een groot tekort op de arbeidsmarkt.

“Vrijwel iedereen meet de employee engagement, maar er wordt nog te weinig met de uitkomsten gedaan”

De sessie werd afgetrapt met een voorstelrondje, waarbij de CHRO’s eerst kort twee-aan-twee met elkaar spraken over de belangrijkste uitdagingen en bereikte resultaten op het gebied van employee experience binnen de organisatie waar ze voor werken. Vervolgens deelden hun gesprekspartners de belangrijkste uitkomsten van het gesprek met de rest van de groep.

Grote gemene deler is dat de aanwezige CHRO’s employee experience hoog op de agenda hebben staan en ook overtuigd zijn van het belang van het meten van de employee engagement. Zij worstelen echter hoe zij dit het beste handen en voeten kunnen geven. Daarnaast vinden zij dat er binnen de organisatie vaak nog te weinig wordt gedaan met de uitkomsten.

“Iets zeggen en iets doen zijn vaak twee verschillende dingen als je alle ballen hoog probeert te houden”

“Als je het goed doet, creëer je realtime inzicht over de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers en kun je die inzichten gebruiken om een meer betrokken werkplek te creëren”, zegt Ron Aaij, Senior Account Executive bij Workday.

Het eerste thema van deze rondetafel-bijeenkomst, voorgezeten door Amber Overbosch van Sijthoff Media, draaide om het belang van het meten van employee engagement. Dit is van vitaal belang, omdat het direct verbonden is met de productiviteit, retentie en uiteindelijk het succes van een organisatie. Tevreden en betrokken werknemers leveren namelijk niet alleen goed werk, maar ze blijven ook langer werkzaam bij een organisatie.

Alles-in-één platform

Er zijn heel veel verschillende tools en methoden om de employee engagement te monitoren. Variërend van traditionele enquêtes tot pulse-surveys en feedbackapps. De organisator van deze rondetafel, Workday, biedt bijvoorbeeld een alles-in-één platform waarin HR- en financiële systemen zijn geïntegreerd, waardoor HR-professionals en werknemers gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie, zoals salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en prestatiebeoordelingen.

Het platform biedt selfservice-functionaliteit, waardoor werknemers toegang krijgen tot hun HR-gegevens en zelf wijzigingen kunnen doorvoeren. “Dit vergroot de autonomie en efficiëntie, waardoor werknemers bijvoorbeeld zelf verlofaanvragen kunnen indienen, hun persoonlijke gegevens kunnen bijwerken of trainingen kunnen volgen, allemaal binnen één gebruiksvriendelijke interface”, vertelt Johanna Kleinbloesem, eveneens Account Executive, maar dan vooral voor de midsize-organisaties.

Gebalanceerde aanpak

Een belangrijke les uit de rondetafelsessie is het belang van een gebalanceerde aanpak bij het meten van employee engagement. Vragenlijsten moeten niet te lang zijn en het meten moet niet te frequent plaatsvinden om enquête-moeheid bij medewerkers te voorkomen. Een van de deelnemende CHRO’s meldde trots dat maar liefst 89 procent van de medewerkers deelneemt aan het engagement-onderzoek. Andere CHRO’s noemen dat ‘jaloersmakend’.

“Wij kiezen bewust voor korte vragenlijsten. Het invullen kost slechts een paar minuten en we doen maximaal één open vraag per keer. De vragenlijst staat twee weken open en we sturen uiteraard reminders. Bovendien weten de respondenten dat we ook echt wat doen met de uitkomsten. Eerlijk gezegd is het mijn informatiebron voor alles wat ik doe. Ik wil heel graag weten wat er speelt binnen de organisatie”, licht de bewuste CHRO de hoge response-rate toe.

Een CHRO van een zorgorganisatie reageert: “Wij zeggen altijd dat ons uitgangspunt is dat we de medewerker centraal zetten, maar door de uitdagingen waar we in ze zorg mee kampen – hoog verloop, hoge werkdruk, hoog ziekteverzuim en lang openstaande vacatures – leef je heel erg in de waan van de dag. Iets zeggen en iets doen zijn vaak twee verschillende dingen als je alle ballen hoog probeert te houden.”

Innovatieve tools

De CHRO van een jong, hip bedrijf wil af van de traditionele manier van engagement meten. “Die ellenlange vragenlijsten van 80 tot 100 vragen, daar heeft niemand zin in. Zeker niet nu iedereen zo veel op z’n bordje heeft liggen. Ik ben mij aan het oriënteren op innovatieve tools die de engagement monitoren én zorgen voor een betere employee experience tijdens dit proces. En de keuze is reuze.”

“Vaak wordt alleen gestuurd op de uitkomsten van het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek – dit kan echt beter”

Bovendien gaan de technologische ontwikkelingen razendsnel. Zo heeft Workday Peakon overgenomen. Phil Chambers is Peakon tien jaar geleden gestart, omdat hij als CEO van een softwarebedrijf merkte dat er vaak alleen werd gestuurd op basis van de uitkomsten van het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek. Dit kon in zijn ogen beter.

Peakon Employee Voice is een veranderplatform, dat feedback van medewerkers doorvertaalt naar actiegerichte inzichten. Door vaker te luisteren naar medewerkers krijg je een veel beter beeld van de actuele situatie en kan je sneller inspelen op veranderingen.” Dit biedt inzichten die medewerkers nodig hebben om zich op professioneel vlak te ontwikkelen. Bovendien helpt Peakon om leidinggevenden beter te laten inspelen op de behoeften van werknemers, op de momenten die ertoe doen.

