7 tips voor een collegiaal trainingsprogramma

Soms zie je iemand op het podium gitaar spelen en dan denk je: dat wil ik ook! Dat is tegenwoordig bijna net zo gemakkelijk gedaan als gezegd. Leen een gitaar, zoek op YouTube een gitaarlesfilmpje (+18.000 hits) en leer jezelf spelen.

Tekst: Hette Mollema, Regional Director Benelux bij Workday.

Anno 2017 heb je met één muisklik nieuwe informatie en vaardigheden binnen handbereik. Dit verandert de manier van leren zowel thuis als op de werkvloer radicaal. Uit onderzoek weet ik dat consumenten op dit moment vooral leren en kennis delen via informele, zogeheten peer-to-peer methodes. Voor werknemers zijn die methodes ook zeer bruikbaar en effectief, zeker dankzij de nieuwe technologie die beschikbaar is voor opleidingen.

Het heeft allerlei voordelen als je als organisatie een eigen ‘collegiaal’ opleidingsprogramma ontwikkelt. Hiermee boor je een schat aan expertise van medewerkers aan. De kans is groot dat een aantal medewerkers al expert is op een bepaald vakgebied en hun collega’s voortdurend traint, bijvoorbeeld bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Stel dat je die beschikbare kennis en ervaring zou kunnen verzamelen en delen met de hele organisatie?

Behoud waardevolle kennis voor de organisatie

Een collegiaal trainingsprogramma bespaart iedereen de tijd, moeite en kosten van een externe cursus, maar zorgt er tegelijk voor dat waardevolle praktijkkennis behouden blijft, die anders verdwijnt als een medewerker naar een andere afdeling verhuist of het bedrijf verlaat. Als je trainingsmateriaal op video opneemt, kun je direct van de gelegenheid gebruikmaken om te checken of de content ook overkomt. Combineer een trainingsvideo bijvoorbeeld met een korte quiz, om te kijken of mensen de stof echt begrijpen.

Een trainingsprogramma tussen collega’s onderling helpt je om te zien waar kennis tekortschiet en biedt de mogelijkheid om direct de juiste medewerkers in te schakelen om die kennisgaten te dichten. Dat levert een heel efficiënt en aantrekkelijk opleidingsportfolio op, waarmee de kwaliteit van werken omhoogschiet, wat zich weer rechtstreeks vertaalt in minder fouten en lagere kosten.

Lees ook van Hette Mollema: Zo willen talentvolle medewerkers leren

Aan de slag met ‘peer-to-peer’ leren

Ter inspiratie deel ik graag zeven tips voor de opzet van een collegiaal, peer-to-peer opleidingsprogramma:

1. Krijg de directie achter je
Deze eerste stap is cruciaal om het trainingsprogramma überhaupt van de grond te krijgen. Steun krijgen gaat beter als je aan de hand van data en onderzoeken aan de directie of het bestuur duidelijk kunt maken dat collegiaal leren effectief en waardevol is. Maak een business case.

2. Stel een stuurgroep aan om de strategie te bepalen
Beslis wie verantwoordelijk is voor het waarborgen van de merkstrategie, de programmakaders en het samenstellen van de opleidingsteams.

3. Richt de juiste werkprocessen in
Leer medewerkers allereerst hoe ze trainingscontent kunnen maken. Kijk vervolgens naar de werkprocessen die nodig zijn om zorgvuldigheid en compliance te garanderen en te zorgen dat het geheel past bij de organisatiedoelstellingen. Zelfgemaakte video’s zijn makkelijk te maken en te delen met collega’s – zorg dat er duidelijke richtlijnen en voorwaarden zijn voor de te behandelen onderwerpen.

4. Vind de experts op kantoor
Bij bedrijven waar al gewerkt wordt met een collegiaal trainingsprogramma, zie je vaak dat de content door een klein deel van de collega’s wordt gecreëerd. Het is dus heel belangrijk om op elke afdeling ‘scouts’ in te schakelen die de interne experts vinden en bereid weten te vinden om mee te doen.

5. Kies voor kwaliteit, transparantie en vertrouwen
Stel een beoordelingsproces in om de kwaliteit hoog te houden, constructieve feedback te genereren en betrokkenheid bij het programma te verhogen. Uiteindelijk is het toch de bedoeling dat de content voor iedereen bruikbaar en toegankelijk is.

6. Monitor het gebruik van de content
Houd bij wie de training volgt, maar ook wie de content creëert en hoe de beoordelingen zijn. Bekijk bij video’s met een mindere beoordeling waarom de content niet aanslaat bij de medewerkers en laat duidelijk waardering blijken voor de collega’s die goede content maken.

7. Maak medewerkers betrokken en enthousiast
Reacties en beoordelingen lokken een discussie uit en kunnen goed gebruikt worden om de kwaliteit van de content gaandeweg te verbeteren. Je zult al snel merken welk type video’s aanslaat – kijken medewerkers liever naar webcams of naar computerschermen, vinden ze quizjes en spelletjes leuker dan lezingen?

Vaak is de beste manier om medewerkers over de drempel te krijgen om hun kennis en ervaring te delen, gewoon te laten zien hoe eenvoudig het is. De eerste stap is ze hun eigen content te laten creëren. Als ze dat onder de knie hebben, kunnen ze een stap verder gaan met bijvoorbeeld interactieve video.