Grip op voorspelbare valkuilen in gesprekken? Technologie onthult kansen voor ontwikkeling

Professionals herhalen vaak dezelfde fouten, onbewust van de impact die dit heeft op de samenwerking en prestaties. Het resultaat? Frustratie binnen teams, gemiste kansen en stagnerende groei.

Communicatie is niet alleen een individuele uitdaging, maar ook een strategisch vraagstuk voor HR

De oorzaak ligt vaak in een gebrek aan inzicht in wat er tijdens een gesprek daadwerkelijk gebeurt. Professionals realiseren zich niet altijd hoe hun manier van communiceren de dynamiek en uitkomst beïnvloedt.

Zonder dat inzicht is het bijna onmogelijk om oude patronen te doorbreken. Dit maakt communicatie niet alleen een individuele uitdaging, maar ook een strategisch vraagstuk voor HR en leiderschap: hoe zorgen we ervoor dat deze valkuilen zichtbaar en hanteerbaar worden?

De verborgen dynamiek: wat professionals niet zien aankomen

Zelfs ervaren en goed opgeleide professionals lopen vast in communicatiepatronen die zij zelf niet herkennen. Deze gedragspatronen en biases hebben subtiele, maar diepgaande gevolgen. Ze leiden tot verminderde samenwerking, weerstand en gebrekkige prestaties. Twee veelvoorkomende voorbeelden illustreren dit:

1. Directief gedrag waar coachen tot meer inzicht zou leiden
   Leidinggevenden die zich voornemen om medewerkers ruimte te geven, vervallen vaak ongemerkt in sturende suggesties. Dit beperkt de medewerker in het nemen van eigenaarschap en verzwakt de motivatie.
2. Sugarcoaten van feedback op prestaties, om de goede sfeer te bewaren
   Om ongemak te vermijden, verzachten managers negatieve feedback. Het resultaat is onduidelijke communicatie, wat medewerkers belemmert om te groeien en te verbeteren.

Ondanks bewustzijn van ‘hoe het hoort’, blijven deze valkuilen terugkeren. Het herkennen en doorbreken van deze patronen vraagt om een strategische aanpak en dat vereist data. Het goede nieuws is dat deze data over wat professionals doen, dankzij technologie nu steeds meer voorhanden is, terwijl daarnaast laagdrempelig oefenen ook schaalbaar wordt. Daarmee kunnen professionals leren hoe ze gesprekken effectief en duurzaam kunnen verbeteren.

Tools voor inzicht en verandering: technologie als katalysator

Dankzij technologische vooruitgang wordt het steeds beter mogelijk om patronen in communicatie, inclusief ‘biases‘, zichtbaar te maken. Deze feitelijke, kwantitatieve feedback is essentieel om professionals te helpen hun eigen patronen te doorbreken.

Een voorbeeld van nieuwe technologie is gesprekstrainingen met digitale simulaties. Voor professionals zijn simulaties een bijzonder laagdrempelig methode om doelgericht te leren. De simulaties dagen spelers uit door hen te verplaatsen in situaties die belangrijk zijn voor hun rol, inclusief de dilemma’s die daarbij spelen. Door praktische feedback op basis van theorie en duidelijke scores op belangrijke onderdelen, kunnen professionals zichzelf doelgericht verbeteren, waarbij ze door opnieuw te spelen ook ervaring opdoen met nieuw gedrag en wat je daarmee bereikt.

“Door de beschikbare technologie strategisch te benutten, kunnen we een cultuur creëren die bijdraagt aan duidelijkheid, vertrouwen en resultaat”

Zo geven we heel praktisch richting aan vorming van managers als mens- of juist taakgericht leidinggevende, en aan klantcontactmedewerkers met een focus op first time right of juist customer intimacy. Het ontwikkelen van organisaties op basis van een doordachte strategie wordt daarmee praktisch.

Naast deze doelgerichte ‘vormende’ en heel persoonlijke training, ontstaan ook in hoog tempo nieuwe vormen van performance support, voor divers schrijfwerk zoals email en marketing automation, maar ook tijdens gesprekken. Deze suggesties tijdens gesprekken zijn nu nog voornamelijk inhoudelijk, maar steeds meer ontstaan ook kansen voor performance support op betrekkingsniveau, dat wil zeggen hoe iets gezegd wordt en wat voor gevoelens het oproept bij de ander. Mits de medewerker goed is getraind om de suggesties vanuit een systeem te begrijpen en prioriteren.

Hoewel deze technologie nog in ontwikkeling is, opent het vele deuren naar veel effectievere communicatie in samenwerking.

Oproep aan HR-professionals en leidinggevenden

Communicatie is meer dan een vaardigheid, en is altijd een reactie op een omgeving, communicatiestructuren en prioriteiten die mensen kunnen herkennen. Dat fungeert als een strategische hefboom voor organisatiesucces. Als HR-professional of leidinggevende heb je de mogelijkheid om technologie in te zetten als hulpmiddel om communicatievaardigheden structureel te verbeteren.

In de afgelopen decennia hebben we organisaties in hoog tempo verder geholpen, door meetbaarheid in processen te verbeteren en processen te optimaliseren. Nu breekt het moment aan om hetzelfde te gaan doen met rollen in organisaties en hoe professionals communiceren. Door deze verbeteringen kunnen professionals, teams en organisaties loskomen van patronen die groei en prestaties belemmeren.

Door de beschikbare technologie strategisch te benutten, kunnen we een cultuur creëren waarin elk gesprek telt, doordat zij bijdragen aan duidelijkheid, vertrouwen, coördinatie van inspanningen en focus op resultaat. Wie gesprekken verbetert en teams daartoe uitrust, versterkt de hele organisatie. Daarmee breekt een nieuwe fase aan in strategic HR en L&D voor organisaties.