Barbara de Greeff, hoofddirecteur Personeel Defensie: “Versneld bouwen aan een schaalbare organisatie”

Defensie staat voor een forse uitbreiding en wil doorgroeien naar 100.000 mensen in 2030 – nu zitten we op ongeveer 80.000 mensen – en er dan ook klaar voor zijn om als het nodig is door te kunnen groeien naar zoals het er nu naar uitziet maximaal 200.000 mensen.

“De cultuuromslag die nodig is vraagt om leiderschap, waarvoor ik aandacht zal blijven vragen en zelf het goede voorbeeld wil geven”

Daarbij gaat het vooral om reservisten. Dit groeimodel noemen we de schaalbare krijgsmacht. Voor die opschaling is geen vast tijdspad. Die is afhankelijk van de dreiging.

Waarom is deze opschaling juist nú noodzakelijk; wat is er veranderd in de veiligheidsomgeving of de defensiestrategie?

Voor het antwoord op die vraag hoef ik niet diep te graven. Alweer enkele jaren wordt het nieuws gedomineerd door de toegenomen dreigingen en internationale spanningen in de wereld. De oorlog in Oekraïne en spanningen met Rusland, maar ook de onrust in het Midden-Oosten en Azië, tonen aan dat de veiligheid in Europa allang niet meer vanzelfsprekend is.

Niet voor niets hebben de lidstaten van de NAVO het besluit genomen om fors meer te investeren in Defensie. Europa moet daarbij ook nadrukkelijk meer op eigen benen staan. Het gaat daarbij niet alleen om afschrikking. We moeten echt continu klaar zijn om te kunnen vechten.

Op welke functies of profielen ligt de nadruk: gevechtseenheden, techniek, ICT, cyber, logistiek, of juist ondersteunende rollen?

Er is voor iedereen een plek bij defensie. Grote tekorten zitten er inderdaad vooral bij techniek, logistiek en ICT. Net als in de samenleving. We vissen in dezelfde vijver, daarom is het belangrijk dat we hierin zo veel als mogelijk samenwerken. Dat kan met het werven van reservisten, die met één been in de samenleving en met het andere bij Defensie staan.

Met flexibele nieuwe vormen van instroom als het Dienjaar kunnen we talenten sneller binden en laten bijdragen. Het Dienjaar is een vrijwillig traject van één jaar waarin jongeren kunnen meedraaien bij defensie in een echte functie om zo ervaring met Defensie op te doen en tegelijkertijd te werken aan hun eigen persoonlijke ontwikkeling. De jongere van nu kiest minder snel voor een contract van meerdere jaren.

Door ze op deze wijze kennis te laten maken, kunnen we talenten aan ons binden en laten zien wat er bij ons mogelijk is. In de praktijk leidt dit er toe dat mee dan de helft van de deelnemers ook na het Dienjaar bij Defensie werkzaam blijft. We zijn blij met deze resultaten.

De arbeidsmarkt is krap, zeker voor technische beroepen. Hoe weet Defensie zich te onderscheiden als werkgever in zo’n concurrerende markt?

Als overheidsorganisatie zullen we het nooit alleen met goede arbeidsvoorwaarden redden, hoewel die aardig op orde zijn bij Defensie. Wij onderscheiden ons vooral door zingeving. Mensen die bij Defensie werken zijn echt gemotiveerd om bij te dragen aan een veilig Nederland en zijn daar ook vreselijk trots op. En we zijn natuurlijk als de zwaardmacht van Nederland een organisatie met unieke taken. Ook dat trekt mensen aan.

Daarnaast zijn we druk bezig om de instroom te bevorderen door kortere doorlooptijden, meer maatwerk en mogelijkheden om werken bij Defensie te combineren met studie of civiele carrière.

In hoeverre wijkt de huidige wervingsaanpak af van hoe Defensie traditioneel mensen aantrekt? Wat werkt wel en wat niet meer?

