Door Ester Schop

Er wordt nog altijd in veel valkuilen getrapt bij de selectie van softwarepakketten en leveranciers voor totaaloplossingen voor personeelsinformatiesystemen (HRIS) of Human Capital Management (HCM).

“Dat is niet iets om je voor te schamen. We hebben dat zelf ook gedaan. Maar zonde is het wel! Wij helpen organisaties daarom graag bij een zorgvuldig selectieproces”, vertelt Bas Eggelaar, oprichter en Managing Director van SuccessDay.

Razendsnel

Een pakket en implementatiepartner selecteren voor HRIT doe je misschien eens in de tien, vijftien jaar. Bovendien verandert het IT-landschap razendsnel. Geen overbodige luxe dus, om hier als organisatie experts voor in te schakelen. Bas merkt dat veel bedrijven nog op de wat hij noemt ‘1990-manier’ selecteren.

Leidend bij de keuze van een pakket moet zijn wat de people strategy van de organisatie is

“Daarmee bedoel ik dat organisaties vaak niet weten hoe ze moeten selecteren. Ze zetten daarom alles wat ze dénken nodig te hebben in een lijst met requirements: van het aannameproces tot performancemanagement, tot aan – laten we de moeilijkste taal nemen – Slowaaks. Dan krijg je een ellelange lijst met heel veel vragen, waarop softwareleveranciers standaard met ‘ja’ antwoorden.”

 Juul van Dongen, SuccessDay

De klanten van SuccessDay zijn vooral grotere, internationaal opererende organisaties. Die komen wat HRIT-totaaloplossingen betreft vrijwel altijd uit bij de ‘Big Four’: Oracle, SuccessFactors, Talentsoft of Workday. De pakketten van die leveranciers kunnen technisch inmiddels vrijwel allemaal hetzelfde. “Dus die 5000 vragen die je hebt geformuleerd en het analyseren van alle antwoorden kost heel veel tijd, en het levert je uiteindelijk niet het juiste beeld op”, vult Juul van Dongen, Director Operations van SuccessDay aan.

HR is geen rocket science

Juul benadrukt dat HR geen rocket science is. Alle partijen in de HCM-softwarehoek bieden ondersteuning voor dezelfde processen: werving & selectie, talentontwikkeling, het behouden van de juiste mensen en het laten door- en uitstromen van mensen. “Dat al je processen worden gecoverd, maakt het selectieproces een stuk eenvoudiger. Wat echter veel belangrijker is, is aansluiting bij het strategische vraagstuk. Hoe ziet je people strategy eruit? Hoe ondersteunt HR de totale organisatie? Hoe ziet je employee experience eruit?”

Daarom vliegt SuccessDay het selectieproces anders aan. Niet dat er geen requirements worden opgesteld, maar het bedrijf begint vanuit een fundamenteel ander uitgangspunt: software wordt niet gezien als doel op zich, maar als een middel. Het team kijkt waar de organisatie naartoe wil en wat HRIT hierin kan betekenen.

Je hoeft niet altijd een Ferrari te hebben om van A naar B te gaan

Bas: “Met andere woorden: wat is de HR-strategie? En is er nagedacht over een toekomstig target operating model? Wil je software implementeren om bijvoorbeeld de employee experience te verbeteren, of wil je betere data verkrijgen? Is het puur een kostenoverweging of wil de organisatie fundamenteel anders gaan werken? Antwoorden op deze vragen bepalen de richting van jouw toekomstige proces.”

Pas als de richting duidelijk is, wordt er nagedacht over de scope en stelt SuccessDay de high level requirements op. Zij noemen dit de 5 Principle Elements. Deze zijn leidend en richtinggevend en bieden houvast aan ieder element van het selectietraject.

