3 best practices in mentoring

Door ervaren managers via een officieel mentorprogramma te koppelen aan veelbelovende talenten, leveren organisaties een belangrijke bijdrage aan de persoonlijke groei van medewerkers. Mentoring wordt steeds professioneler aangepakt, zo bleek eerder uit wereldwijd onderzoek van Top Employers Institute. Dit bracht de best HR-practices van organisaties in kaart.

Grote kostenpost?

Een succesvol mentorprogramma is een waardevolle aanvulling op bestaande leiderschaps- en ontwikkelingstrajecten binnen een organisatie en kan bestaan naast de meer formele leerprocessen. Mentoring hoeft geen grote kostenpost te zijn. Als organisaties geen faciliteiten hebben om een geformaliseerd programma op te zetten, kan een informele vorm van interfunctioneel contact ook bijdragen aan de ontwikkeling van medewerkers. Voor de organisatie is het bovendien een mooie manier om vakkennis te preserveren.

Mentoring heeft het meeste impact op bepaalde groepen, zoals de next generation leaders en medewerkers afkomstig uit minderheidsgroepen. Een onderzoeksrapport van Top Employers Institute noemt een aantal mooie best practices waarbij mentoring stevig is verankerd in de organisatie:

1. Maak een mentorgids

Zo is er het voorbeeld van een internationale werkgever die diverse communicatiematerialen rondom mentoring ontwikkelde. Daarin kunnen medewerkers lezen wat het doel en de voordelen zijn van mentoring, wat het programma vraagt van mentor en mentee, hoe je een productief mentorgesprek voert en hoe je persoonlijke SMART-doelstellingen en nieuwe inzichten in praktijk brengt. Deze inzichtelijke gidsen zorgen ervoor dat het mentorprogramma breed gedragen wordt binnen de organisatie en daardoor meer succes oplevert.

2. Diversiteit als drijfveer voor mentoring

Een andere internationale Top Employer, die mentoring ziet als belangrijke factor bij het creëren van een diverse en goed gevulde vijver voor managementtalent, zette een programma op dat ervoor zorgt dat medewerkers de ervaring en inzichten opdoen die ze nodig hebben voor hun volgende stap, binnen of buiten hun regio. 

Deze werkgever ontwikkelde daarom binnen de EMEA-regio een mentorprogramma van een jaar, voor talentvolle leiders van de toekomst. Voorwaarde daarbij is dat de mentor altijd uit een ander land komt dan de mentee, om cultureel bewustzijn te creëren, hokjesdenken tegen te gaan en nieuwe perspectieven te bieden. 

Het programma bestaat uit trainingen die HR verzorgt, met elk kwartaal een follow-up en digitale ondersteuning. Alle senior managers moeten zich beschikbaar stellen als mentor, waardoor mentees toegang hebben tot een schat aan kennis en ervaring. Het programma zorgt voor minder uitstroom in de doelgroep en wordt positief gewaardeerd door de talenten. 

3. Online mentoring en e-learning

Dat IT een belangrijke rol speelt bij mentoring, blijkt uit de best practice van de werkgever die zijn eigen HR-informatiesysteem inzet om individuen aan elkaar te koppelen. Alle medior- en senior-medewerkers kunnen zich in het systeem aanmelden als mentor, waarna iedere individuele medewerker uit elk werkveld een mentor kan kiezen.

Vervolgens bepaalt de mentor of hij de medewerker aanneemt als mentee en doorloopt hij een e-learningsessie over mentoring. Het hele proces verloopt digitaal en bij een positieve match mogen beide partijen zelf invulling geven aan hun relatie: alleen virtueel of (ook) in levende lijve. 

HR moet communicatie stimuleren

Wat zijn de belangrijkste lessen die deze organisaties ons geven? Allereerst: communicatie speelt een sleutelrol bij succesvolle mentoring, in welke vorm dan ook. Het voortdurend uitspreken van wederzijdse verwachtingen maakt dat mentor en mentee een duurzame relatie kunnen opbouwen, met een duidelijk doel: persoonlijke groei.

Daarbij is ook voor HR een belangrijke rol weggelegd. Bij alle werkgevers met een succesvol mentorprogramma, zijn aangewezen HR-managers persoonlijk verantwoordelijk voor het coördineren, communiceren en binnen de juiste doelgroepen uitrollen van het programma.

Investeer in de lange termijn

Voor sommige medewerkers kan mentoring een geweldige versneller van hun carrière en persoonlijke ontwikkeling betekenen. Maar organisaties moeten zich realiseren dat dit vraagt om een investering voor de lange termijn. De kwaliteit van de mentorrelatie is bepalend voor het succes van het programma. 

Om een winstgevende relatie tussen mentor en mentee op te kunnen bouwen, moet goed worden gekeken naar de persoonlijke matches. Het is belangrijk dat de medewerker de manager erkent als mentor en openstaat voor zijn of haar feedback. Tegelijkertijd is inzet en toewijding van de mentoren cruciaal, want succesvolle mentoring gaat niet over één nacht ijs.