Valérie Bohnenn, Director HR Ricoh EMEA-NL: “Engagement is sleutelfactor in bedrijfstransformatie”

Het Japanse elektronicabedrijf Ricoh is groot geworden met printers en kopieermachines, maar door de voortgaande digitalisering is het toekomstperspectief van die producten anders. Zeker kopiëren vindt steeds meer digitaal plaats: bestanden worden per mail, via de cloud of via het bedrijfsnetwerk verspreid, in plaats van gekopieerd, vermenigvuldigd en dan handmatig uitgedeeld.

“Meer diversiteit maakt organisaties aantrekkelijker op de arbeidsmarkt”

Begrijpelijk dus dat Ricoh in de afgelopen jaren sterk heeft ingezet op de transitie van alleen printen en kopiëren naar aanvullende nieuwe vormen van dienstverlening. Het bedrijf heeft printers en kopieermachines zeker niet in de ban gedaan, maar ondersteunt daarnaast organisaties in toenemende mate bij documentenbeheer, werkplekautomatisering, IT-infrastructuur en cloud-services. Ricoh biedt oplossingen zodat klanten efficiënter kunnen worden, en werknemers beter samen kunnen werken en slimmer met informatie weten om te gaan.

Ingrijpende gevolgen

Uiteraard hebben al deze veranderingen ingrijpende gevolgen op HR-gebied, en betekent de zakelijke transformatie ook een HR-transformatie. Sowieso moet Ricoh beschikken over de juiste mensen – mensen die eerder een adviserende rol op zich kunnen nemen en een goede relatie met klanten kunnen onderhouden dan dat ze uitmunten in de verkoop van printers en copiers.

Om de zakelijke transformatie te kunnen versnellen, worden allerlei activiteiten gecentraliseerd. Zo zijn de activiteiten van Ricoh in Nederland ondergebracht in vier entiteiten: Ricoh Nederland, Ricoh Europe Supply Chain Management, Ricoh Europe Nederland en Ricoh International.

Elk met een eigen ondernemingsraad, eigen arbeidsvoorwaarden en eigen HR-systemen en -processen. Er is al een start gemaakt met het opzetten van één shared service center voor HR. Van daaruit wordt verder gewerkt aan de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden en het stroomlijnen van processen en HR-systemen.

Een weg vooruit

Hoofdverantwoordelijke voor deze HR-transformatie is Valérie Bohnenn, die sinds januari van dit jaar Director Human Resources van Ricoh EMEA/Nederland is, als opvolger van Suzanne van Helvoort-Schaap. Bohnenn is als lid van de Board van Ricoh Nederland verantwoordelijk voor de HR-activiteiten binnen Ricoh Nederland, Ricoh Europe Supply Chain Management, Ricoh Europe Nederland en Ricoh International BV.

“Ik vind het leuk om met z’n allen een weg vooruit te vinden”

Sinds 2000 heeft Valérie de integratie en transformatie van diverse bedrijven na overnames begeleid binnen het IT/Telco-domein. Bij haar vorige werkgever T-Systems bekleedde ze de rol van VP HR en heeft ze een belangrijke bijdrage geleverd aan de verdere transformatie van een conventioneel IT-infrastructuurbedrijf naar een belangrijke speler in de cloud IT-services-markt.

Die rol was haar op het lijf geschreven: “Ik ben niet iemand die een bestaande organisatie wil managen; ik vind het juist leuk een transformatie met een organisatie te doorlopen en met z’n allen een weg vooruit te vinden.”

Bovendien heeft ze uitgebreide internationale ervaring, wat binnen een bedrijf als Ricoh een enorm voordeel is: “Tenslotte wordt de strategie van het bedrijf in Europa of zelfs in Japan vastgesteld, en werken er diverse nationaliteiten binnen het bedrijf, met uiteenlopende culturen. Dan is het een uitkomst als je zoals ik verschillende culturen kent en weet hoe je die verschillen het beste kunt overbruggen.”

Strategie vertalen

Zelf ziet Bohnenn het als haar belangrijkste taak om de strategie te helpen vertalen naar de organisatie, en – belangrijker nog – om de mensen daarin mee te nemen. “Zodat ze zich voorbereiden op alle toekomstige veranderingen. Zich niet pas aanpassen op het moment dat het niet anders kan, maar dat moment juist voor weten te zijn.

Uit zichzelf, zonder dat ze het gevoel hebben dat ze iets krijgen opgedrongen.” Ze maakt de vergelijking met een vliegtuig: “Dat kan ook pas vliegen als de vleugels meebewegen.” Maar dat “vliegen” kan alleen als het engagement van werknemers zo groot mogelijk is, aldus Bohnenn.

“Nederland kent een behoorlijk kennisintensieve cultuur, met veel verstand van de mogelijkheden die de digitalisering biedt”

Niet dat dit engagement nu zo laag is, maar toch. Als werknemers meer doen dan alleen trouw uitvoeren wat ze wordt opgedragen, maar ook nauw betrokken zijn bij het wel en wee van de onderneming, dan wordt de onderneming wendbaarder, en kan beter richting worden gegeven aan de zakelijke transformatie.

