Door Ester Schop

Dit jaar was de HR Leadership in HR Summit – hoe kan het ook anders – een online editie met als centraal thema: ‘courage as a superpower’. Ook in de rondetafelsessie van partner CrossKnowledge stond moed centraal. Sinds de wereld vorig jaar even helemaal stil stond, verloopt alles compleet anders. Maar de totale ontwrichting van de normale gang van zaken, biedt ook de kans om met ongekende snelheid grote veranderingen door te voeren. Bijvoorbeeld op het gebied van kantoorruimte, leadershipprogramma’s en leerplatforms.

Wij zullen onze managers moeten ‘opvoeden’ met speciale programma’s om hier straks goed mee om te kunnen gaan

Kantoren gesloten

Tijdens deze rondetafelsessie werd duidelijk dat de verschillen tussen organisaties groot zijn als het gaat om hoever ze zijn met het doorvoeren van die veranderingen. Maar over één ding waren de HR-executives van de deelnemende organisaties het eens: het wordt nooit meer zoals pre-Covid. Kantoren zullen inkrimpen of worden soms zelfs helemaal gesloten, er zal meer op afstand worden gewerkt en er zal vaker gebruik worden gemaakt van digitale tools.

Moderator Anja Emonds, consultant bij CrossKnowledge op het gebied van corporate learning, doet onderzoek naar het corporate leerklimaat en online leergedrag. Ze adviseert organisaties over hun leerstrategie, hoe je de betrokkenheid bij leren kunt vergroten, werknemersmotivatie kunt verhogen en hoe je blended learning kunt toepassen. Samen met haar collega en accountmanager Mireille Knoops, die onder meer ING, Rabobank en Philips helpt bij het implementeren van digitale en blended leeroplossingen, stelden zij de deelnemers de vraag of organisaties straks weer teruggaan naar klassikaal leren.

Door de uitbraak van het coronavirus werd er massaal overgestapt op virtuele klaslokalen. Dat is in veel gevallen goed bevallen. Zij verwacht dan ook dat in veel gevallen digitaal leren een blijvertje is, of dat er gekozen gaat worden voor een combinatie van online en offline leren, ofwel blended learning.

Hybride werken

Datzelfde kun je je afvragen voor hoe er straks na de coronapandemie weer gewerkt gaat worden. Gaan we weer massaal naar kantoor, of is thuiswerken here to stay? Ook hier is de verwachting dat veel organisaties zullen kiezen voor een tussenvorm. Zij zijn druk bezig met het maken en implementeren van plannen voor het hybride werken, waarbij medewerkers kunnen kiezen wanneer ze op kantoor komen werken en wanneer vanuit huis of op een andere locatie. Dit heeft grote gevolgen voor het benodigde kantooroppervlak.

Diverse grote organisaties hebben al bekendgemaakt dat zij een deel van hun vastgoed gaan afstoten of dat de huur binnenkort wordt opgezegd. Soms gaat het om hele panden, soms slechts om enkele verdiepingen.

Speciale app

“Op mijn eigen kantoor is inmiddels al 40% van de office-capaciteit geschrapt. Mensen kunnen straks gewoon niet meer fulltime terug naar kantoor”, vertelt een van de HR-executives. Binnenkort gaan de kantoren van zijn organisatie voor het eerst na zo’n 15 maanden weer open voor een pilot onder het personeel voor maximaal twee dagen in de week. Een werkplek of vergaderruimte reserveer je via een speciale app. Het loopt nog geen storm. Waar ongeveer 50% van de capaciteit beschikbaar wordt gesteld, is op dit moment nog geen 10% bezet.

“Wij gaan mensen zeker niet dwingen om naar kantoor te komen. Ze moeten zich er veilig bij voelen. En als ze thuis een goede werkplek hebben, is dat wat ons betreft voor nu ook helemaal prima. Maar op termijn kan het best een uitdaging worden om mensen weer naar kantoor te krijgen.”

Werken in een kast

Een andere HR-executive stelt dat het bieden van de mogelijkheid om naar kantoor te komen op dit moment vooral belangrijk is voor mensen die thuis de muren op zich af zien komen. “Mensen die in sociaal isolement dreigen te raken, of juist voor mensen die smeken of ze af en toe naar kantoor mogen komen, omdat ze thuis jonge kinderen rond hebben lopen en zich lastig kunnen concentreren. Ik heb een aantal mensen gesproken die in een kast zitten te werken. Dat is natuurlijk niet te doen op de lange termijn. Ik zie het als mijn plicht om die medewerkers een prettige, veilige werkplek te kunnen bieden.”

Dat betekent dat mensen het kantoor straks anders moeten gaan gebruiken

Weer een andere deelnemer benadrukt dat er bij zijn organisatie niemand gestimuleerd wordt om naar kantoor te komen. “Alles gaat op basis van vrijwilligheid. Als je je niet veilig voelt, pak je je spullen op en ga je naar huis, ook als je bij de klant zit. Dat heeft al de nodige discussies opgeleverd. Wij hebben twee klanten die eisen dat onze consultants op kantoor komen voor een implementatie. Daar moest ik als CHRO aan te pas komen om uit te leggen dat we dat niet zo doen. Van de consultancymanager accepteerden ze dat antwoord niet.”

