Door Ester Schop  Foto Anne Kleinenbroich: Sabine Metz

Toen Media.Monks vorig jaar zomer besloot om als onderdeel van de grootschalige integratie de HR-data van alle entiteiten te integreren in één HR-informatiesysteem (HRIS), stond het voor een enorme uitdaging. Het digital-first marketing- en reclamebureau dat ongekend hard is gegroeid – had intern onvoldoende tijd, kennis en expertise in huis om het project in goede banen te leiden.

“Media.Monks zet fors in op digitaal en dus dachten ze: ‘Die tool implementeren we wel even’”

Samen met SuccessDay wist het enthousiaste team van Media.Monks de livegang te realiseren binnen de ‘belachelijk scherpe’ deadline van 9 maanden. Anne Kleinenbroich, destijds HR-businesspartner en inmiddels gepromoveerd tot manager HR-integrations, vertelt samen met Els van Mierop, changemanager bij SuccessDay, over de belangrijkste uitdagingen en leermomenten van het implementatietraject.

Tegen de klippen op

De Nederlandse kantoren van Media.Monks, zoals het bedrijf van S4 Capital sinds augustus van dit jaar heet, staan dan wel in Hilversum en Amsterdam, maar het is een heuse multinational. Als digital-first marketing- en reclamebureau brengt Media.Monks content, data en digitale media en technologieservices samen voor merken als BMW, Mondelez, T-Mobile en VISA. Er werken inmiddels ruim 6.000 medewerkers op 57 locaties in 33 landen, maar als je dit artikel leest, kan dit alweer achterhaald zijn. Het bedrijf groeit namelijk tegen de klippen op.

SuccessDay ontzorgt organisaties tijdens de HR-transformatie naar een nieuw HRIS (HR-informatiesysteem) van onder meer Workday, Oracle HCM, SuccessFactors of TalentSoft.
Oprichter Bas Eggelaar vervulde zelf 20 jaar verschillende HR-rollen bij grote organisaties en hield zich veel bezig met HR en IT. Hij stapte naar eigen zeggen in alle valkuilen waar je maar in kunt stappen. “Naast mezelf zag ik peers in dezelfde valkuilen stappen en kwam ik tot de conclusie dat er een partij miste in de markt.” Hij richtte hiertoe SuccessDay op. In een serie artikelen behandelen we iedere keer een interessante klantcase waarin de belangrijkste ervaringen en geleerde lessen centraal staan – zodat u als CHRO straks niet opnieuw het wiel hoeft uit te vinden als u uw HR-processen digitaal wilt transformeren.

Rebranding

Onlangs besloot het bedrijf alle inmiddels 24 labels onder één merknaam te voegen: Media.Monks. S4 Capital blijft daarboven bestaan als financiële entiteit met een Londense beursnotering. De stap tot rebranding is gezet omdat digitalisering het reclamespeelveld voorgoed heeft veranderd.

Merken hebben hierdoor een ander soort organisatie nodig om de verbinding te maken met hun klanten: puur digitaal, met data-gedreven creatieve content. De nieuwe organisatiestructuur die het bedrijf eerder dit jaar al introduceerde, moet samenwerking en innovatie stimuleren binnen de verschillende teams.

“Ze hadden een belachelijk scherpe deadline gesteld, maar we hebben het binnen negen maanden gered”

“Voor onze mensen betekent dit dat ze allemaal collega’s zijn, de mogelijkheid hebben om te groeien en hun carrière vorm te geven, met wereldwijde mogelijkheden”, vertelt manager HR-Integrations Anne Kleinenbroich. Zij is daar zelf trouwens een goed voorbeeld van, want zij begon aan dit traject als HR-businesspartner bij Media.Monks in Nederland en werd afgelopen januari gepromoveerd tot global manager HR-integrations.

Klanten kunnen door de samenvoeging van de merken makkelijker beschikken over specialistisch talent. Hiermee hoopt Media.Monks beter in te spelen op de behoefte van internationale klanten. BMW verlangt bijvoorbeeld wereldwijde ondersteuning vanuit alle entiteiten.

