Betrek blockchain nu al in uw plannen voor HR en payroll

Door Anita Lettink, SVP Strategy & Alliances NGA HR

Voor de huidige werkzaamheden is dat nog niet direct van belang, maar het onderwerp zal in de nabije toekomst vaker aan de orde komen. Wanneer precies, dat hangt van het werkveld af. 

Wat is blockchain? 

Wanneer mensen aan blockchain denken, denken ze meestal aan de bitcoin. Maar dat is slechts één van de vele toepassingen die blockchain-technologie mogelijk maakt. 
 
Blockchain staat voor – veilige – Distributed Ledger Technology (DLT) die gebruik maakt van een gedecentraliseerde digitale infrastructuur. Ledger staat letterlijk voor grootboek. Kenmerkend voor blockchain is dat telkens wanneer een wijziging of transactie moet plaatsvinden, alle bij de transactie betrokken partijen (nodes of knooppunten) in het netwerk een melding ontvangen, om de desbetreffende transactie te valideren en zo definitief maken. Dit zorgt ervoor dat elke partij betrokken wordt bij het vaststellen van de integriteit van iedere transactie.
 
 

Zodra een transactie is voltooid, wordt deze onderdeel van een “blok” dat wordt toegevoegd aan de bestaande keten van blokken, ofwel de transactie-records. De gegevens hierin kunnen gecodeerd worden zodat ze anoniem zijn voor degenen die niet rechtstreeks bij de transactie betrokken zijn. De blockchain biedt een transparant, gecodeerd en permanent grootboek, waarin de transactiehistorie onveranderlijk is vastgelegd. 

Dit proces maakt het tevens nagenoeg uitgesloten om de gegevens te hacken. Om data te wijzigen, zou een hacker alle blokken die deze data bevatten op alle nodes op exact dezelfde tijd en exact dezelfde wijze moeten veranderen, wat vrijwel onmogelijk is.   

Hoe kan de salarisadministratie van blockchain profiteren? 

Volgens de gangbare methode wordt na het berekenen van de salarissen een bestand met alle betalingsgegevens naar de bank – als “vertrouwde derde partij” – verzonden. De bank verwerkt de betalingen, en maakt het geld van de werkgeversrekening over naar de werknemers-rekeningen. De bank brengt voor deze dienstverlening een vergoeding in rekening. Daarbij heb je als klant van de bank geen toegang tot de gebruikte databases en kun je de beveiliging niet controleren. De klant moet de bank simpelweg vertrouwen. 
 
Dit proces wordt nog complexer en tijdrovender, als de werkgever ook salarissen moet uitbetalen aan medewerkers in het buitenland en er internationale geldtransacties nodig zijn. De wachttijden voor internationale transacties zijn langer en om een internationale betaling te verzilveren, moet de medewerker een vergoeding betalen. Verder brengt de bank extra kosten in rekening voor het toepassen van wisselkoersen. Vaak betekent dat dat de medewerker netto minder ontvangt. 
 
Als je dit proces met behulp van blockchain organiseert, vervangt dit niet alleen de “vertrouwde derde partij”, maar kunnen ook alle benodigde transacties veilig worden vastgelegd en de authenticiteit ervan worden gegarandeerd. Tevens hoeven er minder transactiekosten te worden betaald en blijft er netto dus meer over voor de medewerker. 

De belangrijkste voordelen van blockchain bij salarisverwerking: 

• Het salaris is sneller bij de medewerker 
• Zonder tussenkomst van tussenpersonen 
• Tegen lagere transactiekosten 
• Met betalingsflexibiliteit 
• Gegarandeerde transparantie 
• Betere beveiliging 

Hoe vereenvoudigt blockchain de administratie bij werken op contractbasis? 

De gig-economie groeit onverminderd voort. Tegen 2025 zal werken op contractbasis nog verder ingeburgerd zijn en niet alleen aan de onderkant van de arbeidsmarkt. We zien wereldwijd een toename in het aantal werknemers dat op wisselende locaties overal ter wereld werkt. Deze groep vraagt om nieuwe manieren van betalen. Meer hierover is te vinden in het onderzoek ‘HR2025: Hoe ga jij werken?’ dat u hier kunt downloaden. 
 
