Door Ester Schop

Door de overname van Benteler Distribution werd de Van Leeuwen Buizen Groep eind 2019 in een klap twee keer zo groot. De distributieonderneming en specialist in stalen buizen en buistoepassingen is met zo’n 80 vestigingen actief in maar liefst 33 landen. Doordat de omzet, personeelsomvang en footprint verdubbelden, was het tijd voor een nieuwe visie en strategie.

Dit vraagt om een optimale inrichting van je processen, maar ook om state-of-the-art HRIT

Die strategie heeft niet alleen een klanten- en business-kant, maar leidde ook tot een nieuwe HR-agenda. Om de nieuwe people-strategie te verwezenlijken, koos het bedrijf voor Workday als HRIT-tooling, met additionele ondersteuning via Workday FastLane, het traineeship van SuccessDay. “Zo zijn we ook op de lange termijn verzekerd van de juiste ondersteuning en kennisborging”, aldus Caroline van Nieuwkerk, sinds november vorig jaar Executive Director HR bij Van Leeuwen en lid van de Executive Board.

Vehikel voor de HR-strategie

Van Nieuwkerk werd aangesteld om in aansluiting op de nieuwe, algemene strategie de people-strategie op te zetten en te implementeren. “We zien Workday als vehikel om die strategie naar onze mensen te brengen. Het belangrijkste doel is dat wij hen helpen om de beste leiders te zijn en dat wij onze mensen in staat stellen te floreren en zichzelf elke dag te ontwikkelen.”

Allereerst gaat de nieuwe strategie over de klanten van Van Leeuwen, die in vrijwel alle (industriële) sectoren actief zijn: van de bouw tot automotive en van de machinebouw tot de energiesector. De specialist in stalen buizen en buistoepassingen – een familiebedrijf opgericht in Zwijndrecht dat in 2024 haar honderdjarige bestaan viert – legt zich toe op het leveren van toegevoegde waarde aan bedrijven, zodat die hun werk beter kunnen doen.

We gaan allerlei programma’s ontwikkelen om onze leiders te laten groeien tot de beste

Daarbij moeten de bedrijfsprocessen na de overname nog efficiënter worden ingericht. Hierbij speelt digitalisering een belangrijke rol. “We doen al veel goed, maar het kan altijd beter en efficiënter”, aldus Van Nieuwkerk. Om die twee punten te realiseren heb je de beste mensen en de beste leiders nodig, maar ook optimaal ingerichte HR-processen. Hiertoe is een nieuwe HR-agenda opgesteld, met vijf prioriteiten: leiderschap & cultuur, talentattraction & development, erkenning & beloning, HR-digitalisering en het welzijn van medewerkers.

 Bas Eggelaar, SuccessDay

State-of-the-art technologie

“We gaan allerlei programma’s ontwikkelen om onze leiders te laten groeien tot de beste. Onze talentontwikkeling en successionplanning kunnen beter en bewuster, maar we willen ook onze medewerkers ondersteunen door het verder ontwikkelen van vaardigheden die ze nodig hebben in de toekomst. Hiervoor richten we een Learning Architecture in. Daarnaast zetten we ook in op cultuur en gedrag. Zo willen we nog beter samenwerken en kennisdeling onderling en binnen ons internationale netwerk beter faciliteren. Dat alles vraagt om een optimale inrichting van je processen, maar ook om state-of-the-art HRIT”, vertelt Van Nieuwkerk.

De keuze viel op Workday. Vincent Nauman, Corporate Manager Compensation & Benefits en projectleider Workday bij Van Leeuwen, vertelt dat die keuze ingegeven werd door een aantal factoren. Onder andere tijdsdruk speelde een belangrijke rol. Zes landen van Benteler Distribution die na de overname tot Van Leeuwen behoorden, maakten gebruik van een Shared Service Center in Duitsland voor de personeels- en salarisadministratie. “Na de overname kwam die service te vervallen. Wij moesten ervoor zorgen dat er snel iets anders kwam. In achttien weken tijd gingen die organisaties van SuccessFactors over op Workday. Dat is heel snel, maar we konden niet anders”, legt Nauman uit.

