CHRO, dit is jouw moment: neem de leiding in de AI-transformatie

Youforce is een relatief nieuwe naam in het aanbod van HR-platformen, maar kent een lange geschiedenis in HR-automatisering. Wat in 1965 begon als het systeem voor salarisberekening van Raet, werd later onder de vleugels van Visma omgebouwd tot SaaS-applicatie en is nu het AI gedreven HR platform voor Zorgeloos HR. Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, vertelt hoe Zorgeloos HR tot stand kwam na een herijking van de strategie in 2024. “Klanten willen super eenvoudige software die aantoonbaar bijdraagt aan kostenverlaging. Dat hebben wij als uitgangspunt genomen en daar hebben wij ‘maximale digitalisering’ aan toegevoegd.”

“AI is geen IT-project, maar een werk- en mensvraagstuk. Dáár ligt de verantwoordelijkheid van HR.”

Youforce hanteert een AI-first aanpak. “Bij elk vraagstuk dat we tegenkomen, kijken we eerst of AI iets kan doen voor de oplossing,” zegt Ten Brinke. “Is dat het geval dan implementeren we de beste bewezen en veilige toepassingen in onze software.”

AI-first aanpak

Een mooi voorbeeld daarvan is de Youforce HR-assistent. Die assistent lijkt op wat ChatGPT of Google Gemini doen, maar dan binnen het veilige HR-domein. Ten Brinke: “De HR-assistent geeft zogeheten contextgevoelige antwoorden op vragen van medewerkers. Wij weten wie de vraag stelt, waar iemand werkt, hoeveel uren, welke CAO geldt en hoelang iemand in dienst is. De assistent is in staat om 72% van de vragen die medewerkers normaal aan HR stellen, naar tevredenheid kan beantwoorden.”

Sprong in effectiviteit

Het enige wat ervoor nodig is om de HR-assistent het werk goed te laten doen, is het uploaden van alle actieve regelingen in het systeem, zegt Ten Brinke. “De mobiliteits- en de pensioenregeling, de arbeidsvoorwaardenregelingen, de CAO, enzovoort. De algemene Nederlandse wetgeving zit er al in. Het is dus relatief weinig inspanning met een grote positieve impact.

De HR-assistent geeft HR-professionals de mogelijkheid om te focussen op het leveren van menselijke toegevoegde waarde: emoties lezen, leiderschapsontwikkeling of ondersteunen bij gesprekken met medewerkers. Wij roepen HR-professionals op daarmee te werken, omdat het je een enorme sprong in effectiviteit geeft.”

Smart triggers

Een ander terrein waarop Youforce AI inzet zijn de zogeheten Smart triggers: door AI gegenereerde signalen op basis van binnen de organisatie aanwezige informatie, met als doel snel kosten te besparen. Bijvoorbeeld in het aantrekken en behouden van kwalitatief goede mensen, het versneld aanbieden van vaste contracten in plaats van tijdelijke contracten en het benutten van fiscale voordelen.

Ten Brinke: “Bij een tekort aan capaciteit binnen een bepaalde functiegroep, kunnen we via een smart trigger parttimers een bericht sturen met de vraag of ze benieuwd zijn naar wat een paar uur extra werken in de week netto zal opleveren. Als ze interesse hebben, drukken ze op een knop en zien meteen wat het oplevert. De teamleider of manager kan daar het gesprek met de persoon over aangaan. Dat is goed voor de medewerker en de organisatie.”

Kosten besparen

Een ander voorbeeld van een smart trigger is het omzetten van een tijdelijke arbeidsovereenkomst naar een vaste, zegt Ten Brinke. “Vaak is er in organisaties beleid om een tijdelijk contract na zeven of twaalf maanden te beoordelen en om te zetten in een vast contract, als daar van beide kanten behoefte aan is.

Wanneer een manager na drie of vijf maanden echt wel weet wat voor vlees hij/zij in de kuip heeft en de tijdelijke kracht een vast contract wil aanbieden, bespaart dat op de werkgeverspremie. Dus dan zegt de smart trigger: ‘Je kunt nu € 1200 besparen door het tijdelijke contract van medewerker X om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd. Dat is voor medewerker X een positieve verrassing en bespaart de organisatie geld.” Het idee achter de smart triggers is dat je door de voorgestelde acties het rendement van de HR-organisatie verhoogt en de investering in de software terugverdient.

AI is HR-vraagstuk

Ten Brinke is ervan overtuigd dat AI het HR-domein veel te bieden heeft en dat gaat verder dan administratieve lastenverlichting en kostenbesparingen. “De impact van AI op hoe werk er over een paar jaar uit zal zien is groot. Bepaalde vaardigheden en werkzaamheden worden minder belangrijk omdat AI taken over gaat nemen. Daarvoor komen digitale vaardigheden in de plaats. Dat is een HR-vraagstuk.

Er moeten nieuwe mensen aangetrokken worden met het oog op de technologische ontwikkelingen in de organisatie, en ook dat is een taak van HR. Dan is er nog het culturele aspect van AI. Is het een bedreiging of een kans? Dat raakt de cultuur van een organisatie, en daar is HR de eigenaar van.”

Neem het voortouw

Hoewel Ten Brinke zich ervan bewust is dat CHRO’s technologisch inhoudelijk niet voorop lopen in AI, is er een duidelijke noodzaak om met AI aan de slag te gaan. “De AI-vaardigheden van CHRO’s laten over het algemeen te wensen over. Dat bleek onlangs nog uit een onderzoek van Gartner. Als je het mij vraagt hoeft de CHRO of HR niet per se technisch bekwaam in AI te zijn. Maar ze moeten zich wel bewust zijn van de impact die AI op het werk in de organisatie heeft. Daar moet HR iets mee doen. HR kan het voortouw nemen om AI-gerelateerde onderwerpen op de agenda van de directie te zetten.

“Binnen Youforce nam HR het initiatief om met AI te gaan experimenteren.”

Welke veranderingen ondergaan rollen en functies binnen de organisatie door AI? Welke digitale vaardigheden zijn nodig om goed met AI te werken? Moet er een programma ontwikkeld worden om dat in goede banen te leiden? Hoe zorgen we ervoor dat AI niet als een bedreiging wordt gezien, maar als een kans? HR kan daarin het initiatief nemen.” Binnen Youforce nam HR het initiatief om met AI te gaan experimenteren, dat nu binnen Youforce over de hele linie aangemoedigd. “Zo hebben we het AI-initiatief van de maand, waarvan de resultaten breed met de rest van de organisatie worden gedeeld om ervan te leren.”

AI als kans

“Als CHRO kun je de organisatie wat AI betreft niet aan zijn lot overlaten. Als je niets doet, ben je onderdeel van de dreiging die ervan uitgaat, en geen onderdeel van de oplossing. Mensen maken zich er terecht zorgen over. Van de salarisadministrateurs is 57% ervan overtuigd dat AI wezenlijke invloed op de inhoud van het werk gaat hebben. Dan kan het een bedreiging of een kans zijn. Zorg dat mensen het als een kans gaan zien. Sorteer er op voor, biedt mensen een onderbouwd perspectief.”