Kan de organisatie in de anderhalve meter-economie functioneren? Wordt thuiswerken echt het nieuwe normaal of zitten er adders onder het gras? Meer dan ooit maakt de coronacrisis ons bewust van ons feilbare denken, juist omdat we in deze onzekere tijden niet kunnen terugvallen op onze ervaring en expertise. De crisis stelt ons daarom niet alleen voor uitdagingen, we leren er ook van. Het nemen van datagedreven beslissingen zal een boost krijgen en kan werkgevers en werknemers dichter bij elkaar brengen.

Over de hele wereld worden big data, machine-learning en andere digitale tools ingezet om de COVID-19 verspreiding te voorspellen en uitbraken op te sporen. Kijk bijvoorbeeld eens naar de Nederlandse overheid. Zij wordt onder meer door het Outbreak Management Team (OMT) voorzien van schattingen van de impact die het coronavirus heeft op de gezondheidszorg, de samenleving en de economie. Ze krijgt advies van bedrijven en experts, zoals economen. En er is veel informatie over wat er leeft bij de burger, via peilingen zoals recent Peil.nl. Alleen met al die gegevens kan het kabinet een datagedreven aanpak uitstippelen om de coronacrisis in Nederland in te dammen en te overwinnen.

Het is nu echt belangrijk om verbinding te maken met je medewerkers

Zo sta je ook als CHRO met de andere leden van het management team voor de uitdaging om binnen de eigen organisatie het juiste pad – de juiste maatregelen – te kiezen om deze crisis door te komen. Dat roept veel vragen op. Hoeveel medewerkers hebben we nodig om binnen de nieuwe anderhalve meter-economie te functioneren als organisatie? Welke werkzaamheden vervallen? Welke rollen zijn juist nu van doorslaggevend belang? Aan de andere kant: Hoeveel van onze medewerkers zijn nog beschikbaar om te werken? Kunnen we mensen op andere werkzaamheden inzetten? Hoeveel mensen kunnen vanuit huis werken? Ook hier kan data helpen om onderbouwde beslissingen te nemen.

Afwezig of ziek?

Ten eerste kun je met data de inzetbaarheid van je mensen voorspellen. Veel organisaties beginnen hun analyse door hun maandelijkse verzuim-dashboard om te zetten naar een wekelijks of zelfs dagelijks verzuim-dashboard. Dit om het verzuim van medewerkers zoveel mogelijk real-time te monitoren.

Verder is het juist nu belangrijk om vooruit te kijken. Als je bijvoorbeeld wilt achterhalen of je volgende week of over twee weken genoeg mensen aan het werk hebt, heb je weinig aan de ‘standaard’ verzuimindicatoren, zoals meldingsfrequentie en verzuimpercentage. Je wilt weten hoeveel mensen naar verwachting hoe lang afwezig zullen zijn. Voor die basis-voorspelling heb je twee ingrediënten nodig: hoeveel mensen gaan er (nieuw) uitvallen en voor hoe lang vallen ze uit?

Rekening houden met bijzonder verlof

Bij het beantwoorden van die vragen vallen me bij veel organisaties twee zaken op. Ten eerste kijken ze vooral naar uitval door ziekte, maar dat blijkt lang niet altijd het belangrijkste om te volgen. Naast verzuim is er nu mogelijk ook veel sprake van ‘bijzonder verlof’, zoals zorgverlof en calamiteitenverlof. Het een en ander is afhankelijk van de afspraken over wanneer de medewerker zich ziek meldt.

Stel, een gezinslid van je medewerker heeft klachten die voldoen aan de criteria van het RIVM. De medewerker moet daardoor thuis blijven, maar kan zijn functie niet thuis uitvoeren. Wat registreer je dan? Daar moet je als organisatie duidelijke afspraken over maken. De kwaliteit van de data valt of staat bij een goede definitie en duidelijke afspraken over het registreren van verlof en verzuim.

Wat heeft deze eenzijdig ‘opgelegde’ pilot van thuiswerken ons geleerd?

