“Je ziet de focus nu verschuiven. In het begin informeerde iedereen vooral naar de gezondheid van de ander en inmiddels vraag je: wanneer mag jij weer naar kantoor,” zegt Annelies Balistreri. Wat de Group HR Director van Den Hartogh Logistics zelf betreft, gaat thuiswerken haar op zich goed af. 

“Wat mij betreft gaan we het thuiswerken straks opschalen. Maar dat vraagt wel maatwerk. Zeker internationaal gezien zijn er behoorlijke verschillen tussen organisaties. Onze medewerkers in Singapore verlangen juist naar kantoor omdat daar airco is. In Dubai hebben we medewerkers die in een soort youth hostel wonen waar thuiswerken niet ideaal is.”

Er wordt zoveel mogelijk op basis van ownership gehandeld

Den Hartogh – een familiebedrijf – groeide in honderd jaar uit tot een internationale organisatie met wereldwijd 1800 medewerkers verspreid over 23 landen  in de EU, het Midden-Oosten, India, Azië en Noord- en Zuid-Amerika. Vanaf het moment dat een land een lockdown afkondigde werkt het kantoorpersoneel daar thuis. Balistreri: “Voor medewerkers zoals chauffeurs en logistieke medewerkers op locaties is dat natuurlijk geen optie. Zij hebben sinds de crisis met allerlei tijdelijke beperkingen en noodregelingen te maken die lokaal gelden.” 

Fabrieken downscalen

De impact van de gevolgen van de pandemie op de bedrijfsactiviteiten is fors. Niet in de laatste plaats omdat het logistieke bedrijf internationaal opereert. Het bedrijf staat al in de crisismodus vanaf de uitbraak in China, toen er in Nederland nog nauwelijks aandacht voor de pandemie was. Balistreri: “Wij merkten direct de gevolgen in de supply chain toen Chinese fabrieken gingen downscalen, de Europese automotive-industrie deels plat ging, en de logistiek in de havens begon te haperen. En door de strenge veiligheidsmaatregelen, die noodzakelijk zijn maar veel extra tijd kosten kunnen chauffeurs nog maar één keer per dag laden en lossen. Maar ook het opleiden van nieuwe chauffeurs is opeens een probleem, want de trainers mogen niet meerijden op de vrachtwagens.” 

Onze medewerkers in Singapore verlangen juist naar kantoor omdat daar airco is 

De economische gevolgen voor het bedrijf zijn dan ook fors. Al met al houdt het management rekening met een daling van de activiteiten, zeker in Europa. Tot paniek heeft het niet geleid. “Als familiebedrijf met een lange historie zijn onze belangrijkste prioriteiten de continuïteit van de organisatie op de langere termijn en zoveel mogelijk behoud van werkgelegenheid.” Tot op heden is het gelukt om alle medewerkers aan boord te houden. Wel is de flexibele schil van subcontractors afgebouwd en is de vaste medewerkers gevraagd verlof op te nemen. “Er zijn nogal wat opgespaarde vakantiedagen.”   

Vactures on hold

Voordat sprake was van een Nederlandse lockdown volgden de gebeurtenissen in Azië elkaar in een hoog tempo op. Eind februari stelde de CHRO in de board voor om een centraal internationaal coördinatieteam in te stellen. Daarna ging allemaal heel snel en soepel. “Op vrijdagochtend  namen we het besluit, op vrijdagmiddag was het team rond, de maandag erna was de eerste online meeting. We besloten de general managers van de landen veel ruimte te geven om in overleg met het coördinatieteam maatregelen te nemen. 

“Vacatures hebben we on hold gezet, behalve voor business-kritische functies. Tijdelijke contracten worden verlengd mits de performance en de cultural fit goed zijn. Er wordt zoveel mogelijk op basis van ownership gehandeld. Alles met als uiteindelijk doel te sturen op continuïteit op langere termijn. ” 

In mei kreeg het management steeds vaker te horen: mogen we alsjeblieft weer naar kantoor?

De werkzaamheden van de HR-afdeling zijn de afgelopen maanden sterk veranderd. De rol van businesspartner wordt nu ten volle benut. “We sparren voortdurend met managers. Er komen allerlei vragen vanuit de business. We begeleiden intensief op thema’s als leidinggeven op afstand, medewerkers gemotiveerd houden.

“Sommige medewerkers hebben thuis geen rustige plek om te werken, bij een ander ligt de partner in het ziekenhuis, en er zijn veel vragen over hoe we met contracten omgaan. De overheidsmaatregelen verschillen per land. Los daarvan zijn er lokale verschillen: een deel van de vervoersdocumenten komt nog per post. Dus moet er een rooster zijn voor het ophalen en sorteren daarvan, bijvoorbeeld in Turkije waar het kantoor volledig gesloten was .”   