Verhoging van de employee engagement is in de ogen van Bohnenn zelfs belangrijker dan de organisatorische harmonisatie en transformatie die ook moet worden doorgevoerd. “Ik zie dat zelfs als een afgeleide kwestie. Met een hoge employee engagement krijg je die harmonisatie en transformatie makkelijk voor elkaar.”

Decentrale initiatieven

Om de employee engagement te verhogen, zijn volgens Bohnenn evenwel juist op decentraal niveau initiatieven nodig, die zijn afgestemd op de cultuur van het betreffende land. “In het geval van Nederland is dat een behoorlijk kennisintensieve cultuur, met veel verstand van de mogelijkheden die de digitalisering biedt. Nederland loopt wat dat betreft zelfs voorop in Europa.”

Dat is ook meteen de reden dat de transformatie van Ricoh naar digital services company juist in Nederland versneld moet worden doorgevoerd, zegt Bohnenn: “Omdat onze klanten zo goed weten wat ze nodig hebben.” Op basis van interviews met werknemers van Ricoh in Nederland heeft Bohnenn samen met haar team het initiatief genomen voor diverse ontwikkelprogramma’s voor medewerkers. Zoals Today for Tomorrow, een programma dat erop is gericht de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten.

Actief stilstaan

Onderdeel van Today for Tomorrow is dat werknemers werken aan “competent zijn”. Dat wil zeggen dat ze actief stilstaan bij de toekomst, bepalen welke kennis, vaardigheden en competenties ze nodig hebben en dat ze daarvoor trainingen en opleidingen volgen én on the job binnen Ricoh ervaringen opdoen of een om- of bijscholingstraject doorlopen.

Daarnaast is er aandacht voor het fysieke, mentale en emotionele welzijn van medewerkers; die krijgen mogelijkheden om in elke fase van hun carrière hun werk- privébalans op peil te houden.

“Het is ons doel om werknemers voor langere tijd aan het bedrijf te verbinden”

Kortom: “Wij bieden een intensieve loopbaanbegeleiding. Waar veel bedrijven nog erg reactief zijn – en soms zelfs alleen de exit van een werknemer begeleiden – is het ons doel om werknemers voor langere tijd aan het bedrijf te verbinden. Niet per se op dezelfde plek: we willen juist dat ze een lange weg binnen het bedrijf kunnen afleggen, en al die tijd in hun kracht blijven.”

Kennis naar binnen trekken

Om de transformatie te versnellen, zijn er uiteraard ook mensen van buiten nodig die al beschikken over de vaardigheden die nodig zijn om de toekomst goed beslagen tegemoet te treden. “Behalve door werving van nieuw talent, doen we dit ook door acquisitie van bedrijven”, zegt Bohnenn.

Zo heeft Ricoh Nederland vorig jaar Avantage gekocht, een bedrijf in IT-diensten dat organisaties ondersteunt met werkplekautomatisering, IT-infrastructuur en cloud-services. “Met hen zetten we diverse programma’s op, waar de collega’s van Avantage onze salesmedewerkers trainen en meenemen in wat het betekent om een digital services company te zijn. Samen blijven we de propositie die we naar de markt brengen ontwikkelen. Zo trek je die kennis breder binnen de organisatie.”

Mensen van buiten

Sowieso zijn mensen van buiten een aanwinst, aldus Bohnenn. Of liever gezegd: diversiteit is in haar ogen belangrijk, en daar kunnen mensen van buiten een bijdrage aan leveren. Immers: teams die uit allerlei soorten mensen zijn samengesteld, lijden niet onder verkokering en bewustzijnsvernauwing.

Ze bieden ruimte voor creativiteit, en nemen afgewogen beslissingen die bovendien op een breed draagvlak mogen rekenen. Op de werkvloer leidt dit tot betere samenwerking, communicatie en succes – het bedrijf wordt competitiever, productiever en innovatiever.

Zoals Bohnenn zelf onlangs in een blog ter gelegenheid van Internationale Vrouwendag schreef: “We hebben de nieuwe inzichten nodig die diversiteit ons brengt. Ook maakt meer diversiteit organisaties aantrekkelijker op de arbeidsmarkt. Het helpt ons om nieuw talent aan te trekken. Talent dat we nodig hebben in onze transformatie naar een digital services company.”

“Een bedrijf dat uiteenlopende mensen een kans geeft, wordt daar alleen maar sterker van”

Dat Bohnenn de blog juist voor Vrouwendag schreef, is uiteraard geen toeval, aangezien vrouwen lang niet altijd een kans krijgen hun stem te laten doorklinken in organisaties, waardoor de mannelijke monocultuur in stand wordt gehouden.

“Maar ik zie mezelf niet als een voorvechter van de vrouwenzaak. Binnen Ricoh is dat ook niet urgent; onze CEO bij Ricoh Europa is vrouw, onze internationale CHRO eveneens, en vrouwen bekleden allerlei verantwoordelijke functies binnen het bedrijf. Wel wil ik me graag uitspreken voor diversiteit. Een bedrijf dat uiteenlopende mensen een kans geeft, wordt daar alleen maar sterker van.”