Defensie was gewend om vraaggestuurd mensen van de arbeidsmarkt te halen voor concrete functies. En dan was er een nogal langdurig proces van keuring en selectie waarin we teveel kandidaten verloren. Ook richtte Defensie zich onvoldoende op het volledige arbeidspotentieel op de arbeidsmarkt. Als iemand uiteindelijk werd afgekeurd voor de functie waarop werd gesolliciteerd, werd er bijvoorbeeld niet gekeken wat zo’n sollicitant wel zou kunnen, desnoods bij een ander defensieonderdeel. Ook waren wachttijden voor de keuring vaak lang, waardoor mensen afhaakten.

“We zijn druk bezig om onze instroom skills based te organiseren”

Op al die punten werken we nu anders. Het is bijvoorbeeld inmiddels mogelijk een open sollicitatie te doen, en we zijn druk bezig om onze instroom skills based te organiseren. Het proces van keuren en selecteren is flink gestroomlijnd. En we doen er alles aan om mensen die bij Defensie willen werken ergens in de organisatie een plek te geven, ook als dat misschien niet op de functie is waar iemand op hoopte terecht te komen. Daarbij kijken we zonder de lat te verlagen beter naar potentieel en ontwikkelruimte.

Het gaat trouwens niet alleen om instroom, behoud is net zo belangrijk. Dat betekent dat we zowel om meer mensen binnen te halen als om onze mensen te behouden moeten zorgen voor omstandigheden waarin iedereen zich prettig voelt: mannen en vrouwen van alle generaties, mensen met een migratieachtergrond, personeel uit de LHBTIQ-gemeenschap en noem maar op.

We gaan bij de instroom aanbodgericht selecteren, waarbij talenten en competenties centraal staan. Daarnaast gaat het D&I-beleid van Defensie uit van inclusieve benadering van goed werkgeverschap: gelijke kansen, gelijke verantwoordelijkheid en gelijke waardering. Er is een streefcijfer voor vrouwen van 30% in 2030. We zijn als defensie aanwezig bij evenementen als de Pride, het Kwakoe festival of de Iftar en richten ons daarnaast met speciale arbeidsmarktcampagnes op dit soort doelgroepen.

Op welke doelgroepen richt u zich specifiek: jongeren, zij-instromers, reservisten of burgers met een specialistisch profiel?

Defensie kan zich simpelweg niet veroorloven om daarin heel selectief te zijn. Kijk, als je commando, marinier of F-35-piloot wilt worden gelden daarvoor natuurlijk heel strenge eisen, en dat blijft ook zo. Maar Defensie heeft echt veel meer mensen nodig. Uitgangspunt is dat iedereen talenten heeft waar we als Defensie gebruik van kunnen maken. Het is dan aan ons om die talenten te matchen met de taken die bij Defensie allemaal moeten gebeuren.

Stel dat al die nieuwe mensen worden aangenomen: is er voldoende opleidingscapaciteit en materieel om hen goed inzetbaar te maken?

Dat is een van de grootste uitdagingen. We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat de opleidingscapaciteit in balans komt en in balans blijft met de instroom en ook alle uitrusting en voorzieningen als bijvoorbeeld de legering moeten natuurlijk op orde zijn. Personeel dat onvoldoende is opgeleid, niet kan trainen en niet de juiste spullen heeft loopt mogelijk weg bij Defensie en dat willen we natuurlijk niet. We investeren daarom fors in opleiden en trainen, werken met civiele opleiders en bouwen aan een centrale basisopleidingslocatie om snel veel meer te kunnen opleiden.

Bouwen aan een optimale employee journey in een AI-gedreven wereld

In deze training leer je hoe je AI inzet om de employee journey in jouw organisatie te versterken én te verduurzamen. Je krijgt handvatten om na de training aan de slag te gaan met de ontwikkeling van een plan waarmee je medewerkers betrekt, ontwikkelt en begeleidt in elke fase van hun loopbaan.

