Waarom goede registratie onmisbaar is voor effectieve verzuimaanpak

Veel organisaties monitoren pas serieus wanneer iemand langdurig uitvalt. Maar kortdurend verzuim, de ogenschijnlijk ‘onschuldige’ ziekmeldingen van een dag of twee, wordt structureel onderschat.

Kleine groep medewerkers veroorzaakt bijna helft van het kortdurend verzuim

En dat geldt ook voor frequent verzuim: het herhaaldelijk kort ziekmelden, vaak drie keer of vaker binnen twaalf maanden. Deze losse meldingen lijken klein, maar vormen samen vaak een patroon dat impact heeft op de continuïteit én inzetbaarheid in je organisatie.

En de impact? Die is aanzienlijk groter dan men denkt.
Uit data van ArboNed en HumanCapitalCare, beide onderdeel van HumanTotalCare, blijkt dat 12% van de medewerkers verantwoordelijk is voor maar liefst 45% van alle ziekmeldingen.

Een kleine groep zorgt dus voor een groot deel van de uitdagingen in de bedrijfscontinuiteit. In productieomgevingen kan dit betekenen dat processen stilvallen, extra vervanging geregeld moet worden of deadlines niet gehaald worden. Maar het betekent óók dat gerichte verzuimregistratie, zoals met de software van Nmbrs, je helpt om precies díe groep in beeld te krijgen waar preventie of een gerichte interventie het meeste oplevert.

Waarom goed registreren begint bij dag één

Volgens Iris melden sommige werkgevers pas verzuim bij hun arbodienst als het langer dan een paar dagen duurt. “Dan komt frequent en kortdurend verzuim bij ons helemaal niet boven water,” zegt ze. “Misschien wel in hun eigen analyse, maar wij zien het dan niet.” Het gevolg? De arbodienst kan geen trends signaleren of proactief meedenken over passende interventies.

Daarom is het essentieel dat organisaties al vanaf de eerste ziektedag registreren. Niet alleen vanwege wettelijke verplichtingen, maar vooral om tijdig patronen te herkennen. Kortdurend verzuim is vaak een signaal van iets anders: vermoeidheid, werkdruk of structurele disbalans. Met verzuimsoftware zoals Nmbrs breng je deze patronen eenvoudig in kaart, vanaf de allereerste ziekmelding. Dat maakt het mogelijk om eerder het gesprek aan te gaan – en niet pas wanneer het te laat is.

Van losse meldingen naar bruikbare inzichten

Een goed HR-systeem dat verzuim automatisch deelt met de arbodienst maakt het mogelijk om sneller en gerichter te schakelen. “Wanneer we bij een klant opvallend weinig frequent verzuim zien, is onze eerste vraag: registreer je wel?” zegt Iris. “Want als je het niet bijhoudt, kun je er ook niets mee.”

Slimme registratie maakt zichtbaar:

• welke teams bovengemiddeld kort verzuim hebben,
• of specifieke functies vaker terugkerende meldingen kennen,
• en waar preventieve spreekuren of andere interventies het meeste effect hebben.

Software zoals Nmbrs biedt hiervoor dashboards waarmee HR, leidinggevenden én arbodiensten realtime kunnen meekijken. Dat versnelt niet alleen de analyse, maar ook de opvolging.

Van registratie naar preventie

“Registratie is geen doel op zich,” benadrukt Iris. “Het is een middel om in gesprek te kunnen gaan voordat iemand uitvalt.” Juist frequent en kortdurend verzuim vraagt om een preventieve aanpak: in gesprek gaan vóórdat kleine klachten uitmonden in langdurige uitval.

Bij organisaties waar registratie goed is ingericht, kan HumanCapitalCare veel gerichter adviseren. Bijvoorbeeld over stresssignalen in teams, de behoefte aan extra begeleiding of het nut van aanvullende interventies, zoals leefstijlcoaching of ondersteuning bij mantelzorg.

Verzuim is vaak het gevolg, niet het beginpunt

Volgens Iris ligt de sleutel niet in het ziekmelden, maar in wat eraan voorafgaat. “Het belangrijkste is dat leidinggevenden en medewerkers continu met elkaar in gesprek zijn – niet pas als er verzuim is,” zegt ze. “Je wilt eerder signaleren dat iemand onder hoge druk staat of uit balans raakt. Dat is namelijk hét moment om samen naar oplossingen te kijken.” Die signalen zie je vaak terug in kortdurend verzuim – als je tenminste goed registreert én je mensen kent.

Het vraagt volgens Iris om twee dingen: data én contact. “De combinatie van een goed verzuimsysteem en oprechte aandacht in het team zorgt ervoor dat je eerder ziet waar het wringt. En dat is precies waar preventie begint.”

Geen verzuimgesprek, maar een balansgesprek

Een mooie aanvulling komt van verzuimspecialist Monique Leysens in de podcast HR Halfuurtje (aflevering 21). Zij pleit ervoor om het ‘frequent verzuimgesprek’ te hernoemen.

“Noem het een balansgesprek. Dan haal je de lading eraf en wordt het een gesprek over inzetbaarheid in plaats van een waarschuwing.”

Een subtiel verschil met grote impact: de medewerker voelt minder druk of schuldgevoel, waardoor het gesprek opener en constructiever verloopt.

Beluister de podcast hier

Wat volgens Iris minimaal op orde moet zijn:

• Registratie vanaf de eerste ziektedag
• Inzicht in kortdurend, frequent én langdurig verzuim
• Koppeling van verzuimdata aan teams of functies
• Duidelijke afspraken over wie registreert en wie opvolgt
• Een systeem dat goed samenwerkt met de arbodienst

“Zonder goede registratie zie je pas wat er speelt als het eigenlijk al te laat is,” besluit Iris. En juist daarom is investeren in verzuimdata geen administratieve taak, maar een strategische HR-zet.