 Bas Eggelaar, SuccessDay

“Er zijn heel veel leveranciers die veel kunnen en er zijn er maar een paar die alles kunnen. Maar je hoeft niet altijd een Ferrari te hebben om van A naar B te gaan. In alle eerlijkheid: we komen vrijwel altijd bij dezelfde partijen uit voor onze (internationale) klanten: Workday, Oracle, SuccessFactors van SAP en Talentsoft. En dan zijn er nog een paar dark horses in opkomst. Wij helpen onze klanten bij het maken van de juiste keuze”, vertelt Bas.

Van longlist naar shortlist met speeddates

Vervolgens worden er speeddates georganiseerd, waarin leveranciers quick & dirty in maximaal 45 minuten moeten laten zien wat ze kunnen. Daarna wordt op basis van de Principle Elements en in overleg met de klant een shortlist opgesteld van twee, maximaal drie leveranciers om het traject te vervolgen.

Met de klant wordt afgesproken welke scores aan die elementen gehangen worden en hoe zwaar ze gewogen worden. Een uitkomst kan zijn dat de duurste partij helemaal niet de beste partij is voor een klant. Of dat de meest functionele partij de duurste partij blijkt te zijn. Als een klant vervolgens toch in blijft zetten op functionaliteit, moet er intern gelobbyd worden voor uitbreiding van het budget. Juul: “Dat is niet altijd even leuk, maar wel nodig. We doen dit heel transparant en feitelijk.”

Er wordt bij de selectietrajecten die SuccessDay begeleidt in ieder geval altijd gekeken naar de total cost of ownership. Hierbij gaat het dus niet alleen om de licentie- en implementatiekosten, maar om alle kosten die erbij komen kijken, waaronder personeelskosten, de beheerkosten na de go-live en de eventueel bijkomende kosten voor data analytics. “Wij kijken naar het hele pallet. Pas dan kan de klant een goede beslissing maken”, licht Bas toe.

Klantspecifieke usecases

Om te voorkomen dat de presentaties gelikte salespitches worden, krijgen leveranciers maximaal 48 uur van tevoren te horen wat er van hen verlangd wordt. Ze krijgen een aantal klantspecifieke usecases voorgelegd. Dit zijn beschrijvingen van hoe het softwarepakket bepaalde problemen aanpakt of oplost.

Je wilt vooral weten hoe bruikbaar een applicatie is voor de werkwijze van een specifieke organisatie

Juul: “Je wilt vooral weten hoe bruikbaar een applicatie is voor de werkwijze van een specifieke klant. Wij weten heel goed wat de sterke en zwakke punten van een pakket zijn. Daarmee kunnen we de klant ook een compleet beeld geven. Als je het aan de leverancier overlaat, laten ze vooral zien hoe hard hun Ferrari kan, maar vertellen ze er niet bij welk onderhoud erbij komt kijken.”

Met die usecases haal je volgens SuccessDay snel de juiste informatie boven tafel. Juul: “Dat zegt zoveel meer dan die 5000 criteria die je anders had opgesteld. Wat we absoluut niet willen, is nadenken over allerlei nitty-gritty requirements, die klanten misschien nooit nodig hebben. Bovendien denkt iedere klant vanuit zijn eigen referentiekader.

“Selecteer je vanuit dat referentiekader, dan ontstaan de criteria vaak uit tekortkomingen die je ervaart in de huidige manier van werken. Dat is altijd het verkeerde uitgangspunt. Je moet juist nadenken over waar je naartoe wilt en van daaruit je criteria opstellen. Ook dan werkt een usecase veel beter dan een lijst met duizenden requirements.”

Pakket integreren

Een voorbeeld van een usecase die je volgens SuccessDay altijd moet gebruiken: Stel, je hebt een hoop geld uitgegeven aan nieuwe software en aan een implementatiepartner en dan komt er een hiring freeze. Hoe pas je dit proces aan in je pakket en wie gaat dat doen? Moet je daarvoor naar het hoofdkantoor bellen of kan je iemand in Nederland bellen? Of kunnen klanten het misschien wel heel eenvoudig zelf, eventueel met hulp van het bedrijf dat de implementatie heeft begeleid? Of stel, je neemt een bedrijf over: hoe makkelijk is dit in het pakket te integreren?

