5 strategieën om sneller de vacature te vullen

Recruiters hebben het nog nooit zo zwaar gehad: in de afgelopen vijf jaar hebben ze 33% meer werk gekregen en zijn de vereisten van belanghebbenden en regelgeving bij het proces alleen maar toegenomen. Ook moeten ze in meer talentpools zoeken naar nieuwe medewerkers. Ondanks hun harde werk, is het landschap voor recruiters alleen maar gecompliceerder geworden: wervingsmanagers willen sneller nieuwe medewerkers ontvangen van een hoger niveau.

 

Bovendien is het steeds makkelijker voor kandidaten om vacatures te vinden en hierop te solliciteren. Daardoor moeten recruiters door grote aantallen sollicitanten van een laag niveau zoeken.

 

Het is dan ook geen verrassing dat dit gevolgen heeft voor de doorlooptijden van recruiting. Uit onze recente analyse onder CEB-leden in Europa blijkt dat het gemiddeld 63 werkdagen duurt voordat een geschikte kandidaat is gevonden. Dat is 21 werkdagen, of vier extra weken, langer dan zes jaar geleden. Maar voor cruciale posities, oftewel functies die door organisaties worden gezien als cruciaal om succesvol te zijn, duurt het met 81 werkdagen nog veel langer: dat duurde zes jaar geleden nog slechts 49 dagen.

 

            

 

 

 

Deze trager verlopende werving heeft steeds ernstigere gevolgen voor organisaties en hun vermogen om strategieën en alledaagse activiteiten uit te voeren: bedrijven van alle groottes worden blootgesteld aan het risico om werknemers te verliezen aan concurrenten. Ook gaat dit gepaard met directe kosten voor de bedrijven.

 

Het kost een bedrijf gemiddeld minstens € 350 per dag per openstaande vacature. Als het gemiddeld 63 dagen duurt voordat een kandidaat wordt aangenomen, komt dat al snel neer op € 22.000 in misgelopen productiviteit plus de kosten van recruiting voor elke openstaande functie.

 

De gevolgen van openstaande vacatures leiden tot meer druk en stress voor collega's die niet alleen meer werk moeten doen, maar ook afhankelijk zijn van deze positie om hun taken efficiënt uit te voeren.  Dit kan zorgen voor burn-outs en een lagere tevredenheid, aangezien de medewerkers zich extra moeten inzetten vanwege de ontbrekende teamleden.

 

Samen met de tijdsduur en kosten is de kwaliteit van nieuwe kandidaten een van de belangrijkste speerpunten van recruiters. Bovendien is kwaliteit van kandidaten een prioriteit van leidinggevenden. Maar een op de vijf aangenomen kandidaten valt teleurstellend uit voor de werknemer, iets wat vaak al binnen een jaar zichtbaar is.

 

De slechte prestaties van verkeerd geselecteerde kandidaten en de kandidaten die het bedrijf alweer snel verlaten, leiden tot aanzienlijke kosten. Er zijn de directe kosten voor recruiting: elke verkeerde kandidaat die het bedrijf verlaat, kost recruiting twee keer zoveel. Maar ook de winstgevendheid van het bedrijf loopt schade op, samen met andere indirecte kosten, zoals minder vertrouwen in recruiting onder wervingsmanagers en productieleiders.

 

Maar nu kunnen bedrijven sneller kandidaten vinden zonder dat hun kwaliteit in het geding komt. Uit ons onderzoek blijkt dat de wervingsperiode 32 dagen korter kan, zonder dat wordt ingeboet aan kwaliteit van de kandidaten.

 

      

 

 

 

 

Ondanks de substantiële investeringen in nieuwe middelen en technologieën voor recruiting, hebben de meeste recruitingafdelingen nog steeds moeite met het snel vinden van kwalitatief sterke kandidaten. Hoe kan dat? Omdat de onderliggende oorzaken van een te trage werving nog steeds bestaan: een ingewikkeld takenpakket voor recruiters, inefficiënte processen en een logge besluitvorming.

 

Als organisaties sneller hoogstaande kandidaten willen vinden, moeten ze de aandacht verleggen naar werving, het merk van de werkgever, het stroomlijnen van wervingsprocessen, het gebruikmaken van technologie en het opbouwen van de capaciteiten van recruiters.

