Podcast: Wouter Smit, organisatiepsycholoog: “Voor hybride werken is nú het momentum”

Hybride werken heeft door het gedwongen thuiswerken in de afgelopen twee jaar een nieuwe dimensie gekregen, maar om de voordelen ervan goed te benutten is in de praktijk niet zo eenvoudig. Hybride werken gaat veel verder dan alleen afspraken maken over wie wanneer op kantoor is.

“Organisaties die serieus werk van maken hybride werken beschouwen dat als een multidisciplinair vraagstuk”

Volgens Smit, organisatiepsycholoog en gespecialiseerd in het organiseren van hybride werken, zijn sterk leiderschap en het anders organiseren van het werk en van de onderlinge samenwerking belangrijke voorwaarden. Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor medewerkers en teams zelf. Aan HR de taak om hybride werken niet alleen mogelijk te maken maar vooral ook te stimuleren om het ook in de praktijk te brengen, vertelt hij in gesprek met Toine Al en Pieter Lieverse in CHRO HR Podcast, aflevering 60.

Bij het opheffen van de coronamaatregelen in maart riep minister Karien van Gennip organisaties op om de kansen van hybride werken ‘vooral te pakken’. Is hybride werken voor elke organisatie haalbaar?

“Goede vraag. Ik denk dat het met name voor de kantoorwerkers werkt. Als jij je laptop ergens uitstalt maakt het niet zo heel veel uit of dat nu in ruimte A of B is. Organisaties met veel kenniswerkers denken er ook vaak wat serieuzer over na. Tegelijkertijd zie je ook wel dat – bijvoorbeeld in het onderwijs of in de zorg – voor taken die normaal gesproken op locatie werden gedaan langzaam de uitgangspunten veranderen.”

“Zo kunnen we het onderwijs wat meer blended maken zodat studenten ook thuis opdrachten doen of via de cam instructies krijgen. Ik heb zelf fysiotherapie en dat kan nu deels ook via videobellen. Dan bespreek ik mijn oefeningen en hoe het gaat. Dus naast de kennisorganisaties is er nog een hele ring van organisaties voor wie hybride werken ook interessant kan zijn als zij die praktijkcomponent, dat per se op locatie moeten werken, durven loslaten.”

Is hybride werken nu ook wat meer de gewoonte aan het worden?

“Ik denk dat het organisatie-specifiek is. Wij doen zelf vooral onderzoek in de publieke sector. Maar er zijn ook heel veel andere manieren om hybride werken vorm te geven. De ene organisatie heeft daar prachtige theorieën over en uitgangspunten en alles helemaal georganiseerd en de andere is nog heel erg zoekende. Je ziet ook dat er in cao’s nu over wordt nagedacht, en dan met name over thuiswerkvergoedingen of vitaliteitsbudgetten en dat soort dingen, maar het is geen brede beweging.”

Verwacht je dat meer organisaties het zullen gaan toepassen?

“Ik denk dat er nu wel een heel interessant momentum is, als het gaat over hybride werken. We weten uit praktisch elk onderzoek dat mensen gemiddeld bij één fte twee dagen thuis willen werken. Kunnen we in die behoefte voorzien of krijgen we het allemaal niet goed geregeld in de organisatie? Dan zit ik hier bijvoorbeeld met team A op locatie terwijl Jan en Klaas toch weer online inbellen met een laptop terwijl we daar niet echt goede voorzieningen voor hebben.”

“Productiviteit, tevredenheid en gevoel van autonomie worden in een hybride team alleen versterkt als er heel duidelijke afspraken worden gemaakt”

“Dan zijn Jan en Klaas binnen no-time gewoon weer op kantoor. Dus ik denk dat het een heel interessant moment is om te kijken of organisaties in staat zijn om mensen echt te verleiden en ook te stimuleren om met hybride werken serieus aan slag te gaan. Als dat te weinig ontstaat, dan kan er best wel weer een terugveren komen. Voor je het weet staan we allemaal weer op de A2 in de file.”

Waarom is het niet genoeg om afspraken te maken over wie er wanneer op kantoor is?

“Mensen hebben allemaal verschillende behoeften. Klaas heeft een boerderij gekocht in de polder en wil minimaal aanwezig zijn. Ahmed woont klein in de stad met een kleuter thuis en wil per se naar kantoor want die wil zich daar kunnen concentreren. Daarnaast heb je natuurlijk al die deeltijdaanstellingen, want Nederland is kampioen deeltijdwerken. Gooi dat in de blender en je houdt een coördinatietaak over die bijna niet meer te overzien is.”

“Daarnaast gaat het ook om de vraag: waarvoor treffen we elkaar dan op locatie? Zodat het niet zo is dat, laat ik het even bij het onderwijs houden, de een thuis aan het les geven is en de ander online. Of dat de ene adviseur naar zijn klanten toe gaat en de tweede ze even vanuit huis belt. Op functieniveau kun je het bekijken en dat gaat met name over, hoe maak je nu afspraken die ervoor zorgen dat hybride werken een flexibiliteit wordt, om de doelstellingen te blijven realiseren?”

