‘HR-techimplementatie is als een marathon’

PostNL is een dynamisch bedrijf; de markt voor het verzenden van pakketten groeit, maar er is ook krimp in het aantal verzonden brieven. Dat geeft als vanzelf een uitdaging voor HR om in te spelen op innovatie en verandering. Voorheen werkte PostNL met een uitgebreide maatwerkoplossing die erg veel tijd en geld vergde om te onderhouden. Met de cloud-first-strategie die het bedrijf hanteert, is de keuze gemaakt voor SuccessFactors. 

Het volledige instroomproces in de keten is nu gefaciliteerd door de SuccessFactors suite. Startend bij formatieplaatsbeheer in Employee Central, daarna door naar Recruitment en Onboarding en uiteindelijk terug naar het core HR-systeem Employee Central. Alle processen zijn in één keer voor iedereen live gegaan. Vooralsnog zijn er geen grote issues. Met 13 tot 14 duizend indiensttredingen per jaar is dat best bijzonder. Hoe heeft PostNL dat gedaan? Dat vertelden de consultants van Launch! en de programmamanager van PostNL op connect to innovate – het kennisevent van SAP en de VNSG.

Zie een implementatie als een marathon

Bij Launch! vergelijken we het implementatietraject wel eens met een marathon. Je moet jezelf doelen stellen, kleine stapjes zetten, obstakels overwinnen. Soms krijg je kramp, dan moet je oefeningen doen. En af en toe train je ook op korte sprints. Allemaal dingen die zich eenvoudig laten vertalen naar een implementatie. 

Misschien wat minder voor de hand liggend, maar zeker zo belangrijk is het betrekken van je familie. Een marathon vergt een flinke toewijding en daar heb je steun bij nodig. Zo was het voor PostNL cruciaal om alle afdelingen mee te nemen en steeds het doel duidelijk te maken, net als de consequenties voor individuele medewerkers.

Rompslomp voorkomen

Bij HRM komt een flinke administratie kijken. Van het openstellen van een formatieplaats tot recruitment en het onboarden. Veel organisaties hebben moeite om gegevens in één keer te verwerken. In plaats daarvan wordt data zoals het bsn-nummer van een kandidaat vaak eerst op papier ingevuld, dan overgeschreven en daarna pas ingevoerd. En dat dan soms nog eens opnieuw op het moment dat iemand wordt aangenomen. PostNL wilde toe naar één centrale ervaring en één moment van data-invoer. 

Door het proces eenvoudiger en toegankelijker te maken, hebben we geprobeerd om de scheiding die nieuwe medewerkers ervaren tussen recruitment en HR op te heffen. Nu alles in plaats van via papier, direct in het systeem komt, voorkomen we een hoop rompslomp.

Lessons learned

Tot slot, wat zijn nu de lessen die we hebben getrokken uit dit traject? Dit zijn de drie belangrijkste ‘lessons learned’. 
1. Allereerst hebben we gemerkt dat het ontzettend belangrijk is om voortdurend rekening te houden met wat wij het ‘diabolo-effect noemen’. Door steeds op hoog niveau én op detailniveau te blijven schakelen, blijven steeds de juiste mensen betrokken en scheppen we de juiste verwachtingen. 

2. Daarnaast werkte het heel goed om ideeën zo snel mogelijk concreet uit te werken; zien is geloven. Discussies zijn veel sneller opgelost als voor iedereen duidelijk is waar je over praat. 

3. Ten slotte hebben we een aantal ‘topics’ gedefinieerd: onderwerpen die gevoelig lagen en/of waarover veel discussie ontstond. Die topics hebben we geparkeerd en in aparte sessies met alle betrokkenen opgelost. Op die manier hebben we voorkomen dat één onderwerp de totale voortgang in gevaar brengt.

Meer weten?
Bekijk dan de videoblog van Léon Zijlstra, waarin hij vertelt dat je een project moet opknippen in kleine stapjes. Of lees de blog van Amber Smeulders waar ze een terugblik geeft op het HR-track tijdens connect to innovate.