Ten tweede is de coronacrisis een goed moment om te zien hoe ver de organisatie nu eigenlijk is met datagedreven werken. Bij veel organisaties zal blijken dat ze er nog niet klaar voor zijn. Ze beschikken over prachtige dashboards, maar werken daar nog niet soepel mee. Even de data omzetten van maandcijfers naar dag- of weekcijfers blijkt voor veel organisaties een grote uitdaging. Andere kengetallen gebruiken en een analyse toevoegen, lukt ook niet zomaar. De coronacrisis is dus een goede toets om te checken of je echt klaar bent om datagedreven te werken.

Scenarioplanning: voldoende capaciteit creëren

Ook werkplanners hebben veel baat bij de hiervoor genoemde afwezigheidsvoorspellingen. Velen van hen draaien in deze tijd overuren. Denk aan planners die het rooster voor de komende week of weken moeten maken, waarbij sterk moet worden opgeschaald of juist afgeschaald. Afwezigheidsvoorspellingen kunnen hen helpen om voldoende (over)capaciteit te creëren.

Denk ook aan strategische personeelsplanners. Zij krijgen te maken met het acute inkomstenverlies van de organisatie, dat kan oplopen van 20% of 40% tot in sommige gevallen zelfs 90% of 100%. En denk aan vraagstukken als: Hoe gaat de organisatie er over zes maanden uitzien? Waar zijn nieuwe competenties nodig nu de wereld in één klap op digitale processen overgaat?

Hoeveel mensen hebben we sowieso na de crisis nog nodig? Welke taken zijn daarbij cruciaal? Denk ook aan vragen over structuur en cultuur: gaan we anders met elkaar samen werken? Wat heeft deze eenzijdig ‘opgelegde’ pilot van thuiswerken ons geleerd?

Scenarioplanning helpt je nu meer dan ooit om het inzicht te krijgen dat je nodig hebt om tactische en strategische keuzes te maken in dit complexe speelveld vol dynamiek en onzekerheid. Want één ding is duidelijk: deze coronacrisis gaat een heuse trendbreuk geven in de data. Data uit het verleden is daarmee, in één klap, zeker geen garantie meer voor de toekomst.

Thuiswerken de nieuwe norm?

Blijven we de komende jaren meer thuis werken met z’n allen? Het is zeker een scenario dat je voorbij hoort komen. Daardoor heb je wellicht minder kantoorruimte nodig. Maar om goed thuis te kunnen werken hebben je werknemers meer nodig dan alleen vierkante meters. Comfort is ook erg belangrijk. Je wilt dat je werknemers hun werkomgeving als fijn en inspirerend ervaren, want dat bevordert hun prestaties. En je wilt niet dat ze eerder uitvallen omdat ze last hebben van tocht, een verblindende zon, slechte stoelen of te weinig beweging. Daar zul je dus ook rekening mee moeten houden en onderzoek naar moeten doen.

Corona-crisis zal grote trendbreuk geven in data

Het is dus nu belangrijker dan ooit om een vinger aan de pols te houden. Eén keer per twee jaar een onderzoek onder werknemers is niet voldoende om hun welzijn te kunnen volgen in deze tijd. Zelfs met een ‘Pulse-meting’ per kwartaal red je het niet. Ontwikkelingen volgen elkaar nu razendsnel op, waardoor het werk en de werkomstandigheden continu in verandering zijn en het sentiment onder medewerkers binnen no-time kan omslaan.

Daarom is het belangrijk om echt verbinding te maken met je medewerkers. Diverse organisaties monitoren het welzijn van hun medewerkers nu dan ook wekelijks of zelfs dagelijks. Door actief naar je medewerkers te luisteren en feedback op te halen, kun je ze de juiste middelen bieden om hun werkplezier en prestaties te optimaliseren. Regelmatig een kleine verbetering kan een groot effect hebben.

Bron: AnalitiQs

Tijd nemen voor de ander

Zo kan de coronacrisis ons meer dan ooit in verbinding brengen met onze werknemers, waar we nog actiever naar gaan luisteren. En wellicht brengt dat ons naar een organisatiecultuur waarin medewerkers en leidinggevenden het belangrijk vinden om de tijd te nemen om de ander echt te willen begrijpen.

Irma Doze is data- en analytics-expert en co-auteur van het boek “Data-Driven HR: Creating Value with HR Metrics & HR Analytics”