Alles op één server

Workday kan door de launch-methodiek snel worden geïmplementeerd. Hierbij wordt gebruikgemaakt van beproefde best practices van andere organisaties, waarna organisatie-specifieke aanpassingen kunnen worden gedaan. Nauman: “Dat zorgt voor snelheid en zekerheid dat het goed werkt na de livegang. Daarnaast zit de software goed in elkaar. Alles staat in de cloud, op één server en er hoeven niet allerlei pakketten aan elkaar te worden geknoopt.”

We beschikken straks over transparante data en essentiële sturingsinformatie voor onze leiders en medewerkers

Workday is ook goed zelf te onderhouden, zonder inzet van dure consultancybureaus of tussenpersonen. Mits je uiteraard de juiste kennis en ervaring aan boord hebt. Vorig jaar zomer schakelden Nauman en zijn team de hulp in van SuccessDay voor ondersteuning. Van Nieuwkerk daarover: “Toen ik hier begon heb ik gezegd: dit is een omvangrijk programma dat meerdere jaren in beslag neemt en een goede voorbereiding is cruciaal. Het speelt zo’n belangrijke rol in de ondersteuning van onze nieuwe strategie, dat additionele resources nodig zijn, willen we het goed doen.”

Omdat Workday-specialisten schaars zijn, koos Nauman voor Workday FastLane, het traineeship van SuccessDay. “Zij weten als geen ander jonge talenten te vinden en leiden hen in een jaar tijd zelf op. Zo zijn wij aan Gijs gekomen.”

Werken en leren tegelijk

Gijs Mutsaers is 1 januari 2021 bij Van Leeuwen gestart als trainee. De eerste paar weken volgde de oud-student HRM met een minor in IT via SuccessDay een intensieve Workday-bootcamp. Sindsdien werkt en leert hij tegelijkertijd. Na een jaar treedt hij in dienst bij zijn opdrachtgever. Van Nieuwkerk vertelt dat ze hem nu al niet meer kwijt wil. “Het is ongekend hoe steil zijn leercurve is. En door het traineemodel van SuccessDay zijn wij ook op de lange termijn verzekerd van de juiste ondersteuning en kennisborging.”

Gijs wordt intensief begeleid door Ruben Stavast, Senior Consultant bij SuccessDay. Die leert hem niet alleen de technologische vaardigheden om de wereldwijde implementatie van Workday tot een goed einde te brengen, maar tilt ook zijn business-skills, zoals HR en consultancy, en zijn soft skills naar een hoger niveau. In het begin hadden ze vrijwel dagelijks contact, maar omdat Gijs zulke grote sprongen maakte, werd dit al snel teruggeschroefd tot één keer per week. Van Nieuwkerk: “Gijs is dienstverlenend, kan heel goed in processen denken en is precies in het oppakken en uitwerken van dingen; cruciale vaardigheden voor de uitrol. Hij wordt op handen gedragen door onze contactpersonen in de landen waar al geïmplementeerd is en wordt.”

Dat Ruben op de achtergrond aanwezig is als sparringpartner voelt voor Van Leeuwen als een geruststelling. “Niet dat het vaak nodig is, maar toch. Het is best intimiderend als je net uit de schoolbanken komt en je ineens met allerlei mensen uit Tsjechië en Singapore zaken moet doen, maar Gijs doet dat gewoon”, vult zijn begeleider aan.

Match met organisatiecultuur

Bas Eggelaar, directeur van SuccessDay, zegt bij de werving heel goed te kijken of een kandidaat matcht met de cultuur van een organisatie. “We hebben het hier over een best ingewikkeld profiel: je moet extravert zijn, omdat je met veel verschillende mensen uit alle lagen van de organisatie moet kunnen communiceren en samenwerken, maar tegelijkertijd moet je ook heel nauwkeurig en systematisch kunnen werken. Met name het testwerk vraagt eerder om een introvert type. Die combinatie van vaardigheden zie je niet zo veel.