Meten is weten

Tot slot stellen tools voor het monitoren van engagement organisaties in staat om data te gebruiken om inzicht te krijgen in trends en patronen met betrekking tot de employee experience.

“Meten is weten. Door data-driven beslissingen te nemen, kunnen HR-managers en leidinggevenden proactief reageren op de behoeften en verwachtingen van hun medewerkers en de betrokkenheid verbeteren. Bovendien kan de directie strategische beslissingen nemen om de algehele bedrijfsprestaties te optimaliseren”, aldus Aaij.

“Wij streven ernaar een afspiegeling te zijn van de samenleving”

Na het verkennen van het onderwerp employee engagement, verschoof de aandacht naar het tweede onderwerp: inclusiviteit, diversiteit en erkenning. Hoe kunnen deze termen meer zijn dan modewoorden en tastbare aspecten worden van de werkcultuur? De CHRO’s wisselden enthousiast ideeën en ervaringen uit. Zo zijn diverse organisaties aan het experimenteren met competentie-based werven in plaats van alleen te kijken naar diploma’s en ervaring.

Ook hebben sommige CEO’s speciaal campagnes voor bepaalde doelgroepen gelanceerd en wordt personeel uit minderheidsgroeperingen gevraagd of zij mensen in hun netwerk hebben die goed zouden kunnen passen bij de organisatie. Dit heeft geleid tot een diverser en inclusiever personeelsbestand. “Maar het kan altijd beter. Wij streven ernaar een afspiegeling te zijn van de samenleving”, reageert één van hen.

Vertrouwen gaat te paard

Tijdens het delen van ervaringen werd wel duidelijk dat vertrouwen te voet komt en te paar gaat. Zo vertelt een CHRO die actief is ‘in een echte mannenwereld’ dat zij zich de laatste jaren samen met de CEO actief heeft ingespannen om het aantal vrouwelijke managers binnen haar organisatie te doen stijgen. Met succes: op een gegeven moment was 30% van de managers vrouw, terwijl overall slechts 8% van het personeel vrouw is.

Helaas zijn inmiddels 10 van de 12 vrouwelijke managers die zijn aangetrokken alweer vertrokken. De reden? De komst van de nieuwe CEO, die ‘echt van de oude stempel’ is. “Bij de vorige CEO lag de focus op hybride werken en was parttime werken bespreekbaar. Bij zijn opvolger moest iedereen weer verplicht naar kantoor en werd fulltime werken weer de standaard.

Als je dan ook nog directievergaderingen plant op vrijdagmiddag 17.00 uur, weet je dat dat niet door iedereen goed wordt ontvangen. Dat geldt ook voor mannen overigens, zeker als ze wat jonger zijn en nog jonge kinderen hebben.”

“De generatie die nu de arbeidsmarkt op stroomt dwingt inclusiviteit en diversiteit op de werkvloer gewoon af”

De les is dus dat je energie moet blijven steken in diversiteit en inclusiviteit op de werkvloer. Maar dat geldt eigenlijk voor iedere cultuurverandering. “Je moet blijven pushen, het gaat niet vanzelf”, reageert een van de aanwezige CHRO’s. Daarnaast is de steun van de directie op zulk soort dossiers echt een must. “Goed voorbeeld doet goed volgen.”

Push van onderaf

Een aantal CHRO’s die de rondetafelsessie van Workday bezochten, verwacht dat er op dit vlak ook snel een push van onderaf komt. De generatie die nu de arbeidsmarkt op stroomt, vindt diversiteit en inclusiviteit een een goede werk-privé-balans namelijk een belangrijke drijfveer voor werkgeluk. “Zij dwingen de verandering straks simpelweg af. Als het niet snel genoeg gaat, zijn ze zo weer vertrokken.”

Ook uit een andere ingebrachte casus blijkt dat change een lange adem vergt. Zo vertelt een van de CHRO’s dat het personeelsverloop op het hoofdkantoor op een gegeven moment de spuigaten uitliep. Overall was de turnover rate met 28 procent al hoog, maar op het hoofdkantoor was dit op een gegeven moment zelfs 40 procent. “Het was niet te doen, we waren de hele dag aan het rekruteren.”

“We mogen niet verslappen. Dit is iets wat permanent onze aandacht krijgt.”

Onder leiding van de CHRO werden de koppen bij elkaar gestoken en is er specifiek beleid gevoerd om het verloop terug te dringen. Hierbij kregen leidinggevenden een actieve rol. Zij mochten zelf ideeën aandragen om de betrokkenheid en medewerkerstevredenheid te verhogen. Dat wierp zijn vruchten af: want inmiddels is het personeelsverloop flink gedaald. “Ik kan met trots zeggen dat na hard werken het verloop nu nog maar 10% is op het hoofdkantoor. Maar we mogen niet verslappen. Dit is iets wat permanent onze aandacht krijgt.”

Blijf in contact

Helaas was er geen tijd meer voor het derde onderwerp: de balans tussen werk en privé. Het was de bedoeling dat de CHRO’s zouden discussiëren over hoe bedrijfsdoelstellingen behaald kunnen worden zonder het welzijn van werknemers uit het oog te verliezen. “Ik nodig iedereen uit om met elkaar in contact te blijven en ook over dit thema ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren”, besloot moderator Amber Overbosch. Een ding is zeker: het verbeteren van de employee experience leeft enorm onder CHRO’s.

Concluderend kan worden gesteld dat tools en systemen kunnen bijdragen aan het creëren van een werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd, betrokken en ondersteund voelen. Mits het management haar verantwoordelijkheid neemt, liefst gestuurd door c-level. Met de juiste toepassing en vervolgacties heb je een unique selling point in handen om talent te werven én te behouden.