De oplopende temperaturen zorgen er overigens wel voor dat steeds meer personeelsleden snakken naar een werkplek op kantoor met goede airco. “Ik krijg wel eens verzoeken of ik de aanschaf van een airco kan vergoeden voor thuis, maar er zijn natuurlijk grenzen”, lacht één van hen. Over vergoedingen gesproken: op de vraag of organisaties die straks van hun medewerkers verlangen dat ze post-corona deels blijven thuiswerken ook van plan zijn om een thuiswerkvergoeding te betalen, is geen eenduidig antwoord te geven.

Thuiswerkvergoeding of niet?

“Wij hebben aan het begin van de pandemie iedereen voorzien van apparatuur en benodigdheden om thuis comfortabel te kunnen werken. Zo heeft iedereen die dat wil twee schermen, een goede bureaustoel, et cetera. Maar aan een thuiswerkvergoeding begin ik niet.” Volgens deze HR-executive zitten we in een crisis en is er geen sprake van een gewoonterecht. De Covid-vergoeding die hij nu biedt houdt op als de pandemie voorbij is.

Een andere HR-directeur sluit zich daarbij aan, maar sluit niet uit dat in de toekomst wel zo’n vergoeding wordt uitgekeerd. “We zijn met het oog op post-Corona op volledige flexibiliteit aan het inrichten, ook als het gaat om onkostenvergoedingen en reiskosten. Eventueel gaan we ook naar een thuiswerkvergoeding, afhankelijk van het aantal dagen dat je thuis gaat werken. We zijn er eerlijk gezegd nog niet helemaal uit.”

Genoeg voordelen

Een van de deelnemers zegt een thuiswerkvergoeding ‘eigenlijk een beetje achterhaald’ te vinden. “Wij zitten nu in het vacuüm van ‘we gaan niets doen zolang de pandemie er is’. Maar ik denk dat we straks naar een hybride oplossing moeten gaan waarin we zeggen: ik heb werkplekken op kantoor beschikbaar voor mensen die niet thuis willen of kunnen werken, maar voor de mensen die dat wèl willen is het een vrijwillige keuze. We voorzien de mensen van equipment om thuis te kunnen werken, maar ik ga er niet een additionele vergoeding voor in het leven roepen. Er kleven al genoeg voordelen aan, zoals reistijdbesparing, niet in de file hoeven staan, et cetera.”

Een andere organisatie, die heel hard groeit in Nederland, heeft dit thema al actief opgepakt. Hier lopen veel huurcontracten af en zullen meer hubs worden gecreëerd, waar verschillende bedrijven die onder deze organisatie vallen samen in één kantoor komen te zitten. Zo heeft het bedrijf in Amersfoort nu 600 werkplekken, terwijl dat er 900 waren voor Covid. Waarschijnlijk worden er binnenkort nog twee verdiepingen afgestoten.

“Dat betekent dat mensen het kantoor straks anders moeten gaan gebruiken. En ik vind dat als je straks niet voor iedereen meer een plek hebt op kantoor, je het ook goed moet faciliteren dat iedereen die dat wil goed en veilig thuis kan werken. Dat is ook de reden waarom wij al wel die thuiswerkvergoeding hebben geïmplementeerd. Het zit in onze systemen ingebouwd. Dus als je naar kantoor reist en je declareert reiskosten, dan blokkeert de thuiswerkvergoeding en visa versa.”

Nog niet uitgekristalliseerd

Hij benadrukt dat het exacte antwoord op de vraag hoe hier in de toekomst mee om wordt gegaan nog niet is uitgekristalliseerd. “Het is agile uitproberen en bijstellen. We moeten dit samen met de OR gaan uitvinden. Ik geloof niet dat we ooit nog teruggaan naar de oude situatie. Dan worden er heel wat medewerkers ongelukkig.”

Interessant is ook om te zien welke gevolgen hybride werken zullen hebben voor de sfeer en cultuur van de organisatie. Zal er sprake zijn van groepsvorming: de thuiswerkers versus de kantoortijgers? De meeste organisaties leggen de verdeling neer bij de teammanagers, die hun eigen medewerkers het beste kennen. Er vinden al speciale heisessies plaats rondom dit thema. “Ik schat in dat 25 tot 30% van onze huidige managers daar niet geschikt voor is. Ik sprak pas een medewerker die gedwongen werd door zijn manager om vanaf volgende week vijf dagen in de week naar kantoor te komen. Ik heb die manager gebeld en hij zei dat hij het niet zo bedoeld had. Maar ja, het komt wel zo over… Wij zullen onze managers moeten ‘opvoeden’ met speciale programma’s om hier straks goed mee om te kunnen gaan.”

Schaars talent binden

Dit leiderschapsvraagstuk komt bij vrijwel alle organisaties veelvuldig aan bod. Ook hoe je medewerkers die veel thuis (blijven) werken als manager goed kan begeleiden en betrokken houdt. Er zullen straks veel nieuwe situaties ontstaan. Ook in recruitment. Stel je vindt straks dat ene schaarse talent, maar hij woont in Den Helder. Hij wil alleen tekenen als hij maar één dag in de week naar het kantoor aan de andere kant van Nederland moet komen. De rest werkt hij vanuit huis. In de huidige situatie zou je dat niet snel accepteren. Maar hoe doen we dat straks? “We gaan nieuwe discussies krijgen, waar we anders mee om moeten gaan.”