In het core team moeten wat ons betreft de CHRO, CFO, CIO en iemand namens de business zitten

Het tweede dat opvalt in de aanpak van SuccessDay is het belang dat zij hechten aan het opstellen van een goede governance. Dat gaat volgens Bas in de praktijk helaas heel vaak mis. “Het gaat hier om best kostbare, tijdrovende trajecten. Wij zien dat heel veel organisaties die het project zelf doen vaak vergeten om alle belangrijke stakeholders mee te nemen. Daarom willen wij dat alle belangrijkste beslissers al vroegtijdig bij het project worden betrokken en vertegenwoordigd zijn in de stuurgroep.

“In het core team moeten wat ons betreft de CHRO, CFO, CIO en iemand namens de business zitten. Het is namelijk niet alleen een HR- of IT-feestje. Je moet Finance erbij betrekken om een business case te kunnen opstellen. Maar ook Inkoop en Legal moeten vertegenwoordigd zijn. Tot slot heb je de business nodig om er een succes van te maken, want je managers worden straks een belangrijke gebruikersgroep.”

Tempo maken

SuccessDay benadert het leveranciersselectieproces daarom holistisch: een integrale aanpak, die meteen vanaf de start sterk wordt neergezet over de hierboven genoemde assen, waarbij iedereen zich gehoord voelt. Als je dit niet doet, kan je volgens Bas geen tempo gaan maken.

“Over tempo maken gesproken: er zijn organisaties die denken: dat selectieproces doen we wel even binnen twee maanden. Dat kan echt niet! Onze ervaring is dat dit minimaal vier maanden kost. Als je die tijd neemt, betaalt dat zich verderop in het project terug. Wij of de leveranciers zijn nooit het probleem. Wij schakelen wel een tandje bij of werken een weekend door. Maar de uitdaging zit ‘m in: hoe klaar is de organisatie ervoor en hoe zit het met de beschikbaarheid van mensen? Dat kost altijd meer tijd dan je denkt.”

Als er eenmaal gekozen is voor een softwarepakket en de implementatiepartner, helpt SuccessDay door kritisch naar de inhoud van de contracten te kijken. Zijn de omschrijvingen helder en is duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht? Of kan de tekst leiden tot misverstanden en onenigheid over de kosten en uitvoering van eventueel meerwerk?

Bas: “Als je zo’n contract voor het eerst ziet, heb je geen idee waar je een handtekening onder zet. Wij weten bijvoorbeeld dat vijf compensation plans voor 37 locaties vaak te weinig is. Ga hierover met elkaar in gesprek. Ik heb meegemaakt dat de inkt van de handtekening onder een contract nog niet droog was of er werd gezegd: ‘Uiteraard kunnen wij deze wijzigingen nog doorvoeren. Dat kost je alleen wel tig euro extra.’ Wij proberen dit soort ellende vooraf te voorkomen.”

Juiste mensen aan boord

Tot slot – als bekend is welk pakket is gekozen – doet SuccessDay altijd de Organization & Readiness Scan. Hierbij kijken ze of de organisatie de juiste mensen aan boord heeft om het project uit te kunnen voeren en of zij voldoende kunnen worden vrijgemaakt. Bovendien worden de data en processtandaarden onder de loep genomen. “Hier moet je echt de tijd voor nemen. Je hebt tijdens het traject echt geen tijd om nog te definiëren wat bij jou een FTE is, of een job catalogue op te stellen”, vertelt Juul.

Een goede voorbereiding is volgens de heren sowieso een must. Als je van tevoren niet goed nadenkt over je HR-technology roadmap en de pakket- en leverancierselectie, kom je altijd voor verrassingen te staan. “En dan niet in de leuke zin van het woord. Die verrassingen kunnen hogere kosten zijn, maar ook vertraging, verwachtingen die niet worden waargemaakt of onvoldoende draagvlak binnen de organisatie. Daar zit niemand op te wachten.”

Bron: aangeboden door SuccessDay