Rondetafel Time Responsability: “Autonomie medewerker vraagt ook om vertrouwen”

Tijdsverantwoordelijkheid op de werkplek lijkt een gecompliceerd vraagstuk dat zorgvuldige overweging vereist. En soms is dat ook zo. Niet voor iedere sector of type functie is het mogelijk om meer of zelfs de volledige verantwoordelijkheid neer te leggen bij medewerkers.

“Bij ons krijg je een onbeperkt aantal vakantiedagen en mag je je tijd zelf indelen, zolang het maar niet ten koste gaat van de klanttevredenheid”

Denk maar aan de zorg of het onderwijs, of bijvoorbeeld de horeca en retail. Hier moet de bezetting namelijk altijd op orde zijn en dat is een enorme uitdaging in de huidige krappe arbeidsmarkt. Toch is er veel mogelijk om ook hier meer flexibiliteit en autonomie in te bouwen. Dat concludeerden de 12 CHRO’s die deelnamen aan de besloten sessie ‘Time Responsibility: Who is in charge?’. Deze rondetafel werd georganiseerd door SuccessDay tijdens de CHRO Day op 16 november in het Haarlemse PHIL.

Bij SuccessDay, een snelgroeiend bedrijf uit Eindhoven, dat zich richt op onafhankelijk advies en ondersteuning op het gebied van Employee Journeys, HRIT en People Analytics, hebben de eigenaren de verantwoordelijkheid rondom tijdsbesteding volledig bij de medewerkers neergelegd. “Ons uitgangspunt is 100% medewerkerstevredenheid, 100% klanttevredenheid. Dat bereik je alleen als je medewerkers meer zeggenschap geeft. Dat geldt ook voor de manier waarop ze hun tijd verdelen tussen werk en privé of vanaf welke locatie ze werken”, vertelt mede-eigenaar Juul van Dongen.

“We vragen de medewerkers drie dingen: manage je work-life-balans, manage je klant, en zadel je collega’s niet met ellende op”

In vijf jaar tijd groeide het bedrijf razendsnel. Inmiddels heeft SuccessDay zo’n 100 medewerkers en associates die verspreid over Europa en Azië werken. Juul: “Wij nemen talent aan waar het zit. Of dat nou Nederland, Portugal of Roemenië is.” Hij en mede-eigenaar Bas Eggelaar proberen het wel zo aantrekkelijk mogelijk te maken om naar kantoor te komen. SuccessDay zit in een hypermodern kantoor in hartje Brainport, met luxe ontspannings- en meetingsruimtes. “Je kunt bij ons sporten onder werktijd met een personal trainer, gebruik maken van een coach en op vrijdag is er budget voor een vrijmibo in de stad.”

Onbeperkt aantal vakantiedagen

SuccessDay biedt medewerkers een onbeperkt aantal vakantiedagen. Verlof hoeft ook niet te worden aangevraagd, alleen in de agenda gezet. Juul: “We vragen onze medewerkers drie dingen: manage je work-life-balans, manage je klant, en zadel je collega’s niet met ellende op.”

Uiteraard moeten uren wel gemaakt worden, maar hoe die worden ingedeeld mogen medewerkers zelf bepalen. Noud van der Locht, CFO bij SuccessDay, vertelt dat dit enorm veel flexibiliteit geeft. “Medewerkers hebben bij ons ongekend veel invloed op hun tijdsbesteding.”

Juul legt uit dat de enige regel bij het opnemen van vakantiedagen is dat klanten er niet onder mogen lijden. “Maar in de praktijk pakt dat altijd goed uit. Die klant wil ook dat onze consultants gezond en gelukkig zijn, want dan presteren ze beter. Om dat te bereiken is een goede werk-privé-balans essentieel.” Misbruik wordt er nauwelijks gemaakt van de vrijheid die medewerkers krijgen. Juul moet eerder opletten of medewerkers niet te weinig vrije tijd opnemen. “Als mensen te hard werken, wijzen we ze hierop en adviseren we ze om meer aan zichzelf te denken. Daar is iedereen bij gebaat.”

“HR maakt vaak beleid om de 5% klootzakken te controleren. Daar heeft 95% van de mensen last van.”

Om het teamgevoel en de bedrijfscultuur te versterken worden regelmatig leuke activiteiten georganiseerd. Daarnaast is er iedere tweede vrijdag van de maand de SuccessDay-Day, waarbij iedereen naar kantoor komt – of inbelt als je in het buitenland zit – met bijpraatsessies, workshops en presentaties, een lekkere lunch en na afloop een gezellige borrel. “Zo houden we verbinding met elkaar.”

Vertrouwen is een must

Uit de sessie kwam duidelijk naar voren dat de rol van vertrouwen cruciaal is bij autonomie als het gaat om tijdsbesteding. “Je moet mensen het vertrouwen geven en de juiste middelen. Medewerkers moeten handelen in de geest van het bedrijf”, adviseert de mede-eigenaar van SuccessDay. Daarnaast moet je managers aannemen die zaken uit handen kunnen geven maar ook een pittig gesprek durven aangaan als dat nodig is. “Soms houden medewerkers zich niet aan de drie regels en dan moet je ingrijpen. HR maakt vaak beleid om de 5% klootzakken te controleren. Daar heeft 95% van de mensen last van. Wij zeggen: maak beleid voor die 95% en grijp in bij die 5%.”

