Belangrijke lessen voor succesvol reorganiseren

Maar het toepassen van deze wijsheden gaat in de praktijk vaak mis. Berucht is de reorganisatie bij de Belastingdienst in 2017. Een vrijwillige vertrekregeling leidde tot een braindrain. De kosten: 700 miljoen euro. Ook mensen die onmisbaar waren pakten hun kans. Het kostte topman Hans Leijtens van de Belastingdienst de kop.

Voorkom een ‘belastingdienstje’ met een overtuigend plan en een open houding

Om dit soort zeperds te voorkomen is het allereerst belangrijk dat medewerkers de strategie begrijpen die de organisatie voor ogen heeft. Ze moeten ook weten hoe ze die in actie kunnen omzetten. Als dat niet zo is, leidt een verandering tot onbegrip en ongenoegen.

Elf communicatietips om een reorganisatie op de rails te houden

1. Om begrip voor strategie te vergroten is het zaak daar heldere taal voor te gebruiken

Te vaak werkt de taal vervreemdend, vooral als termen als synergie, customer care, governance of cultuur de werknemers om de oren vliegen. Dat wekt al snel de indruk van een aparte taal die verhult waar het echt om gaat.

2. Wat wel werkt? Het wegnemen van onzekerheid

Maak medewerkers duidelijk wat er voor hen in zit. Dat belangen als geld, aandeelhouders of de markt in het geding zijn is wel duidelijk, maar waar zit het voordeel voor de werkvloer? Als dit voordeel overtuigend is, zijn medewerkers beter bereid om een mate van ongemak en onzekerheid voor lief te nemen.

3. Zorg voor een goede boodschap die even urgent is als logische een wees daar consistent in

Te vaak gebeurt het dat deze boodschap onduidelijk is en ten prooi valt aan wisselende geluiden uit de diverse gremia in en om de organisatie.

4. Betrek medewerkers al vroeg bij de noodzaak tot verandering, anders raken ze overdonderd en gaan de hakken in het zand

Stel ze in staat om suggesties te doen, luister ernaar en maak duidelijk met welke opmerkingen je wat gaat doen. Deze aanpak leidt tot meer begrip en instemming voor de verandering.

5. Wees open en eerlijk

Iedereen snapt dat een veranderingsproces pijn doet. Het enige acceptabele argument hiervoor is de duurzaamheid van toekomstig succes. Deel de informatie en de inzichten hierover ruimhartig, zonder bang te zijn dat dit op straat komt te liggen. De praktijk leert dat geheimhouding leidt tot geruchten die schadelijker zijn dan de waarheid, hoe gevoelig die ook is.

6. Stuur niet aan op algehele instemming van de werkvloer

Die krijg je niet, want werknemers gaan nooit enthousiast worden als de organisatie overhoop wordt gehaald. Scharen mensen zich achter de transitie, zorg dan dat dit leidt tot een vorm van beloning, want dat leidt tot een betere motivatie, loyaliteit en teambuilding.

7. Bied ondersteuning aan in de vorm van training en de juiste tools

Hiermee ondervang je de angst voor werkdruk, onkunde en verlies van controle. Menig werknemer is bang de vernieuwing niet aan te kunnen. Door de juiste ondersteuning te bieden neem je veel kan deze vrees weg.

8. Houd rekening met de organisatiecultuur

Medewerkers die gewend zijn aan veel overleg en aanwezigheid van de leiding schieten in de kramp als de interne communicatie opeens een overwegend digitaal vervolg krijgen.

9. Zorg dat HR niet buitenspel komt te staan

Het gebeurt regelmatig dat het C-level een veranderingstraject te kunnen vormgeven waarbij de rest van de organisatie volgt. Zonder HR staat de employee experience buitenspel, met als risico dat de implementatie van nieuwe systemen of herindelingen fnuiken

10. Check of de beloftes inderdaad uitkomen

Kijk naar het personeelsverloop, de verzuimpercentages en het aantal klachten. Monitor ook de financiële prestaties van het bedrijf. Daaruit valt op de maken of de beloofde voordelen zich inderdaad voordoen of dat er kinken in de kabel zitten.

11. En tot slot: let op met het verzamelen van feedback van werknemers

De bekende reclamegoeroe David Ogilvy zei ooit dat mensen niet altijd denken hoe ze zich voelen. Of anders gezegd: gemopper is er altijd en anderzijds zwijgen mensen als ze zich ongelukkig voelen. Luister niet alleen, maar observeer ook het gedrag van medewerkers.