Meer informatie

We kunnen alleen niet meer mensen laten instromen dan dat we kunnen opleiden. Anders belanden die mensen op de bank en lopen ze weg. Dit jaar hebben we daarom de instructiecapaciteit aanzienlijk verhoogd, waardoor we meer mensen kunnen laten instromen op de opleidingen. Tegelijkertijd moeten we nu ook het aantal beschikbare functieplaatsen voor opleiders in de organisatie flink uitbreiden.

Hoe zorgt Defensie ervoor dat de instroom niet ten koste gaat van de kwaliteit of veiligheid van de training?

Voor de zogeheten operationele gereedheid van de krijgsmacht, gelden eisen voor de geoefendheid waaraan sowieso moet worden voldaan. Het is niet zo dat we omwille van de instroom genoegen nemen met minder. Daarom is het zo belangrijk dat er voldoende instructiecapaciteit is om veel nieuwe medewerkers te kunnen opleiden en trainen, maar ook dat we blijven toetsen op fysieke, mentale en professionele eisen.

Wordt er nagedacht over de huisvesting, mentale begeleiding en de integratie van zoveel nieuwe collega’s binnen bestaande teams?

Daar heb ik alle vertrouwen in. Defensie is een organisatie die is gestoeld op de kracht van het team, op samen dingen doen en er zijn voor elkaar. Die cultuur is verweven in de processen en de bedrijfsvoering. Dat versterken we met investeren in leidinggeven, mentale weerbaarheid, goede huisvesting en sociale veiligheid.

Is de huidige opschaling bedoeld als tijdelijke versterking of als structurele uitbreiding van de krijgsmacht?

Het gaat om een structurele uitbreiding. We bouwen aan een krijgsmacht die in vredestijd bestaat uit in elk geval zo’n 100.000 mensen en daarbovenop in staat is om mee te groeien en te krimpen met het niveau van de dreiging. Daarvoor zijn veel reservisten nodig, parttime-militairen die een dag in de week of enkele dagen in de maand voor ons beschikbaar zijn, maar daarnaast een civiele baan hebben.

“Hun werknemers doen bij Defensie unieke ervaringen op, waar ze ook wat aan kunnen hebben in hun bestaande werk”

Wanneer er een noodsituatie is kunnen zij worden opgeroepen. We werken hierbij nauw samen met civiele werkgevers. Samenwerking met Defensie biedt hen ook voordelen. Hun werknemers doen bij Defensie unieke ervaringen op, waar ze ook wat aan kunnen hebben in hun bestaande werk.

We hebben ook echt haast. Het gaat heel snel met de groei. Dan is het zaak om de krachtige cultuur van Defensie te behouden maar ook de frisse blik van buiten te integreren, zodat we een cultuur van paraatheid en samenwerking creëren die een solide basis geeft voor de toekomst. De snelheid van integratie vraagt om flexibiliteit en wendbaarheid van Defensie om sneller te kunnen inspelen op onverwachte veranderingen.

Hoe maakt u personeelsprognoses in een organisatie die sterk afhankelijk is van internationale spanningen en politieke besluiten?

Door een schaalbare krijgsmacht te bouwen zijn we zoveel als mogelijk voorbereid om de organisatie hierop aan te kunnen passen. Met gebruik van scenario’s en data kunnen we vervolgens anticiperen op dreigingsniveaus.

Wat als de wervingsdoelen niet worden gehaald? Is er een plan B, zoals automatisering of meer inzet van reservisten?

We werken nu eerst de huidige plannen uit en zijn druk bezig met het werven van extra personeel, waaronder ook juist veel reservisten. Dat verloopt voorspoedig. Dat doen we sowieso al vanuit het uitgangspunt: niet meer mensen dan nodig. Dus als er door bijvoorbeeld automatisering minder mensen nodig zijn, zullen we niet nalaten om als het even kan werk te automatiseren.

Als er dan toch meer inspanningen nodig zijn om de gewenste instroom te behalen, kunnen we overwegen om het instrument van de enquête onder 18-27-jarigen, waarmee we kort geleden zijn begonnen en die nu vrijwillig is, een meer verplichtend karakter te geven. De enquête helpt ons begrijpen hoe de nieuwe generatie tegenover Defensie staat en hoe we daar ons beleid op kunnen afstemmen.