Dit alles is alleen mogelijk als alle HR-data samenkomen in één geïntegreerd, geavanceerd systeem. Er werd tot voor kort met van alles en nog wat gewerkt: van Exact Synergy, tot het HR-systeem van Bamboo, maar er waren ook bedrijven die alleen met wat spreadsheets in Excel werkten. “Dat moest anders en liefst snel”, licht Kleinenbroich toe.

Pittige uitdagingen

Toen de keuze voor een HRIS was gemaakt, werd SuccessDay ingeschakeld voor advies en ondersteuning voor, tijdens en na de overgang naar het nieuwe systeem. Omdat Media.Monks onvoldoende capaciteit en kennis en kunde in huis had om de kar zelf te trekken, schakelde het de expertise van het bedrijf uit Eindhoven in voor onder meer projectmanagement en PMO, de aansturing van het testen en verandermanagement.

“Ik ben iets later in het traject ingestroomd en heb namens SuccessDay het stukje change voor mijn rekening mogen nemen”, vertelt Els van Mierop. Volgens haar was de HRIS-implementatie een bijzonder traject met een aantal pittige uitdagingen, waar ze met veel plezier op terugkijkt.

Gaandeweg het project bleek dat het toch wat meer impact had dan gedacht

“Media.Monks is een bedrijf dat fors inzet op digitaal. Daarom dachten ze: ‘Die tool implementeren we wel even’. Maar gaandeweg het project bleek dat het toch wat meer impact had dan gedacht als je zoiets bedrijfs-breed doet. Het was mijn taak om structuur aan te brengen en een goede basis neer te zetten voor de livegang.”

Capaciteitsgebrek

Een behoorlijke kluif, want Media.Monks had niet alleen capaciteitsgebrek, maar had van tevoren onvoldoende nagedacht over welke stappen er gezet moesten worden. “Dat is een beetje onze mentaliteit”, lacht Kleinenbroich. “We vinden alles leuk en interessant en denken bij alles: kom maar op! En bij mogelijke beren op de weg denken we: ‘we cross that bridge when we get there’. Dat is tegelijkertijd ook onze kracht.”

Van Mierop beaamt dit volledig. “Door hun enorme drive, de vele Digital Natives die er werken en die ‘we cross that bridge…’- mentaliteit wisten we de go-live toch in een recordtijd te realiseren. Ze hadden een belachelijk scherpe deadline gesteld, maar we hebben het binnen negen maanden gered. En dat is best een wonder als je naar de omstandigheden kijkt.”

Uitstel wrang maar nodig

De go-live werd op het laatste moment wel nog met een week uitgesteld, om de laatste puntjes op de i te zetten. Kleinenbroich: “Als we wel live waren gegaan, hadden we waarschijnlijk 6.000 mailtjes van medewerkers gekregen dat de data niet klopte. Dat moet je niet willen. Ook hebben we die extra tijd gebruikt om de ondersteuning beter op poten te zetten en de role based access voor het nieuwe global HR-team goed te regelen. Dus hoe wrang dat uitstel op het laatste moment ook was, ik ben blij dat we het hebben gedaan.”

“Als de data niet klopt, is het afbreukrisico voor je adoptie gigantisch”

Van Mierop benadrukt dat je je zaakjes goed op orde moet hebben voor de livegang. “Hoe saai data en supportmodellen ook klinken, op het moment dat je medewerkers voor het eerst in het systeem komen en zien dat de data niet klopt, is het afbreukrisico voor je adoptie gigantisch en dan is alle moeite die je hebt gedaan voor change tevergeefs.”

SuccessDay heeft de livegang ondersteund met Smooth Landing, waarin de projectmanager verantwoordelijk is gemaakt voor de coördinatie van alle binnenkomende vragen van gebruikers. Zo is een steady basis neergezet met support-tooling, zodat de HR-professionals van Media.Monks zich weer konden focussen op werkzaamheden die meer waarde toevoegen.