 

1. Op de markt gebaseerde werving. Kies voor een flexibele wervingsstrategie waarbij u de gedefinieerde behoeften van de organisatie afstemt op de realiteit van het bestaande aanbod op de externe arbeidsmarkt. Wanneer recruiters op zoek gaan naar kandidaten met zeer gespecialiseerde vaardigheden, dienen ze het profiel van kandidaten te verbreden door de functievereisten te versoepelen en harde en zachte vaardigheden opnieuw te verdelen. Bovendien moeten ze buiten de traditionele plekken en kanalen voor talent op zoek gaan naar kandidaten met meer diverse achtergronden.

 

2. Invloed uitoefenen met naamsbekendheid. Geef sollicitanten informatie waarmee ze willen werken voor het bedrijf. Vertel ze niet enkel dat het een geweldige werkgever is. Recruiters dienen duidelijk de beloften van hun merk te identificeren, definiëren en communiceren: het aanbod, de beloning en de voordelen die uniek zijn voor hun bedrijf. Het is voor werkzoekenden vaak belangrijk hoe deze eigenschappen zich verhouden tot hun persoonlijke en professionele aspiraties als ze solliciteren op een functie. Een zorgvuldig opgestelde en gecommuniceerde merkbelofte is cruciaal om beslissingen van kandidaten te beïnvloeden en zeker te weten dat een kandidaat en werkgever bij elkaar passen.

 

3. De wervingsprocessen stroomlijnen. Vind keer op keer sneller nieuwe medewerkers door de wervingsprocessen te stroomlijnen. Hierbij stemt u beperkte bedrijfsmiddelen af op zakelijke prioriteiten om zo:

 

• De ingewikkelde belasting van recruiters tot een minimum te beperken door de afleidingen van een divers takenpakket te verkleinen;

 

• Ingewikkelde recruitingprocessen te vereenvoudigen door verborgen inefficiënte processen en hulpmiddelen voor standaardisering te verwijderen;

 

• Wervingsbeslissingen vorm te geven en informatie die wordt gedeeld met belanghebbenden opnieuw te organiseren.

 

4. Het selecteren van medewerkers preciezer uitvoeren. Maak gebruik van assessmenttechnologie en -analyses, zodat recruiters zich kunnen bezighouden met waardevollere activiteiten. Als u optimaal profiteert van assessments, weet u precies hoe het zit met de huidige houdingen, vormen van gedrag en capaciteiten van kandidaten. Hiermee beïnvloedt en verbetert u niet alleen wervingsbeslissingen, maar versnelt u het wervingsproces en de impact van het programma. De resultaten van het assessmentproces bevatten informatie over de capaciteiten (en beperkingen) van het talent dat onderdeel wordt van de organisatie.  Met deze informatie kunnen HR en bedrijfsleiders beter strategische beslissingen nemen over werving, alsmede de ontwikkeling van medewerkers en de opvolgingsplanning. Zo heeft de organisatie altijd het benodigde talent: nu en in de toekomst.

 

5. Recruiters als talentadviseurs. Vertel recruiters dat bij beslissingen over werving de motivatie achter de talentstrategie door mag klinken. Talentadviseurs met veel impact voldoen niet alleen aan de opdracht van wervingsmanagers, maar dagen ze uit. Ze maken gebruik van hun diepgaande kennis van de organisatie, informatie over arbeidsmarkten en geavanceerde informatie om de zakelijke logica van recruitingadvies uiteen te zetten, om wervingsbeslissingen te beïnvloeden en om doelgerichte pijplijnen op te bouwen. Ze moeten verantwoordelijk worden gesteld voor de zakelijke impact en niet alleen de processen, zodat het ontwikkelen van de strategische capaciteiten van recruiters een duurzaam karakter heeft dat kan worden herhaald.

 

Recruitment moet snel en effectief zijn om op de talentmarkten van vandaag te overleven. Door de strategieën voor het werven en aantrekken van kandidaten te verbeteren, de wervingsprocessen te stroomlijnen en te investeren in technologische hulpmiddelen en recruitingteams kunnen bedrijven twee keer zo snel kandidaten vinden van gewenste niveau. Wanneer al deze activiteiten en investeringen op de juiste manier worden uitgevoerd, kunnen organisaties per kandidaat duizenden euro's besparen en echte resultaten boeken door mogelijke kandidaten te beïnvloeden.

 

Dit artikel is mogelijk gemaakt door CEB.