App voor continue feedback wel effectief?

Het jaarlijkse of tweejaarlijkse functioneringsgesprek maakt bij steeds meer bedrijven plaats voor een vorm van continue feedback. Het is maar de vraag of dat zo verstandig is, stelt Rutger Steyerberg, Directeur Benelux van Top Employers Institute en spreker op het HR-kennisevenement Connect to Innovate. ‘Er gaat iets verloren als managers en teamleden niet meer met elkaar in gesprek gaan.’

Tekst: Rutger Steyerberg is Directeur Benelux van Top Employers Institute. Eerder was hij HR-manager a.i. bij Triodos Bank en HR-directeur bij Danone.

‘Het functioneringsgesprek verandert. Nog niet zo heel lang geleden vonden werkgevers het prima twee keer per jaar met een medewerker in gesprek te gaan over zijn functioneren. Tegenwoordig is het echter helemaal niet meer raar om voortdurend de vinger aan de pols te willen houden. De formele (half)jaarlijkse performance review heeft plaatsgemaakt voor een meer informele afstemming tussen managers en medewerkers die door apps en andere slimme software gefaciliteerd wordt. Ik vraag me af of dat wel zo effectief is. 

Tools voor continue feedback

In mijn rol ben ik in de unieke gelegenheid om binnen te mogen kijken bij verschillende HR-afdelingen van uiteenlopende organisaties. Omdat het Top Employers Institute wereldwijd actief is, kunnen we organisaties laten putten uit wereldwijde inzichten en best practices. Wij kijken vooral naar de technische uitvoering van HR. Welke tools zetten bedrijven in? En hoe gebruiken ze die tools? De performance review is hier een mooi voorbeeld van.

Continue feedback als basis voor (real-time) Performance Management is in opkomst. Accenture bijvoorbeeld, maakt gebruik van een app die een bijdrage moet leveren aan meer inhoudsvolle gesprekken tussen managers en teamleden. KPMG werkt met een app die medewerkers stimuleert om elkaar complimenten te geven. De markt voor deze apps voor continue feedback zou volgens voorspellingen van Josh Bersin (van Bersin by Deloitte) verdubbelen: van 300 miljoen dollar in 2016 naar 600 miljoen dollar in 2017.

Geen veiligheid door feedback-app

Continue feedback is de nieuwe norm. Ik begrijp het heel goed. Aan het einde van de dag via een appje even aangeven hoe je je voelt, is een fijne en laagdrempelige manier om feedback te geven en te ontvangen. Bovendien creëer je een geweldige hoeveelheid datapunten die u helpen om een realtime beeld van uw bedrijf te krijgen. Hartstikke nuttig.

Toch denk ik ook dat er iets verloren gaat door de inzet van technologie. De veiligheid is bijvoorbeeld niet altijd geborgd. Ik heb het dan niet over de veiligheid van data of van het systeem. Ik heb het over de veiligheid die je als medewerker en als manager voelt. De veiligheid die je in staat stelt om het achterste van je tong te laten zien en te vertellen wat je dwarszit, waar je mee bezig bent, wat je wensen zijn. Om dat soort dingen te bespreken is een goed en persoonlijk gesprek nog altijd de beste vorm, alle technische hulpmiddelen ten spijt.

Lees ook: de blog Wat kan HR leren van tennislegende Esther Vergeer?
Lees ook: de blog van Katia Tieleman: Leer medewerkers onderhandelen voor innovatie'

Leidinggevenden missen zelfreflectie

Performance management zit heel dicht tegen leiderschap aan. In reviews wilt u uw mensen uitdagen om het beste uit zichzelf te halen. Dat vergt visie en leiderschap. Is dat moeilijk? Dat hoeft het niet te zijn. Maar je moet er wél wat voor doen. Bereid u bijvoorbeeld altijd goed voor en baseer het gesprek zoveel mogelijk op feiten.

Bedenk bovendien dat gebeurtenissen neutraal zijn. Waar het om gaat, is de emotie die je als manager aan zo’n gebeurtenis koppelt. Reflecteren op iemands functioneren, is ook reflecteren op jezelf. Het vergt zelfreflectie en zelfkennis. Dat is iets wat ik vaak fout zie gaan.

Ik ben ook een voorstander van eigen verantwoordelijkheid. Als de performance review een terugkerend en helder proces is binnen uw organisatie, kunt u mensen bijvoorbeeld best vragen om zelf een afspraak in te plannen, het gesprek voor te bereiden en zelf verantwoording te nemen voor het uitvoeren van gemaakte afspraken.

Van twee naar vier keer per jaar

Ik ben wél van mening dat de frequentie van gesprekken omhoog mag. Twee keer per jaar is te weinig. Het is immers best lastig om een goed gesprek te voeren over de manier waarop iemand vier, vijf maanden geleden functioneerde. Ik vind vier keer per jaar een prima middenweg. Vergeet niet: mensen vinden het fijn om feedback te geven en hun hart te luchten.

Waar we uiteindelijk uitkomen – apps, check-ins, twee keer per jaar, vier keer per jaar – ik durf het niet te zeggen. Dit onderwerp is nog lang niet uitgekristalliseerd. Maar laten we wel wezen: uiteindelijk gaat het vooral om de manier waarop u doorpakt. Wat is uw visie voor het bedrijf? Wat voor mensen wilt u hebben? En hoe stuurt u daarop door actief opvolging te geven aan de punten die u persoonlijk of digitaal opgehaald hebt?

Ik ben benieuwd hoe andere HR-professionals over dit onderwerp denken. Bent u een voorstander van continue feedback? Of vertrouwt u meer op het persoonlijke gesprek? Of leidt juist de combinatie tot succes?’

Weten hoe andere HR-directeuren hierover denken? Kom dan naar Connect to innovate op 3 oktober. Tijdens dit kennisevenement voor HR gaat Rutger Steyerberg dieper in op de relatie tussen performance management, innovatie en business performance.

Lees ook: de blog van Connect to innovate-spreker Sjoerd van den Heuvel: 'Laten we stoppen met HR Analytics'
Lees ook: de blog HR-directeur SAP: 'Ik sluit niet uit dat mijn functie verdwijnt'