Wat ook bijzonder was aan dit traject, is dat met een bedrijf in de snelgroeiende, en veranderende, digitale industrie de collectieve kennis over processen en verantwoordelijkheden belegd is bij slechts een kleine groep en bovendien niet goed is vastgelegd. Van Mierop: “Dat vraagt om veel flexibiliteit en meedenken. Ook bestaan er veel verschillende bedrijfsculturen naast elkaar, als je uit zoveel verschillende overgenomen entiteiten bestaat. Dat maakte het extra pittig, maar ook interessant.”

‘We fixen dit’

Kleinenbroich benadrukt dat SuccessDay hen heel goed geholpen heeft bij het in kaart brengen wat voor soort mensen (intern en extern) er nodig waren voor een succesvolle implementatie. “Ze hebben goed hun best gedaan om ons bedrijf te snappen en het naar één geheel te krijgen. Het team binnen Media.Monks dat zich hiermee heeft beziggehouden bestaat uit mensen die interesse in HRIT hebben maar er geen of weinig kennis van hebben. Zo ben ik er zelf ook bij betrokken geraakt. Ik merkte dat wij creatievelingen soms best moeite hebben met knopen doorhakken.

“Elk project levert maatwerk op, daar moet je eerlijk over zijn naar klanten.”

Ook daarin heeft SuccessDay een cruciale rol gespeeld. Net als ons laten inzien wat er allemaal kan met een HRIS. Als je hierin niet samenwerkt met een implementatiepartner, blijf je te vaak bij de basis en haal je niet het onderste uit de kan. Dat geldt ook voor het change-gedeelte. Die mentaliteit van ‘dat fixen we wel’ gaat in een hyperbool verder, als je daar nog een expertise-laag overheen legt. Het is ongelofelijk hoe Els ons team heeft laten shinen.”

Inmiddels is Media.Monks bijna in z’n geheel over op één systeem, al is nog een klein aantal entiteiten bezig met de integratie. Daarnaast is er een lift-off gekomen. Zo is de absence & leave-module waarmee Kleinenbroich zich in het begin zelf heeft beziggehouden inmiddels overgenomen door een nieuw opgezet HR-Systems-team.

Onwijze blacklog

Dat team richt zich volledig op de inrichting van het systeem. Daarnaast komen er steeds meer HR-teams die zich richten op verschillende global processen, zoals de performance-reviews. “We hebben een onwijze backlog aan projecten die we nog willen realiseren binnen het bedrijf. Een van de belangrijkste projecten is zorgen dat alle data binnen het systeem clean is. En we blijven maar groeien, dus het werk houdt nooit op”, lacht Kleinenbroich.

Zij benadrukt dat systeemintegratie misschien onwijs saai klinkt, maar cruciaal is om talent uit te lichten binnen de organisatie. “Iedereen met wie ik heb samengewerkt in dit project heeft promotie gemaakt of is in een andere interessante rol beland.” Van Mierop zag dat de combinatie Media.Monks en SuccessDay een goede was.

“De dynamiek tussen deze twee organisaties heeft dit project succesvol gemaakt”

“Natuurlijk werk je bij de implementatie van een HRIS methodisch, maar een groot verschil met veel andere consultancybedrijven die dit soort implementaties begeleiden, is dat SuccessDay veel flexibiliteit biedt om het zo te doen dat het klopt bij het bedrijf dat je helpt. Ik kan hier volledig vanuit de klant denken. We leggen een basis om vervolgens samen met de klant een laag eroverheen te leggen.”

“Daarom klikte het zo goed met Media.Monks. Als zij in een korset waren geduwd volgens een strak stramien, zoals sommige andere consultancybedrijven werken, had het aan alle kanten gebotst. Elk project levert maatwerk op, daar moet je eerlijk over zijn naar klanten.”

Menselijke match

Haar advies aan organisaties die aan de vooravond van een HRIS-implementatie staan, luidt dan ook: ga op zoek naar een partner die cultuurtechnisch bij je past. Neem ook het aanpassingsvermogen en het klant-denken mee in je afweging. “De dynamiek tussen deze twee organisaties heeft dit project succesvol gemaakt. De menselijke match maakt vaak het verschil.”