Medewerkers kunnen straks zelf aan het stuur zitten van heel veel processen, waar ze vroeger moesten afwachten

De Workday FastLane-dienst van SuccessDay is ontstaan doordat het bedrijf zelf heel hard groeide en mensen met dit soort kennis nauwelijks kon vinden. “Toen zijn we ze zelf maar gaan opleiden en al snel vroegen klanten of we dat ook voor hen konden doen. Ik denk niet dat het ons eigen businessmodel als HRIT-consultancybedrijf bijt, want wij geloven in langdurige partnerships.”

Enorme toegevoegde waarde

Gijs wil na zijn traineeship graag blijven werken bij Van Leeuwen. Met name de vrijheid om het op zijn manier aan te pakken spreekt hem aan. Hij realiseert zich dat hij op een fantastische opdracht zit en een unieke kans heeft gekregen. Halverwege 2022 moet het nieuwe HCM-platform in 33 landen werken en waarmaken waarvoor het is aangeschaft: van enorme toegevoegde waarde zijn bij het realiseren van de strategische doelstellingen.

Met het oog op de snelheid heeft de organisatie vorig jaar in de eerste zes landen alleen de basisfunctionaliteiten geïmplementeerd (HCM-core module, verlof en verzuim en de payroll-integratie). Dit jaar volgen er tien andere landen, waaronder Nederland. Daarnaast worden functionaliteiten toegevoegd, zoals de hele beoordelingscyclus en de jaarlijkse salaris- en bonusronde. Volgend jaar volgen recruitment en e-learning en wordt Workday in de laatste groep landen geïmplementeerd.

Nederland zit dus midden in het implementatietraject. Gijs: “We zijn in maart begonnen en de geplande go-live datum is 5 oktober. We doen meteen een volwaardige integratie met ons payroll-systeem van AFAS, en nemen ook meteen verlof en verzuim mee. In Nederland alleen al hebben wij vijf identiteiten met meerdere cao’s, dus dat moet zorgvuldig worden ingeregeld. Ter vergelijking: in landen waar wij veel kleiner zijn, zoals Denemarken, trekken we van start tot livegang maar negen weken uit.”

Voordelen van goede HRIT

In de landen waar Workday al geïmplementeerd is, zien managers en medewerkers het als een gigantische sprong voorwaarts: de organisatie gaat in één klap van vrij traditionele HRIT naar state-of-the-art. Van Nieuwkerk somt de belangrijkste voordelen op. “We vereenvoudigen en standaardiseren onze processen wereldwijd, we beschikken straks over transparante data en essentiële sturingsinformatie voor onze leiders en medewerkers, en het is enorm gebruiksvriendelijk. Medewerkers kunnen straks zelf aan het stuur zitten van heel veel processen, waar ze vroeger moesten afwachten.”

Als onze CEO een videoboodschap heeft gemaakt, kan iedereen die straks ook zien op de app op z’n smartphone

Doordat veel complexiteit en ruis worden weggeorganiseerd, houden HR-professionals meer tijd over om waarde toe te voegen. Er kan straks volledig worden gefocust op de people-strategie. Nauman weet nog een belangrijk voordeel: “Workday biedt toekomstperspectief en is een communicatietool, waardoor iedereen zich straks nog meer connected voelt. Niet alleen het personeel achter de laptop, maar ook onze mensen die in het magazijn de buizen op vrachtwagens laden. Als onze CEO een videoboodschap heeft gemaakt, kan iedereen die straks ook zien op de app op z’n smartphone.”

De volgende landen op het programma zijn Denemarken en Litouwen. Nauman merkt dat de eerste reacties enthousiast zijn. “Ik heb al meerdere berichten ontvangen over hoe blij ze zijn dat we daar gaan beginnen. Dat zegt toch genoeg?”