Moderator Daphné Debeanst vroeg de deelnemende CHRO’s om een cijfer geven voor de mate van autonomie als het gaat om tijdsindeling binnen hun organisaties. De cijfers liepen sterk uiteen, ook omdat zij actief zijn in verschillende sectoren en te maken hebben met verschillende functies, waarbij de mate van autonomie vaak verschilt. Gemiddeld genomen was het rapportcijfer hooguit een mager zesje, maar er werden ook flinke onvoldoendes gegeven. De CHRO’s vinden allemaal dat er nog ruimte is voor verbetering.

“Onze blue collar medewerkers werken in ploegendiensten en kan ik geen autonomie geven in tijd, onze white collar medewerkers hebben in principe alle autonomie, maar het piept en het kraakt aan alle kanten. Zo geeft de ene manager veel meer uit handen dan de ander. Jantje eist dat zijn team vier dagen in de week naar kantoor komt, terwijl Pietje dit helemaal los heeft gelaten. Dit heeft te maken met vertrouwen en leidt tot veel scheve gezichten”, vertelt een van de CHRO’s.

Behoefte aan meer rek en ruimte

Organisaties kunnen door een cultuur van wederzijds vertrouwen te bevorderen en tegelijkertijd praktische ondersteuning te bieden aan medewerkers, de juiste balans vinden tussen autonomie en regulering. Het is aan CHRO’s en HR-managers om deze uitdaging aan te gaan en een omgeving te creëren waarin tijdsverantwoordelijkheid niet alleen mogelijk is, maar ook bijdraagt aan het succes van de organisatie.

Een van de deelnemende CHRO’s werkt bij een grote zorgorganisatie die te maken heeft met een hoge uitstroom, oplopende werkdruk door vacatures die lang open blijven staan en een hoog ziekteverzuim. Dit leidt tot enorme roosterproblemen. “Ik denk dat er veel meer rek en ruimte zit in autonomie dan wij ze geven. Ook als de overheid een beetje meewerkt met minder regels en eisen kunnen we meer fluïde zijn. Er zijn nu wel heel veel kaders, ook door cao’s.”

Er wordt binnen haar organisatie vaak een beroep gedaan op personeel om extra diensten te draaien, maar bevlogenheid heeft ook een grens. Er werken bij haar zorgprofessionals die best een dienst van 12 uur zouden kunnen én willen draaien, of ieder weekend willen werken of alleen maar nachtdiensten willen draaien, maar dat mag niet met het oog op de Arbeidstijdenwet. “Ik denk toch dat we toe moeten naar zulk soort gewaagde oplossingen om het tekort in de zorg beter aan te pakken. Zorgprofessionals willen best flexibeler zijn, mits ze meer autonomie krijgen.”

Stuur op output
Tijdens de sessie werden niet alleen ervaringen gedeeld, maar ook praktische tips gegeven voor HR-managers en leidinggevenden bij het implementeren van een effectief tijdsverantwoordelijkheidsbeleid. Zo kwam duidelijk naar voren dat je helder moet communiceren over de verwachtingen en doelstellingen van je organisatie en duidelijk moet maken wat medewerkers kunnen bijdragen aan het overkoepelende succes.

“Stuur op output in plaats van aanwezigheid en durf de controle los te laten”

Daarnaast is het belangrijk om continue ondersteuning en ontwikkelingsmogelijkheden te bieden om werknemers in staat te stellen hun vaardigheden op het gebied van tijdsmanagement te verbeteren. Maar de belangrijkste tip is dus werken aan een cultuur van vertrouwen en erkenning, waarin medewerkers zich gesteund voelen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen tijd. Stuur op output in plaats van aanwezigheid. Laat de controle los en reageer alleen op de afwijkingen.

Last but not least: geef als manager het juiste voorbeeld. Laat zien dat je het belangrijk vindt dat er een goede werk-privé balans is. Juul: “Als het werk het toelaat, stap ik ook wel eens om twee uur ’s middags op mijn racefiets om een mooi rondje te gaan rijden. En Bas en ik sporten bewust onder werktijd aan de overkant van de straat, zodat voor iedereen zichtbaar is dat het oké is om dit te doen. Lange vakanties nemen wij ook wel eens. En dan plan ik heus wel eens een meeting in of beantwoord ik een mailtje of telefoontje, maar ik laat zien dat een goede balans essentieel is. Goed voorbeeld doet goed volgen.”

Mooie businesscase

Het beleid legt SuccessDay geen windeieren. Niet alleen is er een hoog engagement, Van der Locht ziet als CFO ook een positief effect op de financiële KPI’s. “Bij vorige werkgevers ging er heel veel tijd, energie en geld naar het managen van de vakantiedagen en ziekteverzuim, zeker in de laatste maanden van het jaar. En als mensen weinig autonomie krijgen loopt het verloop vaak ook op. Dat is hier allemaal niet het geval. Bij ons hoeven we de directie niet te overtuigen van het nut, maar als dat bij jouw organisatie wel het geval is, dan heb je in no time een mooie business case.”