Het interessante van deze crisistijd is volgens de CHRO dat organisaties nu kunnen laten zien wat hun waarden in de praktijk waard zijn. “Nu je onder druk komt te staan, houd je dan vast aan de waarden die je altijd uitdraagt? Dit is hét moment om die waarden na te leven, er wat van te maken zodat ze echt naar voren kunnen komen. Dat zie ik als de toegevoegde waarde van deze tijd.”

Goed slapen

Het HR-team is druk met de persoonlijke ondersteuning van medewerkers, in de eerste plaats via de leidinggevenden. En dan met name ervoor zorgen dat zij goed contact houden met de medewerkers, individueel en als groep. “Daarnaast worden er wekelijks tips en FAQ’s gemaild. En onder het motto “How are you today?” zoomen we geregeld in op specifieke wellbeing-thema’s, bijvoorbeeld goed slapen. We verspreiden een wekelijkse narrowcast in de vorm van een pdf. Daar kijken de medewerkers echt naar uit.”

Maar hoeveel aandacht er online ook is, steeds meer medewerkers missen het informele praatje bij de koffieautomaat. In maart en april vond iedereen het allemaal nog wel oké, maar in mei kreeg het management steeds vaker te horen: mogen we alsjeblieft weer naar kantoor? De CHRO begrijpt het maar al te goed: “Sommigen moeten thuis enorm puzzelen. Er zijn werkende ouders met  roosters die beginnen thuis om 6 uur ‘s ochtends en eindigen om 9 uur ’s avonds, om zo om en om te kunnen werken.

“Gelukkig kunnen we binnenkort weer met een 33%-bezetting naar kantoor, met alle genomen maatregelen. Toch zullen nog niet alle medewerkers er in eerste instantie gebruik van maken. Waar de één staat te popelen, wacht de ander liever nog even af, vanwege de angst voor besmetting.” 

Online quiz

Enthousiast is Balistreri over de creativiteit en de flexibiliteit die medewerkers de afgelopen periode aan de dag hebben gelegd. Zo organiseerde een groepje accountmanagers bijvoorbeeld wekelijks een online quiz, waarbij de winnaars een pizza krijgen thuisbezorgd. “Dat zoiets spontaan ontstaat, vind ik echt gaaf. Aan de andere kant mis je ook zaken doordat je niet bij elkaar zit. Normaal pikken onze planners het bijvoorbeeld eerder op als iets niet lukt bij de ander. Dan helpen ze elkaar aan een oplossing. Dat gaat nu een stuk lastiger.” 

We voeren momenteel zelfs de pensioenonderhandelingen met de OR volledig online

Of er al lessons learned zijn op basis waarvan het logistieke bedrijf na de crisis dingen structureel anders zal gaan doen? Dat hangt ervan hoe lang de crisissituatie nog duurt. Thuiswerken zou volgens Balistreri wel eens een vast onderdeel kunnen worden van het werkproces. “Zeker in landen waar thuiswerken tot nu toe not done was. In Nederland zullen teams er zeker vaker voor gaan kiezen. Maar in Singapore kiezen werknemers in de praktijk toch liever voor het kantoor omdat het daar koeler is.”

Online overleg met de OR

Een ander aspect is het reizen. Binnen Den Hartogh Logistics werd het tot op heden altijd belangrijk gevonden om voor van alles op locatie te zijn. Maar nu ervaren wordt dat meetings vaak ook prima online kunnen plaatsvinden, zal daar vaker voor gekozen worden. 

Bij HR zal internationaal nog wel het een en ander aan de processen moeten worden aangescherpt om volledig online te kunnen werken. “Sommige zaken moeten beter vindbaar worden gemaakt, wat duidelijker worden uitgelegd. Maar slechtnieuws-gesprekken zie ik toch liever face-to-face gebeuren. We hebben internationaal in de afgelopen drie maanden, vanwege volledige lockdowns een beperkt aantal lastige gesprekken online moeten voeren, Dat vind ik niet ideaal. Ik zie daarnaast een hoop creativiteit bij medewerkers in het gebruik van e-mail, bellen en video.”

Slechtnieuws-gesprekken zie ik toch liever face-to-face gebeuren

“We leren nu bijvoorbeeld hoe je een online teammeeting interessanter en onderhoudender kunt maken.Een deel van de klanten blijkt ook open te staan voor online meetings. We voeren momenteel  zelfs de pensioenonderhandelingen met de OR volledig online. En dat vind ik best speciaal. Er zal dus zeker iets gaan veranderen, maar hoeveel valt nog moeilijk te zeggen.”