5 manieren waarop People Workflow Automation de toekomst van HR verandert

Door Ross Seychell, Chief People Officer van Personio 

Als leider op het gebied van HR weet ik hoe belangrijk kansen zijn. Kansen die goed benut worden zorgen ervoor dat je bedrijf succesvol is en stimuleren op allerlei manieren de groei. Daarom vind ik People Workflow Automation als nieuwe softwarecategorie zo interessant, vanwege de nieuwe kansen die het biedt voor HR.

Hoe? Het begint met het automatiseren van de HR-processen in je hele organisatie, niet alleen binnen het HR-team. Hieronder ga ik wat dieper in op verschillende aspecten van People Workflow Automation. Het zijn de vijf belangrijkste manieren waarop ik denk dat de automatisering van HR-workflows de praktijk van HR gaat veranderen.

1. Opnieuw focussen op HR-processen

Iedere dag vinden er overal in je bedrijf HR-processen plaats, zoals de onboarding van nieuwe medewerkers, het toegankelijk maken van de software die ze nodig hebben om hun werk te doen, het afhandelen van ziekmeldingen of het aanvragen van vrije dagen.

Simpel gezegd moeten je HR-processen ervoor zorgen dat je mensen en je bedrijf zo succesvol mogelijk kunnen zijn. Ze moeten ervoor zorgen dat alles soepel verloopt, door vertragingen te verminderen en het werk dat gedaan moet worden om je bedrijf te laten groeien, makkelijker te maken.

In mijn optiek biedt de automatisering van HR-processen een geweldige kans voor HR-teams om die processen opnieuw onder de loep te nemen. Niet alleen vanuit puur functioneel standpunt, maar ook om te zien of ze nog wel goed werken, welke inzichten ze kunnen bieden en hoe ze verder verbeterd kunnen worden.

Het is een heroriëntering en democratisering van de bedrijfsautomatisering waar het mkb, na de pandemie en de toename van thuiswerken en hybride werkvormen, ook echt aan toe is. Vooral als het gaat om onboarding, het faciliteren van medewerkers en medewerkers helpen om beter te presteren, is dit een uitstekend moment om eens met een frisse blik te kijken naar de processen rondom je mensen.

2. Vertragingen voorkomen binnen de hele onderneming

Fragmentatie van aandacht is een enorm probleem voor veel organisaties, hoewel ze dat misschien zelf nog niet door hebben. Op het moment zelf lijken die korte vertragingen vaak niet zo bijzonder, maar samen hebben ze een duidelijk sneeuwbaleffect waardoor de productiviteit uiteindelijk flink afneemt.

Uit onderzoeken blijkt dat iedere onvoorziene afleiding in totaal meer dan 47 minuten kan kosten, door het wisselen van applicaties en weer op gang komen. Dus iedere keer als iemand vakantie aanvraagt, documenten stuurt of een handtekening nodig heeft, verlies je kostbare tijd (plus het werk dat je in die tijd had kunnen doen). En dat is wel het laatste wat je wilt: onnodige vertragingen die je belemmeren in je werk, of die ervoor zorgen dat je kansen mist.

De pandemie heeft het er niet gemakkelijker op gemaakt, met de plotselinge toename van tools. Het gemiddelde HR-team in Nederland heeft zeven verschillende applicaties nodig om het werk gedaan te krijgen (volgens een onderzoek dat in heel Europa is uitgevoerd door Personio en Opinium).

De nadruk die de automatisering van HR-workflows legt op het verminderen en voorkomen van afleiding en vertragingen in apps en binnen teams, kan flinke verbeteringen opleveren. HR kan hiermee medewerkers helpen om optimaal te presteren, zonder dat ze last hebben van vertragingen.

3. Focussen op productiviteit

HR-processen en alle mogelijke vertragingen die daarmee gepaard gaan, zorgen samen voor een rem op de productiviteit en kunnen resulteren in gemiste kansen. Doordat je voortdurend bezig bent om alles bij te houden, heb je geen tijd meer om je te richten op kansen om je werk te verbeteren en om je met andere, belangrijkere zaken bezig te houden.