“Daarnaast biedt de enquête Defensie de kans om een militaire loopbaan bij jongeren onder de aandacht te brengen”

In een tijd met meer internationale spanningen willen we weten hoe snel en op welke manier Nederland eventueel jongeren zou kunnen inzetten voor of betrekken bij onze veiligheid. Daarnaast biedt de enquête Defensie ook de kans om een militaire loopbaan bij jongeren onder de aandacht te brengen.

We blijven daarnaast gericht werken aan meer instroom door langer doorwerken, terugkeer van oud-militairen en combinatiebanen met vitale sectoren.

Wat vraagt deze groeimissie van HR-leiderschap binnen Defensie? Hoe houdt u balans tussen snelheid, kwaliteit en zorg voor mensen?

Dat is een van mijn grootste zorgen. Er moet heel veel gebeuren en in heel korte tijd. Daarbij moeten we niet de fout maken alleen nog maar te denken in kwantiteit. Het blijft gaan om mensen en daarom moeten we niet alleen zoveel mogelijk mensen binnenhalen maar voor al ons personeel ook zo aantrekkelijk mogelijke werkgever zijn en blijven.

Dat is niet alleen een verantwoordelijkheid van het HR-leiderschap, maar juist ook van de lijn, van de commandanten. Ik zie het als een van mijn belangrijkste taken er voor te zorgen dat we die balans handhaven met aandacht voor werkdruk, loopbaanontwikkeling en leiderschap.

HR Leadership Academy

De HR Leadership Academy is een zorgvuldig samengestelde selectie uit ons opleidingsaanbod, speciaal gericht op HR-managers en senior HR-professionals die hun rol en invloed binnen de organisatie willen versterken.

Meer informatie

Om die balans goed te kunnen bewaken voeren we de systematiek van de continue dialoog in, waarin leidinggevenden en medewerkers continu met elkaar in gesprek zijn over onder meer het werkplezier en de ontwikkeling van de medewerker.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar is echt baanbrekend omdat Defensie heel lang heeft gewerkt met een gesloten personeelssysteem voor militairen, waarin veel meer door de organisatie werd bepaald hoe het loopbaanpad verloopt. De cultuuromslag die daarvoor nodig is vraagt om leiderschap, waarvoor ik aandacht zal blijven vragen en zelf het goede voorbeeld wil geven.

Goed werkgeverschap uit zich vooral in behoud. Gemotiveerde en tevreden medewerkers willen graag bij Defensie blijven werken. Leidinggevenden hebben daar een fundamentele rol in. We moeten permanent open blijven staan voor signalen vanaf de werkvloer, die ook meetbaar zijn in metingen van de werkbeleving en de instroom- en (vooral) uitstroomcijfers.

Het gaat ook daarbij om leiderschap en voorbeeldgedrag: weten wat onze koers is en elke keer daar je prioriteiten op terug voeren, je team daar vanuit talenten op inzetten, en de mens in de gaten houden.

Waarom bent ú de juiste persoon om deze opgave te leiden? Wat motiveert u persoonlijk in deze ‘people-missie’ van Defensie?

Defensie is met mij niet voor de gemakkelijke weg gegaan. Ik heb veel ervaring met personeelsvraagstukken en grootschalige veranderprocessen bij de Rijksoverheid en in de private sector, maar mijn eerdere werkervaring bij Defensie beperkt zich tot een stage.

Ik heb wel vol overtuiging gesolliciteerd omdat deze baan er echt toe doet. Ik wil graag mijn bijdrage leveren aan het op poten zetten van de schaalbare krijgsmacht. Nu ik een tijdje binnen ben, ben ik alleen maar bevestigd in mijn keuze voor Defensie. Ik ben echt onder de indruk van de trots, het enthousiasme en de vakkundigheid die ik in de hele organisatie ben tegengekomen. Dat motiveert enorm!