Ter ondersteuning van deze nieuwe manier van werken, biedt blockchain een nieuwe vorm van contracteren: het zogenaamde ‘slimme’ contract tussen werknemer en werkgever dat is opgeslagen met behulp van DLT. De partijen komen hierbij overeen dat een specifiek eindresultaat wordt geleverd tegen een vooraf vastgesteld tarief en leggen dit vast in het ‘slimme’ contract. Wanneer het werk is opgeleverd en door de werkgever is geaccepteerd, is aan de contractvoorwaarden voldaan en volgt automatisch en onmiddellijk de betaling.

Dit proces staat ook betalingen toe met alternatieve betaalvormen, zoals bijvoorbeeld aan mensen die geen bankrekening hebben en hun betaling bijvoorbeeld liever in een digitale portemonnee op hun telefoon gestort krijgen. Naar schatting zijn er wereldwijd zo’n 2 miljard mensen zonder bankrekening, die wel deelnemen aan het economisch verkeer.  

Houd rekening met wet- en regelgeving 

Al zijn deze blockchain-toepassingen een logische volgende stap, ze lopen (zoals vaker het geval is bij nieuwe technologieën) op de bestaande regels vooruit. Zo is het in veel landen in strijd met de (fiscale) wet- en regelgeving om werknemers of opdrachtnemers te betalen zonder gebruikmaking van een bankrekening. Hoewel het goed is om te experimenteren met nieuwe technologieën zoals blockchain, moet uiteraard worden voldaan aan de (lokaal) geldende regels. Het zal even duren voordat wetgevers deze achterstand hebben ingehaald.  

Hoe past Alight | NGA HR blockchain toe in de dienstverlening? 

De bovenstaande voorbeelden laten voordelen zien van het gebruik van DLT in het salaris- en beloningsproces. Maar er zijn veel meer processen die hiervan gebruik kunnen maken. Als wereldwijde salarisverwerker test Alight | NGA HR verschillende use cases op DLT, om ten volle te profiteren van deze nieuwe technologie in de dienstverlening. 
 
Zo ontvangen en beheren wij in de salarisverwerking van onze klanten de persoonsgegevens van hun medewerkers. Gegevensbeveiliging is hierbij van fundamenteel belang. En beveiliging is slechts zo sterk als het zwakste punt in de hele keten. Dus wanneer je het salarisproces opnieuw ontwerpt, is databeveiliging een cruciaal onderdeel. 

Contextuele encryptie

In het geval van salarisverwerking via blockchain plaatst NGA HR vanaf het moment dat de persoonsgegevens van de klant wordt ontvangen, deze gegevens op de DLT (het veilige en vertrouwde grootboek). Alle volgende gebeurtenissen worden ook zo vastgelegd, zodat deze niet kunnen worden gewijzigd. Via contextuele encryptie kan toegang afhankelijk worden gemaakt van zogenaamde toegangssleutels. De gegevensverwerker en de klant of werkgever hebben elk verschillende sleutels voor specifieke toegang. 
 
En wanneer bijvoorbeeld een werknemer belt met een loonvraag kan deze zijn sleutel gebruiken om de service-agent toegang te geven tot zijn of haar persoonsgegevens. Wanneer het gesprek eindigt en de service-agent het ticket sluit, wordt de toegang weer ingetrokken. De medewerker weet precies over welke data de externe verwerker beschikt, en kan zelf zien wat hiermee gebeurt en wie wanneer toegang heeft.  

Gegevens slechts op één locatie opslaan 

Gedurende de gehele payroll-levenscyclus (behalve tijdens de salarisrun) worden werknemersgegevens en transacties opgeslagen in en verwezen naar de DLT. Dit zorgt voor eenmalige gegevensopslag, waarnaar alle andere betrokken systemen, zoals bijvoorbeeld een casemanagementsysteem, verwijzen. 
 
In plaats van gegevens te verplaatsen tussen systemen en kopieën te bewaren in meerdere databases, werkt de DLT als een vertrouwde gegevensbron waarnaar door andere systemen wordt verwezen indien gegevenstoegang vereist is. Voor een nieuw te ontwerpen salarisproces met behulp van DLT, biedt NGA HR een veilige service, zodat klanten erop kunnen vertrouwen dat de PII in geautoriseerde handen is. 
 
Daarnaast kijkt Alight | NGA HR ook naar andere use cases in het HR-domein, zoals voor de verwerking van persoonlijke gegevens en het inrichten van het werving en selectieproces. Bezoek onze website om de laatste ontwikkelingen op het gebied van HR en blockchain te volgen.