Thuiswerken is, gedwongen door de crisis, sinds vier weken de norm. Maar hoe is dat straks, in het post-corona tijdperk? Prof.dr. Dirk Buyens, hoogleraar HR aan de prestigieuze Vlerick Business School, sprak er donderdag 23 april over. Dit deed hij in een door Oracle mogelijk gemaakte live CHRO-webinar, onder begeleiding van community-manager Kevin Mottard van Alex van Groningen. Als gastspreker namens Oracle nam deel Oscar Lausegger, Strategy Director in Human Capital Management.

We gaan echt niet meer anderhalf uur in de file staan voor een gesprek van 20 minuten

Een van de meeste gestelde vragen – tevens onderwerp van het webinar –  over thuiswerken in crisistijd is of dit het nieuwe normaal wordt of dat alles na de crisis weer terugvalt in het oude stramien. Dirk Buyens ziet in de huidige reactie hierop als een ‘game changer’ zoals hij het noemt. “Ik denk dat deze veranderingen structureel zullen zijn. We gaan echt niet meer anderhalf uur in de file staan voor een gesprek van 20 minuten. En we leren door deze crisis ook dat je voor sales niet per se face-to-face met iemand hoeft te praten. We zullen ons volgend jaar om dezelfde tijd vaker afvragen, is het nodig dat ik ter plekke ben.”

Hunkeren naar kantoor

“Al die digitale communicatiemogelijkheden bieden hier uitkomst. Maar tegelijkertijd moet je constateren dat veel mensen hunkeren naar dat kantoor. Vanwege de sociale contacten. Bijvoorbeeld omdat de scheiding tussen ‘werk en vrij’ moeilijker te maken is als je thuis zit.”
Dirk Buyens schat zo in dat bij een fulltime dienstverband twee van de vijf dagen thuis werken straks heel normaal zal zijn. De nieuwe norm. Waardoor het in die tot voor kort nog uitpuilende en gonzende kantoortuin minder druk zal zijn. Waarmee weer aan de eisen van die ‘anderhalve meter economie’ kan worden voldaan.

Bekijk de trailer:

Lausegger sluit zich daarbij aan met de kanttekening dat het ervan hangt vanuit welke hoek je het bekijkt. “HR heeft nog wel wat issues lopen richting de eindgebruiker. Er is in veel organisaties nog veel niet op orde. Maar er daarmee zullen momenteel wel meters worden gemaakt. Veel bedrijven zullen daarbij moeten nadenken over hoe ze hier in de toekomst mee om moeten gaan. Je hebt een perfecte user interface nodig.” 

Technologie moet evolueren

Buyens valt hem bij: “De uitdaging zal zijn zorgen dat zaken werken. Als wij nu om de twee minuten zouden wegvallen, dan lukt het niet. En denk bijvoorbeeld aan firewalls die bedrijven, terecht, hebben. Dat beperkt nu de mogelijkheden. Daar vermoei je mensen mee. Dus moet de technologie ook verder evolueren.”

Het moet ook werkbaar zijn, je wilt doorgaan met je business

Of er quick fixes mogelijk zijn voor CHRO’s? Volgens Lausegger hangt het van de situatie af, bijvoorbeeld hoe sterk een beveiliging moet zijn. Dat is niet altijd cruciaal. Maar een HR-systeem moet natuurlijk 100 procent veilig zijn, zegt hij. “Als online communicatie de norm wordt in wereld van vandaag, zul je daarin keuzes moeten gaan maken. Want het moet ook werkbaar zijn, je wilt doorgaan met je business. Dus moet je je afvragen of je niet toch die systemen en apps die we dagelijks gebruiken in ons privéleven ook moet gaan gebruiken voor je business.” 

Gedragsverandering

Dit is hét moment voor dit soort strategische heroverwegingen, denkt Buyens. “HR moet nu goed kijken naar wat er onder de huidige omstandigheden mogelijk blijkt en bedenken wat daarvan straks geïmplementeerd kan worden in de dagelijkse processen. Dat vereist tevens sturen op een gedragsverandering omdat mensen de neiging hebben weer terug te vallen op hun oude gewoonten. De vraag voor HR is: welke prikkel hebben mensen nodig om het huidige gedrag ook straks voort te zetten om in hun behoeften te voorzien?”

Op de vraag of de CHRO voldoende inzicht heeft in wat technologie vermag, zegt 58% van de deelnemers aan het webinar ‘nee’ en zegt 40% ‘ja’. Volgens Lausegger zouden CHRO’s de vraag moeten kunnen beantwoorden: Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik mijn medewerkers optimaal bedien en aan de andere kant zorgen dat ik mijn resources optimaal benut? 

