Anton Ketelaars, Global HR Leader Processes & Solutions BDR Thermea: “HRIT is geen rocket science, HR blijft HR”

Door: Ester Schop  Fotografie: Anko Stoffels

Bij BDR Thermea, producent en distributeur van verwarmings- en warmtewatersystemen en daaraan gerelateerde diensten en in Nederland actief met het merk Remeha, is transitie de rode draad. Voor de organisatie zelf, voor het personeel, maar ook voor haar klanten. Want of het nu gaat om particulieren, de zakelijke markt of nieuwbouwprojecten, ze hebben allemaal te maken met de energietransitie nu we van het aardgas af moeten.

“HRIT-vendorselectie is geen rocket science, HR blijft HR. Wij zochten een bewezen, toekomstbestendig, veilig en flexibel systeem.”

De organisatie is eerder bovendien door meerdere acquisities gigantisch gegroeid. En de komende jaren moeten er wereldwijd nog ‘een paar duizend’ mensen worden aangenomen. “In onze branche komen we structureel handen tekort, dus we staan voor een pittige uitdaging. BDR Thermea heeft een stichtingsbestuur, waardoor de winst grotendeels wordt geïnvesteerd in de doorontwikkeling en groei van het bedrijf. Onze aandeelhouder stelt ons in staat om ons op de lange termijn te richten”, vertelt Ketelaars.

Hij deed bij verschillende bedrijven in binnen- en buitenland ervaring op in de Finance, HR én IT. Dat maakte hem volgens zijn huidige leidinggevende de ideale kandidaat om de wereldwijde HRIT-implementatie bij BDR Thermea de komende jaren in goede banen te leiden.

Op zoek naar synergie

Om de uitdagingen van de energietransitie te adresseren ging BDR Thermea op zoek naar meer synergie tussen de bedrijfsonderdelen en besloot het bedrijf de processen te stroomlijnen en standaardiseren. Tegelijkertijd wordt het aanbod van producten steeds diverser. Ketelaars: “Tegenwoordig leveren we onder invloed van elektrificatie en verduurzaming steeds meer warmtepompen, airco’s en stadsverwarmingssets. Op termijn gaan we afscheid nemen van fossiele brandstoffen, dus we moeten toe naar andere oplossingen.”

“Onze eigen workforce is ook in transitie. Het systeem moet alle generaties op onze werkvloer ongeacht opleidingsniveau faciliteren.”

Daarnaast wordt dienstverlening en advies en het denken in totaaloplossingen steeds belangrijker voor BDR Thermea. “Door al deze ontwikkelingen moet onze eigen workforce ook in transitie. Wij hebben jarenlang een sterke focus gehad op cv-ketels en dat verandert nu onder invloed van de energietransitie. Onze professionals hebben nu andere competenties en vaardigheden nodig dan vroeger. Dat betekent dat we meer moeten focussen op learning & development en het werven van nieuw talent.”

BDR Thermea telt inmiddels zo’n 6800 medewerkers. De core landen zijn de Benelux, Engeland, Ierland, Frankrijk, Duitsland, Italië, het Iberisch schiereiland en Turkije. Daarnaast is het bedrijf ook actief in Polen, Tsjechië, Slowakije en China. Er is dringend behoefte aan synergie en een geïntegreerde HR-strategie, ondersteund door een global HRIT-systeem.

25 versies van de waarheid

Bij BDR Thermea wordt momenteel voornamelijk met payroll-systemen gewerkt en in sommige landen werd daar iets ‘aangeknoopt’, zoals functionaliteit voor recruitment of tijdregistratie. Maar de meest gekozen oplossing is nog altijd Excel. Ketelaars: “Dan krijg je dus 25 versies van de waarheid.” In 2021 werd de opdracht gegeven tot de aanschaf en implementatie van een global HRIT-systeem en in juni 2022 kwam het project in een stroomversnelling. Ketelaars kreeg de opdracht om een voorstel te maken voor de managementboard, een request for proposal te starten en met een roadshow langs de verschillende landenorganisaties te gaan.

