Slim online samenwerken: hoe regelt u dat?

HP: Bent u overstag voor flexwerken, dan bent u ook overstag voor online samenwerken.

Flexwerken en online samenwerken vergroten samen de productiviteit, verbeteren het welzijn, besparen tijd en niet te vergeten geld en zijn ook nog eens goed voor het milieu. Heeft u uw flexwerkplekken, thuiswerkprotocollen en mobiele veiligheidsvoorschriften eenmaal op orde, zorg dan dat ook het online samenwerken vlekkeloos verloopt.

Dit artikel wordt u aangeboden door HP

Mobiel werken levert werknemers veel vrijheid en flexibiliteit op. Doordat ze zelf mogen bepalen waar en wanneer ze werken, zijn ze een stuk productiever en ervaren ze meer werkplezier. Wat wel nodig is om dit allemaal goed te laten verlopen, is een andere mindset en omschakelen naar een andere manier van samenwerken. Even bij de collega langslopen is er immers vaak niet meer bij nu de kans groot is dat die thuis of elders werkt. Van fysiek samenwerken gaan collega’s daarom meer en meer over op online samenwerken. Dat is snel, makkelijk en bijzonder effectief. Mits u onderling een aantal goede afspraken maakt en u die online manier van werken eigen maakt. HP geeft een paar tips om dit succesvol te doen

1. Ga (vaker) online overleggen

Nu zoveel mensen op andere tijden en plaatsen werken, kan het lastig zijn iedereen op hetzelfde moment bij elkaar te krijgen voor overleg. Een ideale oplossing is online vergaderen. Hier zijn diverse apps voor beschikbaar. Een voor de meesten bekend voorbeeld is Skype (ook beschikbaar in een Businessvariant). Nu alleen de tijd nog afspreken en inloggen. Skype of een andere online meetingapp kan trouwens ook handig zijn als u met 1 collega even snel face-to-face wilt overleggen.

2. Stel een communicatieprotocol op

Spreek duidelijk af wanneer u belt en wanneer u mailt. Heeft het spoed, dan is bellen het handigst. Zo niet, laat mensen hun vragen dan per mail stellen en dan meteen niet binnen 10 minuten een antwoord verwachten. Het voordeel van mail is immers dat iemand hier tijd aan kan besteden wanneer dat hem/haar uitkomt.

Leg in dit protocol meteen vast welke zaken vragen om direct contact en welke heus wel even kunnen wachten. Hoe vaker een medewerker gestoord wordt hoe minder productief deze is. Elke onderbreking (telefoontje, binnenkomende mail die niet kan wachten) leidt er namelijk toe dat de hersenen 10 tot 25 minuten nodig hebben om zich weer te focussen op het werk.

Tip: zet uw e-mailnotificaties uit maar check en verwerk op vaste momenten de mail. U heeft zo de tijd om rustig te werken, en tegelijkertijd tijd genoeg om ruim op tijd op een mail te reageren.

3. Deel documenten

Delen van documenten gaat tegenwoordig heel eenvoudig in de cloud, bijvoorbeeld met Microsoft Online, Google Docs of Dropbox. U kunt zelfs samen in hetzelfde document werken en u kunt altijd de vorige versies terughalen.

De grote voordelen van online samenwerken binnen bestanden zijn dat dit het overzicht vergroot en de kans op fouten verkleint. ‘Vroeger’ mailde u een bestand naar collega’s. Zij voegden vervolgens hun feedback en wijzigingen toe, in weer een nieuw document. Wilde u al deze wijzigingen samenvoegen, dan kostte dit ten eerste veel tijd en ten tweede was de kans levensgroot dat u een deel van de feedback over het hoofd zag. Als iedereen daarentegen in hetzelfde bestand kan werken, vergroot dit de efficiency en verkleint dit het risico op dubbel werk, het per ongeluk verwijderen van delen van het document en de kans op fouten.

De documenten zijn bovendien goed te beveiligen en back-ups zijn gegarandeerd.

4. Houd het gezellig

Een van de meest genoemde nadelen van flexibel werken is het missen van sociale contacten met collega’s. Medewerkers komen immers niet meer als vanzelf samen bij de koffieautomaat of in de lunchpauze. De gezellige momenten en de spontane brainstormsessies schieten er daardoor bij in. Gelukkig biedt de techniek ook hiervoor een oplossing: chatten en/of sociale intranetten. Hiermee kunnen mensen toch met elkaar in contact blijven en zelfs groepsgesprekken voeren.

Handige apps

De technologie maakt het werk en het leven van de online werker nog eenvoudiger en efficiënter. Er zijn tal van apps die de medewerker die niet standaard op kantoor is ondersteunen. Een hele kleine selectie:

Goodreader

Met Goodreader kunt u op uw iPad app bestanden openen en die vervolgens voorzien van opmerkingen, pijltjes, enzovoort. Handig als u een PDF moet beoordelen van een collega. Nog handiger: de app is te koppelen aan alle grote cloudprogramma’s zoals Dropbox en Google

Trello

Trello is een superhandige app voor virtueel projectmanagement. Met deze app organiseert het projectteam eenvoudig taken, projecten en targets. Altijd en overal inzichtelijk voor alle teamleden.

Sqwiggle

Sqwiggle is als het ware een virtuele koffiemachine, dé online plek waar u even bij kletst met uw collega’s die op andere locaties werken. De app maakt om de paar minuten een foto van u en de andere ‘koffieleuten’. U ziet zo precies wie waarmee bezig is en krijgt het gevoel toch samen te zijn. Klik op een van de afbeeldingen om een gesprek te beginnen.

HP EliteBook 360x: online samenwerken op topniveau

Gaat uw organisatie over op mobiel werken en wil ze haar medewerkers meteen voorzien van de beste apparatuur om dit zo efficiënt mogelijk te doen? Dan is de HP EliteBook x360 met Windows 10 Pro een stijlvolle, razendsnelle en vooral veilige keuze.

De Elite dankt zijn naam aan de 360° flexibiliteit in vijf standen en heeft een batterijlevensduur van maximaal 16 uur en 30 minuten. Dit maakt de dunne, lichte HP EliteBook x360 de perfecte pc voor mobiele professionals.

Dankij biometrische verificatie hoeven medewerkers geen wachtwoorden meer te onthouden en dankzij de IR-camera met Windows Hello kunnen ze enkel met het tonen van hun gezicht hun device ontgrendelen.

HP SureStart met Dynamic Protection identificeert en corrigeert tevens BIOS-aanvallen en Windows 10 Pro maakt verificatie via meerdere methoden mogelijk om de toegang tot bedrijfsnetwerken en -middelen beter te beveiligen. Met HP Sure Click is de Elite beveiligd tegen websites die geïnfecteerd zijn met malware, ransomware of virussen. En met het enige geïntegreerde privacyscherm voor pc’s ter wereld, HP Sure View, bieden de EliteBooks een gepolariseerd privacyfilter dat eenvoudig kan worden in- en uitgeschakeld.

Wilt u meer weten over de HP Elitebook x360? Klik hier voor uitgebreide informatie en alle specs.

Gerelateerde artikelen