Het resultaat daarvan kan zijn dat medewerkers minder tevreden of betrokken zijn, of dat het moeilijker wordt voor je mensen om pauze te nemen en even bij te komen. In het ergste geval kan het zelfs leiden tot securityrisico’s of een gebrek aan compliance binnen je hele organisatie.

Meer dan ooit is de aandacht gericht op productiviteit: niet alleen de hoeveelheid werk, maar ook de manier waarop mensen dat werk doen: de kwaliteit. En door de automatisering van HR-workflows heeft HR daar inmiddels een zeer duidelijke rol in. Dit levert unieke kansen op terwijl het tegelijkertijd de ‘spelregels’ verandert.

Met andere woorden: de automatisering van HR-processen zorgt voor een geïntegreerde workflow waarbij een enkele klik een reeks stappen activeert via applicaties en teams, om zo het uiteindelijke resultaat te bereiken: het werven, managen en ontwikkelen van medewerkers vanaf de eerste werkdag (en zelfs al daarvoor).

Dat is mogelijk dankzij diepgaande integratie met applicaties binnen het hele bedrijf. Tegelijkertijd biedt automatisering van HR-processen HR de tijd en de mogelijkheden om zich meer dan ooit te focussen op de productiviteit van het personeel.

4. HR-teams krijgen groeimogelijkheden

De automatisering van HR-processen maakt zinvolle, duurzame groei van HR-teams mogelijk, doordat kleine en middelgrote bedrijven de mogelijkheid krijgen om hun eigen, mensgerichte workflows in te richten.

Dat wordt bereikt met workflows die applicaties integreren, vertragingen verminderen, stakeholders informeren en op één lijn brengen, en processen versnellen. Zo kan je HR-team groeien of transformeren.

En dan heb ik het niet alleen over de omvang van het HR-team, maar ook over de reikwijdte van hun werk. Het gaat er niet alleen om dat je HR-team in omvang groeit, want daar heeft je bedrijf op dit moment misschien helemaal geen behoefte aan. Het vergroot ook de impact van het werk van je HR-team voor de hele organisatie.

Vooral na de afgelopen 18 maanden, waarin duidelijk is geworden hoe belangrijk en waardevol HR is, moet HR zichzelf blijven verbeteren.

Uiteindelijk betekent het dat HR zichzelf kan overstijgen en daardoor een tastbare impact krijgt op de hele onderneming.

5. HR kan verder reiken dan HR alleen

Voortbouwend op dat laatste punt heb ik altijd benadrukt dat HR een centrale en strategische rol speelt en welke positie het daarom binnen een bedrijf moet innemen.

Het komt erop neer dat HR de tijd moet krijgen om zich te concentreren op strategische initiatieven en taken die de organisatie helpen om doelen te bereiken en te groeien.

De automatisering van HR-workflows op basis van het idee dat HR-processen ieder niveau van het bedrijf raken, maakt deze discussie mogelijk en biedt kansen voor HR-teams.

Maar het helpt organisaties vooral om op snelheid te komen. Dat is gebaseerd op soepele bedrijfsprocessen en een betere werksituatie waarmee organisaties hun ‘need for speed’ kunnen realiseren, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

Je HR-processen worden daardoor niet alleen veel eenvoudiger, je HR-team kan ze ook monitoren, aanpassen, optimaliseren en ervan leren. Alles in een gezamenlijke inspanning om het bedrijf te versterken. Voor mij is dat nog het meest interessante aspect.

Mis het niet: People Workflow Automation

Hoewel je bedrijf op dit moment misschien goed functioneert, wacht er een wereld aan kansen op je. De tijd van HR als een puur administratieve afdeling is echt voorbij en People Workflow Automation tilt HR niet alleen naar een hoger niveau, maar zelfs naar een heel ander niveau.

People Workflow Automation verandert de manier waarop mensen werken, door je apps en je mensen met elkaar te laten ‘praten’. En vanuit HR-perspectief zorgt dat voor eindeloos veel mogelijkheden om de productiviteit en de focus op je mensen te verbeteren.

In onze People Workflow Automation whitepaper kan je lezen wat gefragmenteerde HR-processen je kosten, de vele gemiste kansen die dit oplevert en hoe je dit beter kan aanpakken: door afleiding te voorkomen en kansen beter te benutten. Je kunt dit whitepaper hier downloaden.