De usual suspects van HRIT-land werden benaderd: “Het is geen rocket science, HR blijft HR”, aldus Ketelaars. BDR Thermea koos uiteindelijk voor Workday. De belangrijkste selectiecriteria? Een systeem dat zich heeft bewezen met best practices in Europa. Maar ook: toekomstbestendig, veilig en flexibel. “Wij komen van nagenoeg niks. Dan mag je niet verwachten dat morgen alles precies is zoals je het wilt hebben. Aanpassingen doen moet eenvoudig zijn.”

“Het systeem moet alle generaties op onze werkvloer ongeacht opleidingsniveau faciliteren”

“Daarnaast moet het systeem workflow-oriented zijn, met een goede ontsluiting van onze data, ook vanaf mobiele apparaten. Ook gebruiksvriendelijkheid is essentieel; het systeem moet alle generaties op onze werkvloer ongeacht opleidingsniveau faciliteren. Kortom: een tool die mee kan ademen en groeien met de journey die wij als HR hebben ingezet.” Uiteraard moest het systeem ook aansluiten bij het IT-landschap van BDR Thermea. Dat betekent in ieder geval single sign-on en integratie met de Active Directory en de payroll-systemen. Zo wil het naar een ‘single source of truth’.

Behoefte aan extra ondersteuning

Omdat hij gelimiteerde ervaring had met Workday, besloot Ketelaars naar een internationale conferentie van de leverancier te gaan. Waar hij Bas Eggelaar van SuccessDay tegen het lijf liep. “Ik had via via al vernomen dat ik bij zijn bedrijf moest zijn voor advies en begeleiding bij een HRIT-implementatie. Voor het technische gedeelte is Workday de implementatiepartner, dat is niet zo spannend. Maar voor de processen en de menselijke kant van het verhaal – zeg maar het change-stuk – hadden we behoefte aan extra ondersteuning. En SuccessDay kent alle valkuilen en heeft de juiste mensen in dienst met kennis van HR én IT en dat is precies wat wij zochten.”

SuccessDay begeleidt BDR Thermea momenteel met fase 0, de belangrijke voorbereidende fase voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie (fase 1). Voor fase 0 levert SuccessDay de projectmanager, een change lead, een functional lead en twee business consultants. “In fase 0 mappen we de employee journeys. Wij beginnen bewust op dit niveau en stellen vragen als: ‘Welk gevoel moet iemand krijgen als men solliciteert, op de eerste werkdag?’.

“Op deze elementen vind je elkaar altijd en de toekomstige processen zijn dan een logisch gevolg. Begin je bij de huidige manier van werken, dan ga je door je huidige referentiekader praten over de verschillen en uitleggen waarom jouw manier van werken beter is. Daarnaast gaan employee journeys veel verder dan wat je in een systeem doet. Wij kijken end-to-end”, licht Stefan Hanekamp, Senior Business Consultant bij SuccessDay, toe.

Moments that matter

Hij is bij BDR Thermea de Functional Lead voor fase 0. “We brengen the moments that matter in kaart van hire to fire en bepalen de Design Principles. Hierbij beantwoorden we aan de hand van workshops vragen als: Waaraan moet het proces voldoen? Hoe lopen de goedkeuringen? Hoe wordt de support straks geregeld? Wie initieert bepaalde businessprocessen: HR of leidinggevenden? En welk deel doen we in het systeem en welk deel (bewust) niet?”

“Zo kan het zijn dat je iets prima kunt automatiseren maar dat je ervoor kiest om het juist niet te doen. Een automatische reply als iemand solliciteert kan bijvoorbeeld veel tijd schelen. Maar als het persoonlijk contact met de kandidaat vooropstaat moet je het wellicht niet doen.”

“Als de implementatietrein eenmaal rijdt dan rijdt ie en gaat ‘ie steeds sneller. Het is fijn dat SuccessDay – als het nodig is – op de rem trapt.”