“Hybride werken is altijd een middel. Je ziet ook in heel veel onderzoek dat productiviteit, tevredenheid en gevoel van autonomie versterkt worden in een hybride team, maar alleen als er heel duidelijke afspraken over worden gemaakt. Anders ga je precies het tegenovergestelde krijgen.”

Om wat voor afspraken gaat het dan?

“Het gaat om afspraken als: wanneer werken we dan samen? Voor welke taken? Hoe doen we dat in subteams? Wat doen we aan kennisdeling? Hoe behouden we de teamcohesie? Dus het gevoel dat we samen een team zijn of onderdeel zijn van de organisatie. Dat zijn allemaal vraagstukken die je niet los kunt zien van hybride werken. Als je helemaal uitzoomt, zou je kunnen zeggen, dat het gaat over de filosofie van de organisatie. Welke waarde creëren wij en wat is onze visie op hoe we dat doen? En hoe geven dat werk vorm? Hybride werken is daar een onderdeel van. Dus het gaat veel verder dan alleen die afspraken over wie wanneer op kantoor is.”

“Uit onderzoek blijkt dat als teams twee dagen minder met elkaar in contact zijn, de identificatie met het team al minder wordt”

Wat is er bekend over de frequentie waarin medewerkers fysiek bij elkaar moeten zijn om het gevoel te houden dat ze collega’s zijn?

“Uit onderzoek blijkt dat als teams twee dagen minder met elkaar in contact zijn, de identificatie binnen het team al minder wordt. Dan heb je het nog niet eens over de identificatie met de organisatie. In de periodes van online thuiswerken waren veel mensen geïdentificeerd met hun taak of rol: ik ben advocaat, ik ben docent, ik ben psycholoog. En veel minder met de organisatie want die zagen ze niet meer, die was opeens ergens in de periferie verdwenen. Sommigen waren langer dan een jaar niet op locatie geweest.”

“In de hybride werkvorm worden de cohesie en de veiligheid minder in een team. En die zijn waanzinnig belangrijk om doelen te realiseren. Dat is dus één van de allerbelangrijkste thema’s aan het worden, dat mensen wel het gevoel blijven houden, ook al zien ze elkaar niet elke dag, dat zij samen een groep zijn met een taak en dat zij het leuk vinden om die ook te blijven doen.”

Hoe kun je dat fysieke samenwerken bij hybride werken het beste inrichten?

“Zelf denk ik dat dit het beste te bepalen is op het niveau van het team, want de teamleden weten uiteindelijk het beste wat voor hun werkt, welk doel ze moeten realiseren en wat bij hun past. Dat is ook de context waarin mensen afhankelijk van elkaar zijn en waar het werk wordt gedaan. Dat wordt vaak wel onderschat.”

“Dan zie je allerlei prachtige visiedocumenten over hoe het bedrijf vanaf nu is ingericht en op welke locaties en dan gaan ze er maar vanuit dat al die teams dezelfde behoeftes hebben. Ik zou liever van het team uitgaan en die signalen gebruiken om je beleid vorm te geven in plaats van andersom. Ik denk dat het ontzettend belangrijk is om gevoel te houden bij wat er op teamniveau speelt en wat werkt en wat niet.”

“Dat is direct voer voor discussie en heb je meteen het grootste probleem op tafel”

Wie hebben er nog meer een rol in het vormgeven van het hybride werken en welke rol is dat?

“Ik stel die vraag weleens in een presentatie: wie is er verantwoordelijk voor hybride werken? En dan krijg je een prachtig plaatje met allerlei mensen die dat zouden moeten zijn. Dus de top, de directie, de teamleiders, HR, facility, gebouwbeheer. Dat is direct voer voor discussie en heb je meteen het grootste probleem op tafel. Maar je ziet dat organisaties die er serieus werk van maken hybride werken beschouwen als een multidisciplinair vraagstuk.”

“Wat je veel ziet is dat een projectleider voor de directie werkt en daaronder heb je dan een mandatering vanuit facility, gebouwbeheer, IT en HR. Dat zijn de stafdiensten die samen natuurlijk de klus hebben te klaren. Dus die moeten op een of andere manier ervoor zorgen dat zij onderling heel snel kunnen schakelen en dat keuzes goed op elkaar worden afgestemd.”

Welke specifieke rol zie je voor HR om hybride werken in de organisatie te laten slagen?

“Waar HR een heel goede rol kan spelen is niet alleen het mogelijk maken van hybride werken, maar ook medewerkers stimuleren en verleiden er met hun teams zelf mee aan slag te gaan. Op de Hogeschool van Amsterdam hebben wij onlangs voor het hoger onderwijs een roadmap gemaakt met de stappen die je kunt nemen als organisatie om het hybride werken in te voeren. In die roadmap komt heel veel langs wat nu de revue heeft gepasseerd. Wij volgen niet alleen hoe organisaties het hybride werken voor zichzelf vormgeven. Wij geven de opgebouwde expertise ook weer terug aan iedereen die daar behoefte aan heeft.”

Beluister hier het interview via de CHRO HR Podcast #60 met Wouter Smit