Privé de modernste apps

“En het belangrijkste is hoe je daarmee tegelijkertijd bijdraagt aan de strategie van de organisatie,” zegt Lausegger. Daar zouden meer HR-organisaties meer over moeten nadenken. We hebben vandaag de intelligente technologie om dat proces volledig te ondersteunen. Daarmee laat je als HR op essentiële aspecten toegevoegde waarde zien. Mij valt op dat veel HR-managers binnen hun werkterrein zover nog lang niet zijn, terwijl ze na hun werk op weg naar huis de modernste apps gebruiken.”

Buyens: “Het is voorwaar niet makkelijk om te weten wat er vandaag de dag aan technologie beschikbaar is en hoe dat kan bijdragen aan HR. Daar heb je eigenlijk een permanente radar voor nodig.”   

Waardevolle aanbevelingen

En vervolgens moet HR de discussie aangaan binnen de organisatie. Lausegger: “De opbrengsten van HR-technologie laten zich goed visualiseren. Daar leent deze technologie zich goed voor. Daar komt bij dat medewerkers graag werken met de nieuwste technologie. Dat verhoogt hun productiviteit. En als HR-datasystemen zo zijn ingericht dat er voor medewerkers waardevolle aanbevelingen, contacten, suggesties enzovoort uit terugkomen levert dat ook een extra prikkel op om er gebruik van te maken. Daarmee bind je mensen aan de organisatie.”

Ik verwacht zelfs dat we straks virtueel met elkaar zullen gaan eten

Een van de deelnemers zegt dat de organisatie belang heeft bij veel informele contacten tussen medewerkers, en dat die veel minder zullen zijn bij alleen online contacten. Lausegger: “Het is belangrijk dat we straks mensen weer vrij laten in hoe ze willen werken. Dus als zij iets op locatie willen doen moet dat mogelijk zijn en als zij plaats en tijdonafhankelijk willen werken moet dat net zo goed kunnen. Ook voor informele processen zullen er technologieën komen, is mijn verwachting.”

Buyens doet daar nog een schepje bovenop: “Ik verwacht zelfs – en dat duurt misschien nog even langer – dat we straks virtueel met elkaar zullen gaan eten. Je kunt je voorstellen dat je beiden tijdens de lunch informeel videobelt, de een vanuit Amsterdam, de ander vanuit Brussel of Parijs.” 

Meer interactief contact 

“Wat we misschien toch als grote bonus van deze crisis kunnen zien, is praten met beeldcontact. Wij doen dat nu ook op onze Vlercik Business School; digitale colleges, met camera. En ik moet zeggen dat je zo veel meer tijd besteedt aan interactief contact. Je ziet 25 studenten veel beter met camerabeelden dan wanneer ze ‘live’ op bankjes achter elkaar in de collegezaal zitten.”

Op die schaarse momenten dat we straks toch met z’n allen ‘op kantoor’ zitten, gaat het veel meer dan tot voorheen om encounter momenten. Elkaar informeel zien. “Aperitief momenten, een half uur voor een meeting bijvoorbeeld. Maar dan zonder alcohol… Ideaal voor informele small talk”, lacht Dirk Buyens. “Of om 12.30 uur eventjes samen lunchen.”

Privé-toestanden

Of er straks per definitie effectiever wordt thuis gewerkt, is erg persoonsgebonden. Buyens: “De een werkt veel geconcentreerder, de ander is juist vaak afgeleid. Door privé-toestanden, door een vlucht uit het werk naar huishoudelijke taken. ‘Nu eerst even dat schilderijtje ophangen’. Die mensen zijn heel creatief in het zoeken en vinden van allerlei dingen die ze liever willen doen. Zeitgebungs Funktion, heet dat in goed Duits.”

De een werkt veel geconcentreerder, de ander is juist vaak afgeleid

Die laatste groep is dan ook niet sterk genoeg om veel thuis te werken, die mist de discipline. “Wanneer ga je slapen, hoe laat sta je op, daar heeft die groep moeite mee. In het extreme zou je hun arbeidsethiek kunnen vergelijken met die van een langdurig werkloze die plotseling weer een job vindt.”

Maar ook voor degenen die wél sterk genoeg zijn om gedisciplineerd thuis te werken, ligt er gevaar op de loer. Buyens: “’Dat ontbijt, of die lunch sla ik maar even over. Te druk met werk’. Tsja, ook dat is een kwestie van je werkdag grondig structureren.”

Nieuwe praktijk optimaal faciliteren

De grote lijn die uit het webinar naar voren komt is dat de mogelijkheden om werk massaal op afstand te organiseren in een snelkookpan op ongekende schaal worden beproefd. Dit is hét moment voor de CHRO om te bekijken hoe HR-systemen zo kunnen worden ingericht dat ze deze nieuwe praktijk optimaal faciliteren en welk nieuw gedrag daarbij hoort.