Ook in fase 1, die hier tegelijkertijd is gestart met fase 0, vervult SuccessDay verschillende rollen: Projectmanager en PMO, Integratie Lead, Data Lead en Testmanager. Ketelaars: “De technische implementator focust zich vooral op de techniek en kijkt vooral modulair. Als de implementatietrein eenmaal rijdt dan rijdt ie en gaat ‘ie steeds sneller. Dan is het fijn dat er mensen van SuccessDay zijn die – als het nodig is – op de rem trappen en zeggen: ‘Hier moeten we eerst goed over nadenken, want anders zijn dit en dit de consequenties’.”

De wereld van HR en IT verbinden

“Het overzicht bewaren en in employee journeys denken is essentieel. De mensen van SuccessDay snappen dit en hebben zowel verstand van HR als IT. Daar kan ik persoonlijk heel goed mee schakelen.” Daarnaast is SuccessDay platform-agnostisch. Bovendien is zijn organisatie op dat vlak nog best onvolwassen aldus Ketelaars: “We missen de kennis en kunde. Stefan en zijn collega’s helpen ons global te denken en die twee werelden met elkaar te verbinden. Zij vertellen ons niet vast te blijven houden aan eigen processen en toe te werken naar één proces.”

Hij is enthousiast over de aanpak van SuccessDay en prijst de manier waarop er gecommuniceerd wordt. “Het voelt niet alsof hun mensen externen zijn, ze gaan goed op in onze organisatie. Ik krijg ook regelmatig teruggekoppeld dat de samenwerking soepel verloopt en dat de toegevoegde waarde wordt ingezien.”

De livegang staat gepland op 3 november 2023. Eerst wordt alleen de basis (HCM Core) uitgerold in de tien landen waar BDR Thermea het sterkst vertegenwoordigd is – inclusief de modules recruitment en onboarding. Per 1 januari 2024 volgt ook de module performance management. Daarna worden stapsgewijs diverse andere HR-functionaliteiten toegevoegd, waaronder talentmanagement, succession planning en learning.

Livegang: geen big bang

“We hebben bewust niet gekozen voor een big bang. We doen het stapje voor stapje in ons eigen tempo. Volgend jaar beginnen we met de uitrol in Polen, Tsjechië, Roemenië en China. We moeten ook nog een keuze maken over het beheer: doen we dat volledig centraal of besteden we het gedeeltelijk uit? In 2024 praten we verder over het operationeel support model en verdere professionalisering en in welke volgorde we de andere modules gaan uitrollen. Soms zal dit per land verschillen.”

De grootste uitdaging voor het project wordt volgens Stefan de adoptie van het systeem. “Er mogen geen work arounds ontstaan, omdat mensen het toch liever op de oude vertrouwde manier blijven doen. We moeten de hele organisatie meekrijgen. De hele HR-organisatie is ervan doordrongen dat dit implementatietraject nodig is. Maar ook de managers en professionals moeten het straks gaan omarmen.”

Ketelaars ziet ook een belangrijke uitdaging in de change-hoek. “Mensen krijgen door de transitie waarin zij, het bedrijf en de wereld zich bevinden wel heel veel tegelijk op hun bordje. Gelukkig hebben onze mensen een can do-mentaliteit, dat scheelt.”

“Want ik voorspel: ook dit is niet het eerste project dat vlekkeloos gaat verlopen. Er zal soms gevloekt en getierd gaan worden.”

Hij benadrukt dat humor ontzettend belangrijk is voor het slagen van het project. “Zonder dat kun je niet alsmaar door blijven gaan. Want ik voorspel: ook dit is niet het eerste project dat vlekkeloos gaat verlopen. Er zal soms gevloekt en getierd gaan worden. Maar als we dat maar gezamenlijk doen, in een veilige omgeving, mét humor.”

Ze zijn er beiden van overtuigd dat een HRIT-implementatie vooral om change draait. Hanekamp: “Je systeem is zo goed als de mensen die ermee werken. Je kunt het systeem met een hamer vergelijken: je moet wel weten hoe je je gereedschap moet gebruiken.”