9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja

 

Hoe zorg je ervoor dat je tijd en aandacht hebt om je echte werk te doen terwijl je bedolven wordt onder een continue stroom van emails, telefoontjes, internet, social media, voicemail, meetings en whatsapp? Om productief te zijn zijn er bovendien een aantal levensgevaarlijke vijanden die je in de weg staan: stress, uitstelgedrag, onderbrekingen, afleidingen, klusjes die niets opleveren en slechte gewoontes. 

Om deze vijanden te verslaan en je te richten op wat er echt toe doet moet je leren om te denken als een Ninja. Uit de ‘mindset’ van een Ninja kunnen 9 eigenschappen worden afgeleid die helpen om productiever te zijn en daardoor meer te bereiken met minder stress en meer plezier. 

1. Rustig en Kalm 

In staat zijn om geconcentreerd te blijven en niet gestrest te raken door alle dingen die je niet doet. Gebruik moderne technologie of gewoon papier voor een ‘tweede brein’ – een goed systeem waar je informatie, acties, procedures, checklists en bestanden in bewaart. Door een systeem te gebruiken waarop je echt kunt vertrouwen, voel je niet meer de onrust om alles te onthouden! Je kunt met een leeg en helder hoofd werken. Zo zorg je ervoor dat je, wat je ook aan het doen bent, kalm blijft en je aandacht volledig kunt richten op wat nu belangrijk is zonder steeds afgeleid te worden.

‘Nee’ zeggen tegen zoveel mogelijk afleidingen. Stel je team eens de vraag: “Wat zou je doen als je opeens nog maar de helft van de tijd beschikbaar had voor deze vergadering? Kun je meer meedogenloos zijn in je keuzes? Kun je regels instellen zodat sommige emails niet meer in je inbox terecht komen, maar in een aparte map die je op een later moment supersnel kunt verwerken? Denken als een Ninja betekent dat je meedogenloos omgaat met je aandacht en concentratie, twee van de meest schaarse en waardevolle factoren voor kenniswerkers. Durf ‘nee’ te zeggen en oefen om dit te doen op een besliste maar tegelijk logische en vriendelijke manier.

Weten welke hulpmiddelen je moet gebruiken maar je tegelijk beseffen dat deze middelen er zijn om tijd te besparen en niet om je meer afleiding te bezorgen. Voor je team: heb je goede communicatiesystemen in gebruik en kun je makkelijk bijhouden wie wat doet? Een groot probleem met allerlei productiviteits websites en blogs is dat ze mensen aanmoedigen om steeds nieuwe dingen uit te proberen en van de ene naar de andere app of tool te gaan. Een Ninja die weet hoe hij z’n wapens moet gebruiken is zich ervan bewust dat het gaat om wat de tool voor je doet in plaats van hoe cool ‘ie eruit ziet!

Af en toe ontsnappen aan de chaos. Zijn er momenten dat je beter even ergens anders kunt werken, om echt dingen gedaan te krijgen? Zorgen dat je even niet beschikbaar bent weg van het dagelijkse rumoer is misschien niet voor iedereen even leuk, maar wel effectief.

Durf vragen te stellen. Vraag je niet alleen af hoe de concurrent een bepaalde beslissing zou nemen, maar vraag je af hoe bijvoorbeeld Nelson Mandela dit zou aanpakken of hoe zou Google dit doen? Haal naast de bekende methoden en boeken, inspiratie uit ongebruikelijke bronnen en plaatsen!

Een goed systeem helpt om snel en goed te kunnen reageren op een situatie. Zo blijf je flexibel. Als je georganiseerd bent en overzicht hebt, kun je in iedere situatie sneller consequenties bepalen, goede beslissingen nemen en je aanpassen. Zijn er mogelijkheden om nu alvast na te denken wat er mis kan gaat voordat het misgaat? Plan vooruit! 

Jezelf de juiste vragen durven stellen, bewust zijn van het ‘nu’ en het voorkomen van stress. Zelfbewustzijn en tijd nemen om na te denken wat je bezig houdt zijn goede manieren om allerlei onbewuste gedachten en gevoelens naar boven te halen. Kun je goed luisteren? (naar jezelf en anderen). 

Veel mensen hebben last van uitstelgedrag en weerstand tegen bepaalde taken of projecten. Dat is eenvoudig te verklaren door ons ‘reptielenbrein’. In ons brein zitten namelijk twee instincten. Het menselijke, ontwikkelde deel van ons brein dat verlangt naar succes, groei en impact en je ‘reptielenbrein’ – de bron van al je weerstand. Deze laatste stuurt onze basale, op overleven gerichte functies aan zoals zelfverdediging, honger, angst, boosheid, en vluchten. 

____________________________________________________________________________

Wordt u dagelijks overspoeld door informatie en onnodige afleidingen? Heeft u het gevoel dat u geleefd wordt? Volg dan de succesvolle Masterclass ‘Werk Slimmer, niet Harder’ voor minder stress en meer productiviteit. Win tijd en krijg weer grip op uw werk. Meld u hier aan.

____________________________________________________________________________ 

 

Je reptielenbrein is bang voor alles wat nieuw en onbekend is en zoekt naar wat veilig en vertrouwd is. Bij de minste aanleiding dat iets kan uitlopen op mislukking of dat iets fout kan gaan, probeert het je te stoppen. Voorbeelden waarin dit zich uit in je werk zijn: eindeloos aan iets blijven schaven (lettertypes, titels etc.), uren surfen op internet om ‘onderzoek te doen’, perfectionisme, vergaderen in plaats van het werk zelf te doen enz. enz. enz.

Weten dat rust, ontspanning en goede organisatie belangrijk zijn. Vooruitdenken en plannen zorgt ervoor dat je niet achter de feiten aan hoeft te lopen en het gevoel van grip en controle hebt. Als de boog gespannen staat, kun je het dan nog overzien? Zo niet, neem tijd en doe er wat aan!

Voorbereiding is belangrijk zowel fysiek als mentaal. Fysieke voorbereiding zorgt ervoor dat je voldoende materialen hebt, je systemen in orde zijn en goed werken. Mentale voorbereiding betreft vooral zorgvuldig omgaan met het meest waardevolle en schaarse wat we hebben: onze aandacht en energie. 

Ninja’s zijn gewone mensen met goed ontwikkelde vaardigheden en discipline. Daardoor kun je geweldige dingen doen, maar nooit alles! Er is altijd meer te doen dan er tijd is. Mensen maken fouten en moeten niet proberen om perfect te zijn. Perfectionisme is meestal een effectieve manier om te zorgen dat je vastloopt. Accepteer dat het soms fout gaat en weet dat iedereen dat overkomt. We kunnen geen superheld van je maken, maar met wat hulp wel een Ninja!